Budgetplanlægning

Formålet med dette laboratorium er at give en guidet visning af Microsoft Dynamics 365 Finance funktionalitetsopdateringer i budgetplanlægningsområdet. Hensigten med denne øvelse er at illustrere en hurtig konfiguration af et eksempel med budgetplanlægningsmodulet, og hvordan budgetplanlægning kan opnås med denne konfiguration. Dette laboratorium fokuserer specifikt på følgende forretningsprocesser eller opgaver:

• Oprette organisationshierarki for budgetplanlægning og konfigurere brugersikkerhed
• Definere budgetplanscenarier, budgetplankolonner, layout og Excel-skabeloner
• Oprette og aktivere budgetplanlægningsprocessen
• Oprette Budgetplansdokument ved at trække faktiske oplysninger ind fra Finans
• Bruge tildelinger til at justere data i budgetplandokument
• Redigere data i budgetplandokument i Excel

Forudsætninger

I dette selvstudium skal du have adgang Microsoft Dynamics 365 Finance til miljøet med Contoso demodata og klargøres som administrator på forekomsten. Brug ikke tilstanden Privat browser til dette laboratorium - log ud fra enhver anden konto i browseren, hvis det er nødvendigt, og log ind med administratoroplysninger. Når du logger på, skal du markere afkrydsningsfeltet Forbliv logget på . Derved oprettes en vedvarende cookie, som Excel-appen aktuelt skal bruge. Hvis du logger ind på applikationen ved hjælp af en anden browser end Edge, bliver du bedt om at logge ind i Excel-appen. Når du klikker på log ind i Excel-appen, åbnes et pop op-vindue, og når du logger ind, skal du markere afkrydsningsfeltet Forbliv logget på . Hvis det ikke gør noget at klikke på log ind i Excel-appen, skal du rydde cookiecachen.

Oversigt over scenarie

Lene arbejder som økonomichef i Contoso Entertainment Systems i Tyskland (DEMF). Når FY2024 nærmer sig, skal Lene arbejde på at konfigurere virksomhedens budget for det kommende år. Forberedelse af budgettet ser ud som følger:

1. Lene bruger faktiske beløb fra forrige år som udgangspunkt til at oprette budgettet.
2. Baseret på de foregående år faktiske oplysninger, opretter Lene estimater for 12 måneder i det kommende år
3. Lene gennemgår budgettet med regnskabsdirektøren. Når det er gjort, foretager Lene de nødvendige tilpasninger af budgetplanen og færdiggør budgetforberedelsen.

Konfigurationsskema til budgetplanlægning for scenariet ser ud som følger:

Julia bruger følgende Excel-skabelon til at udarbejde budgettet:

Øvelse 1: Konfiguration

Opgave 1: Oprette organisationshierarki

Ad hele budgetteringsprocessen sker i økonomiafdelingen, skal Lene oprette et meget simpelt organisationshierarki – kun bestående af økonomiafdelingen.

1.1. Gå til Organisationshierarkier, og klik på Ny.

1.2. Skriv navnet på organisationshierarkiet i feltet Navn , og klik på Tildel formål.

1.3. Vælg formålet Budgetplanlægning, klik på Tilføj, og tildel det nyoprettede organisationshierarki.

1.4. Gentag trinnene ovenfor af hensyn til organisationens sikkerhed. Luk siden, når du er færdig.

1.5. Klik på Vis på siden Organisationshierarkier. Klik på Rediger i hierarkidesigneren , og opret et hierarki ved at klikke påIndsæt .

1.6. Vælg Økonomiafdeling for budgetteringshierarkiet.

1.7. Når du er færdig, skal du klikke på Udgiv og luk. Vælg 1-1/2023 som ikrafttrædelsesdatoen for publicering af hierarkiet.

Opgave 2: Konfigurer brugersikkerhed

Budgetplanlægning bruger særlige sikkerhedspolitikker til at konfigurere adgang til budgetplandata. Lene skal give sig selv adgang til økonomiske budgetplaner.

2.1. Skift til DEMF juridisk enhedskontekst.

2.2. Gå til Opsætning af budgettering>Budgetplanlægning>>Konfiguration af budgetplanlægning. Under fanen Parametre skal du angive værdien for sikkerhedsmodellen til Baseret på sikkerhedsorganisationer.

2.3. Gå til Systemadministration>Brugere>Brugere. Give brugeradministrator (Lene Jeppesen) rollen som budgetchef.

2.4. Vælg brugerrolle, og klik på Tildel organisationer. 2.5. Vælg Giv adgang til bestemte organisationer. Vælg organisationshierarkiet, der er oprettet i første trin. Vælg Finansnode, og klik på Tildel med børn.

