Konfigurere indstillinger for automatisering af kreditorfaktura

Denne artikel beskriver de indstillinger, der er tilgængelige for opsætning og konfiguration af automatisering af kreditorfakturaer. Funktioner til fakturaautomatisering bruger følgende typer opsætningsparametre:

• Parametre til automatisk anvendelse af forudbetalinger i importerede fakturaer.

• Parametre for afsendelse af importerede kreditorfakturaer til arbejdsprocessystemet og tilsvarende bogførte produktkvitteringslinjer til ventende kreditorfakturalinjer.

• Parametre til baggrundsopgaver for behandling af automatisering:

  • Afsendelse af importerede kreditorfakturaer til arbejdsgangssystemet.
  • Automatisk sammenholdelse af bogførte produktkvitteringslinjer med ventende kreditorfakturalinjer.
  • Validering af fakturasammenholdelse for manuelle fakturaer, der automatisk blev sammenholdt med produktkvitteringslinjer. Forskellige forretningsprocesser bruger denne struktur til at definere, hvor ofte den valgte proces skal køres. De tilgængelige frekvenser for baggrundsprocesserne Afstem produktkvittering med fakturalinjer og Send kreditorfakturaer til arbejdsproces omfatter Time og Daglig.

Hvis du vil konfigurere eller få vist oplysninger om en baggrundsopgave, skal du gå til Automatiseringer af konfigurationsprocessen for>systemadministration>og vælge fanen Baggrundsopgave.

Du skal konfigurere en arbejdsgang for kreditorfakturaer for at opnå en berøringsfri automatisering fra importprocessen via bogføring af kreditorfakturaer. Hvis du vil konfigurere en arbejdsgang, skal du gå til Konfiguration>af kreditor>Arbejdsgange for kreditor. Hvis du vil sikre, at fakturaen kan behandles fra start til slut uden manuel indgriben, skal du medtage en opgave til automatisk bogføring i konfigurationen af arbejdsprocessen.

Parametre til automatisk anvendelse af forudbetalinger i importerede fakturaer

• Anvend automatisk forudbetaling for importerede fakturaer – Når denne indstilling er angivet til Ja, søger systemet automatisk efter eksisterende forudbetalinger for en tilsvarende indkøbsordre, når kreditorfakturaer importeres. Hvis der findes forudbetalinger, der kan anvendes, tilføjes der én ekstra linje for at anvende forudbetalingerne på de kreditorfakturaer, der importeres.
• Bloker opfølgningsautomatiseringsproces i tilfælde af fejl i forudbetalingsprogram – Når denne indstilling er angivet til Ja, blokeres fakturaer, hvis der ikke kan anvendes en forudbetaling. Ligesom andre automatiserede processer, f.eks. processen til sammenholdelse af kvitteringer og indsendelse til en arbejdsgang, henter fakturaautomatiseringsprocessen ikke blokerede fakturaer, før forudbetalingen anvendes manuelt.

Parametre for afsendelse af importerede kreditorfakturaer til arbejdsprocessystemet

Der bruges bestemte parametre for afsendelse af importerede kreditorfakturaer til arbejdsprocessystemet. Der bruges også parametre til at matche bogførte produktkvitteringslinjer med afventende kreditorfakturalinjer. De parametre, du skal angive, er fordelt mellem følgende afsnit under fanen Automatisering af kreditorfaktura på siden Kreditorparametre:

• Arbejdsgang for kreditorfaktura
• Afstem produktkvitteringer automatisk

Følgende parametre er tilgængelige:

• Send automatisk importerede fakturaer til arbejdsgangen:

  • Hvis du angiver denne indstilling til Ja, sendes fakturaer automatisk til arbejdsgangssystemet, hvis de har fuldført jobbet Sammenhold produktkvitteringer med fakturalinjer , og hvis indstillingen Inkluderet i automatiseret behandling er markeret. Hvis du angiver denne indstilling til Ja, aktiverer du en berøringsfri proces fra resultaterne af importen via bogføring. Du kan kun angive denne indstilling til Ja, hvis der er konfigureret en aktiv arbejdsgang for kreditorfakturaer for din juridiske enhed. Hvis du vil konfigurere en arbejdsgang, skal du gå til Konfiguration af kreditor>Kreditorarbejdsgang>.
  • Hvis du angiver denne indstilling til Nej, skal fakturaer sendes manuelt til arbejdsgangssystemet.

