Oversigt over automatiske processer for kreditorfakturering

Denne artikel beskriver muligheden for at automatisere behandlingen af kreditorfakturaer og fordelene ved at bruge en automatiseret proces. Denne egenskab består af funktioner, der aktiveres i funktionsstyring. Disse funktioner gælder kun for kreditorfakturaer, ikke for fakturaer, der behandles ved hjælp af siden Fakturajournal eller Indgangsbogskladde.

I mange tilfælde samarbejder organisationer med tredjepart eller Invoice capture om behandling af papirfakturaer via en udbyder af optisk tegngenkendelse (OCR). Tjenesteudbyderen returnerer maskinlæsbare fakturametadata. For at hjælpe med automatisering kan du bruge funktionerne til automatisering af kreditorer til at forbruger disse artefakter fra kreditor.

Du kan automatisere nogle kreditorfaktureringsprocesser ved hjælp af automatisering af kreditorfaktura. Behandlingen af automatisering af kreditorfakturaer omfatter forskellige opgaver, der er baseret på indstillingerne for automatisering af kreditor. Den automatiserede proces viser statusoplysninger om en kreditorfaktura, når den bevæger sig gennem hver af processerne. Denne mulighed kan hjælpe kreditormedarbejderne og lederne med at behandle kreditorfakturaer mere effektivt. Det hjælper også med at reducere fejl og ineffektivhed, der kan forekomme, når oplysningerne angives og behandles manuelt.

Automatiseringsprocesserne kan bruges til at udføre disse opgaver:

• Anvende forudbetalinger automatisk for kreditorfakturaer
• Afstemme produktkvitteringer med ventende kreditorfakturalinjer.
• Automatisk sende importerede fakturaer til arbejdsprocessystemet.
• Simulere bogføring, før en kreditorfaktura bogføres.
• Få vist arbejdsgang- og automatiseringshistorikken og hurtigt og effektivt.
• Se og analysere resultaterne af at automatisere behandlingen af kreditorfakturaer.
• Genoptag automatisk behandling for flere fakturaer.

Send kreditorfakturaer til automatisering af kreditorfaktura

Når parameteren Send automatisk faktura til arbejdsgang eller Sammenhold automatisk produktkvitteringer med fakturalinjer er aktiveret, sendes alle importerede fakturaer automatisk til automatisering af kreditorfakturaer, og vent på, at baggrundsjobbet i automatiseringen behandler dem.

Manuelt oprettede fakturaer kan sendes til automatisering af kreditorfakturaer ved at aktivere indstillingen Medtag i automatiseret behandling i fakturahovedet. Denne indstilling er kun synlig, når en af automatiseringsfunktionerne er aktiveret.

Fakturaer, der er inkluderet i automatiseret behandling, kan ikke redigeres. Hvis du vil redigere en faktura, skal du først udelade den fra automatisk behandling ved at deaktivere indstillingen Medtag i automatiseret behandling.

Afstem bogførte produktkvitteringer til fakturalinjer med en trevejs-sammenholdelsespolitik

Bogførte produktkvitteringer kan automatisk afstemmes med fakturalinjer, som en trevejs-sammenholdelsespolitik er defineret for. Denne proces kører, indtil det afstemte produktkvitteringsantal er lig med fakturaantallet. I denne proces kan du angive det maksimale antal gange, systemet skal forsøge at afstemme produktkvitteringer med en fakturalinje, før det konkluderer, at processen er mislykket. Processen kører i baggrunden, enten hver time eller hver dag. Hvis du vil definere dit eget interval, skal du gå til Procesautomatisering>Baggrundsprocesser>Match kreditorfakturalinjer med produktkvitteringer og vælge Rediger.

Funktionen styres af parameteren Sammenholdelse af produktkvittering med fakturalinjer. Når denne parameter er aktiveret, vises feltet Status for automatisk kvitteringsmatch på siden Afventende kreditorfakturaliste. For fakturaer, der importeres fra eksterne kilder, er startværdien i dette felt Ikke endnu kørt.

Når der køres automatisk fakturakvitteringssammenholdelse, opdateres status baseret på forskellige betingelser:

• Ikke relevant – Der blev ikke fundet nogen trevejsmatchende linje. Sammenholdelsespolitikken er defineret under fanen Opsætning under den tilsluttede købslinje.
• Fuldført – Fakturalinjens antal blev fuldstændigt sammenlignet med produktkvitteringslinjens antal.
• Mislykket – Antallet for den matchede produktkvitteringslinje er mindre end fakturalinjens antal, og det maksimale antal forsøg er nået.
• Venter – Antallet for den matchede produktkvitteringslinje er mindre end fakturalinjens antal, og det maksimale antal forsøg er endnu ikke nået.

Overfør importerede fakturaer til arbejdsprocessystemet

Som del af en berøringsfri kreditorfaktureringsproces kan der automatisk sendes en importeret faktura til arbejdsprocessystemet. Denne funktion styres af parameteren Send automatisk faktura til arbejdsgang. Kun fakturaer, der har fuldført opgaven Afstem automatisk produktkvitteringer med fakturalinjer, og som stadig er i automatisk behandling, kan sendes automatisk til arbejdsgangssystemet. Processen køres i baggrunden af behandlingsjobbet Send kreditorfakturaer til arbejdsgang. Hvis du vil definere intervallet, skal du gå til Procesautomatisering>Baggrundsprocesser, vælge jobbet og derefter vælge Rediger.