Vigtigt

Sørg for, at du er i DEMF-kontekst for juridisk enhed, når du udfører denne opgave, da organisatorisk sikkerhed anvendes pr. juridisk enhed. Budgetplanen bruger rollebaseret sikkerhed. For at få vist siden Budgetplan skal en bruger have en af følgende roller:

• Budgetassistent
• Budgetbidragyder
• Budgetchef

Opgave 3: Opret scenarier

3.1. Gå til Opsætning af budgettering>Budgetplanlægning>>Konfiguration af budgetplanlægning. På siden Scenarier skal du notere de scenarier, vi vil bruge yderligere i dette laboratorium: Faktiske oplysninger fra forrige år og Budgetteret.

Bemærk!

Du kan oprette nye scenarier for denne øvelse, hvis du ønsker det, og bruge dem i stedet.

Opgave 4: Opret budgetplankolonner

Budgetplankolonner er enten monetære eller antalsbaserede kolonner, der kan bruges i dokumentlayoutet til en budgetplan. I vores eksempel skal vi oprette en kolonne for faktiske oplysninger fra foregående år og 12 kolonner, der skal repræsentere hver måned i et budgetteret år. Kolonner kan oprettes ved enten blot at klikke på knappen Tilføj og indsætte værdierne eller med hjælp af en dataenhed. I denne øvelse vil vi benytte dataenhed til at udfylde værdierne.

4.1. Åbn siden Kolonner i Opsætning af>budgettering>Budgetplanlægning>Konfiguration af budgetplanlægning. Klik på Office-knappen øverst til højre på siden, og vælg Kolonner (ufiltreret).

4.2. Der åbnes en Excel-projektmappe, som skal bruges til at udfylde værdierne. Hvis du bliver bedt om det, skal du klikke på Aktivér redigering og Hav tillid til denne app.

4.3. Vi skal bruge flere kolonner til at angive værdierne i. Klik på Design i højre rude for at føje kolonnerne til gitteret.

4.4. Klik på blyantsknappen ved siden af PlanColumns for at få vist tilgængelige kolonner, der skal føjes til gitteret.

4.5. Dobbeltklik på hvert tilgængeligt felt for at føje dem til de markerede felter, og klik på Opdater.

4.6. Tilføj alle de kolonner, der skal oprettes, i Excel-tabellen. Anvend funktionen Autofyld i Excel til hurtigt at tilføje linjerne. Sørg for, at linjerne er tilføjet som en del af tabellen (når du bruger lodret rulning, skal du kunne se kolonneoverskrifter øverst i gitteret).

4.7. Gå tilbage til programmet, og opdater siden. Publicerede værdier vises.

Opgave 5: Opret dokumentlayouter og skabeloner til budgetplan

Layout definerer, hvordan budgetplanens dokumentlinjegitter skal se ud, når brugeren åbner budgetplansdokumentet. Det er muligt at skifte layout for budgetplandokument for at se de samme data i forskellige vinkler. Med kolonner, der er defineret til brug sammen med vores budgetplandokument, skal Julia oprette et budgetplandokumentlayout, der ligner den Excel-tabel, der bruges til at oprette budgetdata (se afsnittet Scenarieoversigt i dette laboratorium)

5.1. I opsætningen >af budgettering>Budgetplanlægning>Budgetplanlægningskonfiguration skal du åbne siden Layout. Opret et nyt layout for budgetposten Månedlig:

• Vælg MA + BU-dimensionsopsætning for at medtage hovedkonti og virksomhedsenheder i layoutet.
• Vis alle kolonner med budgetplaner, der er oprettet i det forrige trin, i sektionen Elementer. Gør alle redigerbare undtagen Faktiske omkostninger for forrige år.
• Klik på knappen Beskrivelser for at vælge, hvilke økonomiske dimensioner der skal vise beskrivelser i gitteret.

Baseret på definitionen af budgetplanens layout kan vi oprette en Excel-skabelon, der skal bruges som en alternativ måde at redigere budgetdata på. Da Excel-skabelonen skal matche layoutdefinitionen af budgetplanen, kan du ikke redigere budgetplanens layout efter oprettelse af Excel-skabelonen, derfor skal denne opgave udføres, når alle layoutkomponenter er defineret.

5.2. For det layout, der blev oprettet i trin 5.1., Trin skal du klikke på Skabelon>genererer. Bekræft advarselsmeddelelsen. Hvis du vil have vist skabelonen, skal du klikke på Skabelonvisning>.

Bemærk!