• Kontrollér, om produktet stemmer overens med status før indsendelse af arbejdsgang:

  • Hvis du angiver denne indstilling til Ja, kan den importerede faktura ikke automatisk sendes til arbejdsgangssystemet, før antallet af matchede produktkvitteringer er lig med fakturaantallet.
  • Hvis du angiver denne indstilling til Nej, sendes fakturaen til arbejdsgangssystemet, når antallet af forsøg er nået, selvom produkttilgangsantallet ikke er lig med fakturaantallet.

  Indstillingen Kontrollér, at du matcher status for produktkvittering før indsendelse af arbejdsgang er kun tilgængelig, hvis indstillingen Aktivér validering af fakturasammenholdelse er valgt. Når denne indstilling er valgt, angives indstillingen Sammenhold automatisk produktkvitteringer med fakturalinjer automatisk til Ja.

• Sammenhold automatisk produktkvitteringer med fakturalinjer – Hvis du angiver denne indstilling til Ja, kan baggrundsbehandling bruges til automatisk at matche bogførte produktkvitteringer med fakturalinjer, som der er defineret en trevejs-sammenholdelsespolitik for. Denne proces kører enten, indtil antallet for den matchede produkttilgang er lig med fakturaantallet, eller indtil værdien i feltet Antal gange, der skal forsøges automatisk sammenholdelse er nået. Processen kan køres, indtil fakturaen sendes til arbejdsgangssystemet.

  Indstillingen Afstem automatisk produktkvitteringer med fakturalinjer er kun tilgængelig, hvis indstillingen Aktivér validering af fakturasammenholdelse er valgt. Hvis du indstiller Afstem produktkvitteringer med fakturalinjer, før de afstemmes automatisk til Ja, kan denne indstilling ikke angives til Nej. Hvis du vil angive denne indstilling til Nej, skal du først angive Afstem produktkvitteringer med fakturalinjer, før de afstemmes automatisk til Nej.

• Antal gange, du vil forsøge automatisk sammenholdelse – Vælg det antal gange, systemet forsøger at sammenholde produktkvitteringer med en fakturalinje, før processen mislykkes. Når det angivne antal forsøg er nået, fjernes fakturaen fra automatisk behandling.

Medtag fakturaer i automatiseringsprocessen for kreditorfaktura

Når indstillingen Send automatisk importerede fakturaer til arbejdsgang eller Afstem automatisk produktkvitteringer med fakturalinjer er aktiveret (dvs. angivet til Ja), vises indstillingen Medtag i automatiseret behandling i fakturahovedet.

• Når en faktura importeres fra en ekstern kilde, aktiveres indstillingen Medtag i automatiseret behandling automatisk. Denne funktionsmåde sikrer, at kreditorfakturaer integreres i automatiseringsprocessen for kreditorfakturaer, og at fakturaerne ikke kan redigeres.
• For manuelt oprettede fakturaer er indstillingen Medtag i automatiseret behandling deaktiveret som standard. Hvis indstillingen Afstem automatisk produktkvitteringer med fakturalinjer er aktiveret, er feltet Status for automatisk kvitteringsmatch først angivet til Ikke relevant. Brugere kan manuelt aktivere denne indstilling for at medtage en faktura i automatiseringsprocessen for kreditorfakturaer, når fakturaindtastningen er fuldført. Værdien i feltet Status for automatisk kvitteringsmatch ændres derefter til Endnu ikke kørt. Denne funktion styres af funktionen Medtag manuelt oprettede fakturaer i fakturaautomatiseringen .

Udelade fakturaer fra automatiseringsprocessen for kreditorfakturaer

En kreditorfaktura, der er inkluderet i automatiseringsprocessen for kreditorfaktura, kan udelukkes fra automatisering.

• Brugeren kan manuelt udelade fakturaen ved at deaktivere indstillingen Medtag i automatiseret behandling .

• Hvis indstillingen Afstem automatisk produktkvitteringer med fakturalinjer er aktiveret, udelukkes fakturaen fra automatisering under disse omstændigheder:

  1. Indstillingen Send automatisk importerede fakturaer til arbejdsgang er deaktiveret, og feltet Status for automatisk kvitteringsmatch er angivet til Fuldført, Mislykket eller Ikke relevant.
  2. Indstillingen Send automatisk importerede fakturaer til arbejdsgang er aktiveret.
  3. Fakturaen godkendes ikke, når den er sendt til arbejdsgangssystemet.