Oprette fakturalinjer, når du importerer kreditorfakturaer

Vigtig

Nogle eller alle funktioner, der er angivet i denne artikel, er tilgængelige som en del af en forhåndsversion. Indholdet og funktionaliteten kan blive ændret. Du kan finde flere oplysninger om frigivelser af eksempelversioner her: Tilgængelighed af tjenesteopdatering.

Denne artikel beskriver funktionen til automatisk generering af fakturalinjer på kreditorfakturaer, når fakturaer importeres.

Nogle gange indeholder kreditorfakturaer kun hovedoplysninger uden linjedetaljer, og kreditoren sender konsekvent fakturaerne i et fast mønster:

• Fakturaer indeholder altid de samme linjer som indkøbsordren.
• Fakturaer indeholder altid de samme linjer baseret på de afsendte varer med priser baseret på indkøbsordren.

For at strømline processen kan fakturalinjer automatisk udledes fra indkøbsordren eller produktkvitteringen. Benyt følgende fremgangsmåde for at aktivere automatisk oprettelse af fakturalinjer.

Aktivere indstillingerne

1. Gå til Kreditor > Opsætning > Kreditorparametre.

2. Angiv indstillingen Automatisk oprettelse af fakturalinjer til Ja under Automatisk linjeoprettelse for importerede fakturaer under fanen Automatisering af kreditorfaktura.

3. Vælg det antal, der skal bruges til automatisk oprettelse af fakturalinjer, i feltet Vælg standardmængde for automatisk oprettelse af fakturalinjer:

   • Bestilt antal – Systemet genererer linjer fra indkøbsordrelinjer. Denne værdi er standardværdien.
   • Antal produktkvitteringer – Indkøbsordrenummeret bruges til at finde de relevante produktkvitteringer. Derefter bruges produktkvitteringsantallet til at generere fakturalinjer.

   Denne parameter bruges kun, når indkøbsordrenummerintervallet er angivet under fakturaimport, men produkttilgangsintervallet ikke er angivet. Hvis produkttilgangsintervallet er angivet, afledes linjen altid fra produkttilgangen i stedet for indkøbsordren.

4. Indstil parameteren Tillad, at faktura importeres uden afledte linjer. Denne parameter bestemmer, om fakturaimport er blokeret, hvis der ikke er nogen afledte fakturalinjer.

Ændringer af dataenhed

For at understøtte de funktioner, der er beskrevet i denne artikel, tilføjes tre felter til dataenheden Kreditorfakturahoved:

• HeaderOnlyImport – Dette felt skal angives til Ja for at generere linjer til fakturahoveder.
• PurchIdRange – Listen over indkøbsordrenumre. Fakturanumrene kan være inden for et interval, f.eks. PO0001..PO0009 (hvor to prikker adskiller start og afslutning af intervallet) eller adskilte værdier, f.eks. PO0001,PO0003,PO0006. Alle indkøbsordrer skal tilhøre samme kreditorkonto i fakturahovedet. Ellers vises følgende fejlmeddelelse: "Der kunne ikke oprettes fakturalinjer. Indkøbsordrer har forskellige kreditorkonti."
• PackingslipRange – Listen over produktkvitteringsnumre. Kreditorfakturalinjer kan oprettes ud fra produktkvitteringer. Produktkvitteringsnumre indgår dog ikke typisk på kreditorfakturaer. Du skal kun angive produktkvitteringsnumrene i dette felt, hvis du tydeligt kan identificere, hvilke produktkvitteringer der er specifikke fakturaer for. Fakturalinjer kan oprettes ud fra produktkvitteringer. Hvis dette felt bruges, ignoreres indstillingen af feltet Vælg standardantal til automatisk oprettelse af fakturalinjer på siden Kreditorparametre.

Bemærk

Hvis du angiver flere produktkvitteringsnumre, oprettes der flere ventende kreditorfakturaer med samme fakturanummer. Du skal konsolidere dem manuelt, før du behandler fakturaen yderligere. I fremtidige versioner konsolideres fakturaerne automatisk.

Alle produktkvitteringer skal tilhøre samme kreditorkonto i fakturahovedet.

Resultat

Hvis der genereres linjer korrekt, logges følgende meddelelse i historikken for automatisk oprettelse af kreditorfakturaer: "Opret automatisk fakturalinjer: Fuldført".

Hvis der ikke genereres linjer, registreres følgende fejlmeddelelse: "Opret automatisk fakturalinjer: Mislykkedes".

Importere faktura til forudbetaling

Forudbetalingsfakturaen kan importeres direkte via dataenheden Leverandørfakturahoved, når parameteren Opret automatisk fakturalinjer er aktiveret.

• HeaderOnlyImport – Angiv til Ja for at generere linjer til forudbetalingsfaktura.
• PurchIdRange - Det Indkøbsordrenummer, der sætter forudbetalingsbeløbet.
• VENDORINVOICETYPE - Dette er "VendorAdvance" for at angive en forudbetalingsfaktura.
• IMPORTEDAMOUNT - Det Beløb, der står på forudbetalingsfakturaen.

Import af en forudbetalingsfaktura accepteres ikke, når forudbetalingsfakturaen allerede er genereret uden udligning under indkøbsordren.

Importere indkøbsordrenummer

Når en leverandørfaktura er knyttet til en enkelt indkøbsordre, angives indkøbsordrenummeret (PurchId) i leverandørfakturahovedenheden for at understøtte følgende funktion:

• Valutakodeafledning og -validering – Valutakoden afledes automatisk fra indkøbsordren, hvis valutakoden ikke er angivet i leverandørfakturaens overskrift. Valideringsfejlen opstår, når den importerede faktura har en anden valutakode i forhold til den, der er angivet på indkøbsordren.
• Økonomisk dimensionsstandard - Fakturahovedets økonomiske dimensionsværdier vil blive afledt fra indkøbsordrehovedet. Den tilsvarende økonomiske dimension på fakturalinjerne er afledt fra kreditorfakturahovedet under import af fakturalinjer. Denne funktionsmåde sikrer konsistens mellem fakturaer, der importeres ved hjælp af DMF (Data Management Framework), og fakturaer, der oprettes ved hjælp af siden Afventende kreditorfaktura.
• Leverandørfakturaens arbejdsproces – Hvis fakturavalideringen mislykkes, omdirigeres fakturaen til indkøbsordregiveren for at afhjælpe eventuelle uoverensstemmelser. Det korrekte indkøbsordrenummer sikrer, at leverandørfakturaen omdirigeres til den rigtige indkøbsordregiver under arbejdsprocessen.