Sørg for at vælge Gem som , og vælg det sted, hvor skabelonen skal gemmes for at redigere den. Hvis brugeren vælger "Åbn" i dialogboksen uden at gemme, bevares de ændringer, der er foretaget i filen, ikke, når filen lukkes.

5.3. Valgfri trin - Rediger Excel-skabelon for at få den til at se mere brugervenlig ud - tilføj samlede formler, overskriftsfelter, formatering osv. Gem ændringerne, og upload filen til budgetplanlayout ved at klikke på Layoutoverførsel>.

Opgave 6: Opret en budgetplanlægningsproces

Lene skal oprette og aktivere en ny budgetplanlægningsproces, der kombinerer hele opsætningen ovenfor for at begynde at indtaste budgetplaner. Budgetplanlægningsprocessen definerer, hvilke budgetteringsorganisationer, arbejdsgangslayout og skabeloner der skal bruges til at oprette budgetplaner.

6.1. Gå til Opsætning>af budgettering>Budgetplanlægning>Budgetplanlægningsproces, og opret en ny post.

• Budgetplanlægningsproces – DEMF-budgettering FY2024
• Budgetcyklus – FY2024
• Finans – DEMF
• Standardkontostruktur – Manufacturing P&L
• Organisationshierarkiet – Vælg det hierarki, der er oprettet i begyndelsen af øvelsen
• Budgetplanlægningsarbejdsgang – Tildel automatisk – Godkend arbejdsgang for økonomiafdeling
• I regler og skabeloner til budgetplanlægning skal du for hvert stadie i arbejdsgangens budgetplanlægning vælge, om tilføjelse og redigering af linjer er tilladt, og hvilket layout der skal bruges som standard

Bemærk! Du kan oprette flere dokumentlayout og tildele dem, så de er tilgængelige i budgetplanlægningen arbejdsgangsstadie ved at klikke på knappen Alternative layouts.

6.2. Vælg Handlinger>Aktivér for at aktivere denne arbejdsgang for budgetplanlægning.

Øvelse 2: Processimulering

Opgave 7: Generér startdata for budgetplan fra Finans

7.1. Gå til Periodisk budgettering>Opret budgetplan fra Finans>. Udfyld de periodiske procesparametre, og klik på Generer.

7.2. Gå til Budgettering>Budgetplaner for at finde en budgetplan, der er oprettet af genereringsprocessen.

7.3. Åbn oplysninger om dokumentet ved at klikke på dokumentnummerlinket. Budgetplanen vises som defineret i det layout, der er oprettet under denne øvelse.

Opgave 8: Opret budget for indeværende år baseret på faktiske oplysninger i forrige år

Fordelingsmetoder kan bruges i budgetplan til nemt at kopiere oplysninger om budgetplaner fra ét scenarie til et andet, sprede dem over perioder eller fordele dem til dimensioner. Vi skal bruge fordelinger til at oprette budget for indeværende år fra forrige års faktiske oplysninger.

8.1. Vælg alle linjer i budgetplanens dokumentgitter, og klik på Alloker budget.

8.2. Vælg fordelingsmetode, periodenøgle, kilde- og destinationsscenarier, og klik på Tildel.

De faktiske beløb for tidligere år vil blive kopieret til budgettet for indeværende år og fordelt på tværs af perioder med periodenøglen Salgskurve.

Opgave 9: Juster budgetplansdokumentet ved hjælp af Excel, og færdiggør dokumentet

9.1. Klik på Regneark for at åbne dokumentindholdet i Excel.

9.2. Når Excel-projektmappen åbnes, skal du justere tallene i budgetplandokumentet og klikke på Udgiv.

9.3. Gå tilbage til budgetplansdokumentet. Klik på Send>i arbejdsproces for at godkende dokumentet automatisk.

Når arbejdsgangen er fuldført, ændres budgetplanens dokumentfase til Godkendt.

Appendiks

Automatisk godkendelse af konfiguration af arbejdsgang.

A. Opsætning af budgettering>Budgetplanlægning>>Arbejdsgange for budgettering. Opret en ny arbejdsgang ved hjælp af arbejdsgange i skabelonen Budgetplanlægning:

Denne arbejdsgang indeholder kun én opgave – Stadieoverførsel for budgetplan.

Gem og aktiver arbejdsgangen.

B. Gå til Opsætning af budgettering>Budgetplanlægning>>Konfiguration af budgetplanlægning. På fanen Stadier skal du oprette 2 faser – Initial og Submit.

C. Gå til Opsætning af budgettering>Budgetplanlægning>>Konfiguration af budgetplanlægning. Under fanen **Arbejdsprocesfaser skal du knytte arbejdsprocessen Automatisk godkendelse, der er oprettet i trin A, til faserne Indledende og Sendt.