Parameteren Kontrollér status for Match produktkvittering før indsendelse af arbejdsproces kontrollerer først Status for afstemte automatiserede kvitteringer og bestemmer, om fakturaen skal sendes til arbejdsgangssystemet. Når parameteren er aktiveret, sendes fakturaen til arbejdsgangssystemet, når Match produktkvitteringsstatus er Fuldført eller Ikke relevant. Når parameteren er deaktiveret, kan fakturaen sendes fakturaen til arbejdsgangssystemet, selv om når status for Match produktkvittering er Mislykket.

De fakturaer, der angives manuelt, og fakturaer, der oprettes ved hjælp af arbejdsområdet Fakturering af kreditorsamarbejde, skal sendes manuelt til arbejdsgangssystemet.

Anvend automatisk forudbetalinger

Når parameteren Anvend automatisk forudbetaling for importerede fakturaer er aktiveret, anvendes eventuelle forudbetalinger automatisk, når fakturaen importeres til kreditorfakturaen. Parameteren Bloker den opfølgende automatiseringsproces i tilfælde af fejl i ansøgning om forudbetaling bestemmer, om kreditorfakturaens automatiske behandling skal fortsætte, hvis forudbetaling af ansøgning mislykkes.

For-validering af kreditorfakturabogføring

Bogføringssimuleringen fuldfører de valideringstrin, der er udført under bogføringsprocessen for kreditorfakturaer, men der opdateres ikke konti. Hvis du vil køre processen, kan du enten vælge en enkelt faktura eller flere fakturaer på siden Ventende kreditorfakturaer.

Forbedret erfaring med visning af arbejdsproces og automatisering af historiske oplysninger for kreditorfakturaer

Der leveres en læsevenlig visning af historikken for kreditorfakturaer. Du kan få adgang til arbejdsgangshistorikken for kreditorfakturaer direkte fra kreditorfakturaen. Derfor kræves der færre klik for at finde disse oplysninger. Hvis din organisation har aktiveret muligheden for automatisk at sende importerede kreditorfakturaer til arbejdsgangen, vil automatiseringsoversigten blive medtaget i de importerede fakturaer. Automatiseringshistorikken hjælper dig med at identificere det aktuelle procestrin og de trin, der allerede er fuldført. Når et trin mislykkes, vises detaljerede oplysninger, der kan hjælpe dig med at forstå årsagen til fejlen.

Analyser og målepunkter

Med arbejdsområdet Kreditorfakturacenter kan du fokusere på kreditorfakturaer, der ikke har gennemgået den automatiserede proces. Felter på listen i arbejdsområdet viser oplysninger om kreditorfakturaer, der ikke blev sendt korrekt til arbejdsgangssystemet, importeret eller sammenlignet med produktkvitteringer. Microsoft Power BI-målepunkter er også medtaget for at give kreditorchefer indsigt i automatiseringen af kreditorfakturaer.

Genoptag automatisk behandling for flere fakturaer

Når en importeret faktura ikke overføres til en arbejdsgang ved hjælp af den automatiserede proces, fjernes den af yderligere automatisk behandling. En kreditorassistent kan gennemse og redigere fakturaen, før den automatiserede proces sender den til arbejdsgangen igen. Når en fejlårsag kan løses med samme rettelse for flere fakturaer, kan du genstarte den automatiserede proces på siden Genoptag automatisk fakturabehandling.

Sporing af værdien for modtagelsesdato for faktura

Værdien for Modtagelsesdato for faktura angiver den dato, hvor virksomheden modtog fakturaen fra kreditoren. Den udgør udgangspunktet for sporing af fakturaens status via automatiseringsprocesserne. Denne værdi kan medtages i de importerede data til en kreditorfaktura. For fakturaer, der er oprettet manuelt, kan du angive datoen. Hvis der ikke angives en værdi, bruges dags dato som standard.

Sporing af værdierne for det importerede fakturabeløb og det importerede momsbeløb

Værdierne for det importerede fakturabeløb og de importerede momsbeløb for kreditorfakturaer kan leveres i importfilen til kreditorfakturaer. Typisk er disse værdier fra en faktura, der er scannet af en ekstern udbyder og inkluderet i importfilen. Efterhånden som fakturaen behandles i Kreditor, beregnes værdier baseret på fakturadataene. Fakturaen kan kun bogføres, hvis de importerede værdier svarer til de beregnede værdier. Når arbejdsprocessen er aktiveret, anvender den valideringen, før arbejdsprocessen sendes. Sammenholdelsesværdier sikrer, at fakturaen nøjagtigt afspejler det beløb, kreditoren har tilfaldt. Hvis din organisation tillader, at importerede fakturaer sendes automatisk til arbejdsgangssystemet, kan du vælge at kræve, at de importerede totaler svarer til de beregnede totaler, før fakturaen kan sendes til arbejdsgangssystemet. Funktionen er kontrolleret af parameteren Kræv, at de beregnede totaler svarer til de importerede totaler for afsendelse af arbejdsprocessen.