Styring af skift og pengeskuffe

Denne artikel forklarer, hvordan du opretter og bruger skift i Microsoft Dynamics 365 Commerce POS.

I Dynamics 365 Commerce, beskriver betegnelsen Skift samlingen af POS-transaktionsdata og aktiviteter mellem to tidspunkter. For hvert skifte sammenlignes det forventede pengebeløb med det beløb, der er optalt og indberettet.

Skiftehold åbnes typisk i begyndelsen af arbejdsdagen. På dette tidspunkt kan en bruger opgøre startbeløbet, som pengeskuffen indeholder. Salgstransaktioner udføres derefter i løbet af dagen. I slutningen af dagen, tælles kasseskuffen og slutbeløbene angives. Skiftet lukkes, og der oprettes en Z-rapport. Z-rapporten angiver, om der er overforbrug eller mangel.

Typiske skifteholdsscenarier

Commerce indeholder flere konfigurationsindstillinger og POS-handlinger for at understøtte en lang række forretningsprocesser i slutningen af dagen for POS. I dette afsnit beskrives nogle typiske skifteholdsscenarier.

Fast pengeskuffe

Typisk bruges scenariet med fast kasseskift oftest. I et fast kasseskift er skiftet og kassen knyttet til et bestemt register. De flyttes ikke fra ét kasseapparat til et andet. Et fast kasseskift kan bruges af en enkelt bruger eller deles mellem flere brugere. Faste kasseskift kræver ingen særlig konfiguration.

Flydende pengeskuffe

I et flydende kasseskift kan skifte- og pengeskuffen flyttes fra et register til et andet. Selvom et kasseapparat kun kan have ét aktivt skift pr. pengeskuffe, kan skift afbrydes og derefter genoptages senere på et andet kasseapparat.

En butik har f.eks. to kasseapparater. Hvert kasseapparat åbnes i starten af dagen, når kassereren åbner et nyt skift og udleverer startbeløbet. Når én kasserer er klar til at holde pause, stopper vedkommende sit skift og fjerner pengeskuffen fra kasseapparatet. Kasseapparatet bliver derefter tilgængeligt for andre kasserere. En anden kasserer kan logge på og åbne sit eget skift på kasseapparatet. Når den første kassepause slutter, kan kassereren genoptage sin vagt, når et af de andre kasseapparater bliver tilgængeligt. Flydende indtil skift kræver ingen særlig konfiguration eller tilladelse.

Enkeltbruger

Mange detailhandlere foretrækker kun at tillade én bruger pr. skift, for at sikre det højeste niveau af pålidelighed med hensyn til kontanter i pengeskuffen. Hvis der kun er én bruger, der har tilladelse til at bruge den pengeskuffe, der er knyttet til et skift, er den pågældende bruger alene ansvarlig for eventuelle uoverensstemmelser. Hvis der er mere end én bruger på et skift, er det vanskeligt at bestemme, hvem der har foretaget en fejl, eller hvem der måske forsøger at stjæle fra pengeskuffen.

Flere brugere

Nogle detailhandlere er villige til at ofre det ekstra niveau af pålidelighed, som skift med enkeltbruger giver, og tillader flere brugere pr. skift. Denne metode bruges typisk, når der er flere brugere end tilgængelige kasseapparater, og behovet for fleksibilitet og hastighed opvejer risikoen for tab. Det bruges også typisk, når butikschefer ikke har deres egne skift, men efter behov bruger skiftene på et af kasseapparaterne. For at kunne logge på og bruge et skift, der blev åbnet af en anden bruger, skal en bruger have POS-rettigheden Tillad logon på flere skifter.

Delt skift

En delt skiftkonfiguration giver detailhandlere mulighed for at have et enkelt skift på tværs af flere kasseapparater, pengeskuffer og brugere. Et delt skift har et enkelt startbeløb og et enkelt lukkebeløb, der opsummeres på tværs af alle pengeskuffer. Delte skift er især typiske, når der bruges mobile enheder. I dette scenario er der ikke reserveret en separat pengeskuffe til hvert kasseapparat. I stedet kan alle kasseapparater dele en pengeskuffe.

Hvis delte skift skal bruges i en butik, skal pengeskuffen konfigureres som en "skuffe til delt skift" på Retail og Commerce > Konfiguration af kanal > POS-opsætning > POS-profiler > Hardwareprofiler > Kasseskuffe. Derudover skal brugerne have en eller begge tilladelser til delt vagt (Tillad administrer delt skift og Tillad brug delt skift).

Bemærk!

Der kan kun være ét delt skift åbent ad gangen i hver butik. Delte skift og separate skift kan bruges i samme butik.

Skift- og skuffehandlinger

Der kan foretages forskellige handlinger for at ændre tilstanden for et skift eller for at forøge eller formindske det pengebeløb, der i pengeskuffen. I dette afsnit beskrives disse Skift-operationer for Store Commerce.

Åbne skift

POS kræver, at brugerne har et aktivt, åbent skift til at udføre handlinger, der producerer en økonomisk transaktion, f.eks. et salg, en returnering eller en kundeordre.

Når en bruger logger på POS-enheden, kontrollerer systemet først, om et aktiv skift er tilgængeligt for den pågældende bruger på det aktuelle kasseapparat. Hvis et aktivt skift ikke er tilgængeligt, kan brugeren åbne et nyt skift, genoptage et eksisterende skift eller logge ind ved hjælp af tilstanden "ikke-skuffe", afhængigt af systemkonfigurationen og brugerens tilladelser.

Angiv startbeløb

Denne handling er ofte den første handling, der udføres i et skift, der netop er åbnet. Til denne handling angiver brugerne startbeløbet for kontanter i kasseskuffen for skiftet. Denne handling er vigtigt, da beregningen af overskud/underskud, der sker, når et skift lukkes, tager hensyn til startbeløbet.

Kassebeholdning

Kassebeholdninger er ikke-salgstransaktioner, der udføres i et aktivt skift for at øge mængden af kontanter i pengeskuffen. Et typisk eksempel på en flydende tilgang er en transaktion, hvor der tilføjes yderligere byttepenge til kasseskuffen, når den er ved at være tom.

Fjernelse af betalingsmiddel

Fjernelse af betalingsmidler er ikke-salgstransaktioner, der udføres i et aktivt skift for at reducere mængden af kontanter i pengeskuffen. Denne operation bruges oftest med en floatindgangsoperation på et andet skift. Hvis kasseapparat 1 f.eks. mangler byttepenge, så fortager brugeren på kasseapparat 2 en fjernelse af betalingsmiddel for at reducere beløbet i sin pengeskuffe. Brugeren på kasseapparatet 1 foretager derefter en flydende tilgang for at øge beløbet i sin pengeskuffe.

Afbryd skifte

Brugere kan afbryde deres aktive skift for at frigøre det aktuelle kasseapparat for en anden bruger eller for at flytte deres vagt til et andet kasseapparat. I sådanne tilfælde kaldes skiftet ofte et flydende kasseskift.

Afbrydelse af et skift forhindrer eventuelle nye transaktioner eller ændringer af skiftet, indtil det genoptages.

Genoptag skift

Denne handling giver brugerne mulighed for at genoptage et tidligere afbrudt skift på ethvert kasseapparat, der ikke allerede har et aktivt skift.

Kasseoptælling

Denne handling udføres for at angive det samlede pengebeløb, der i øjeblikket er i pengeskuffen. Brugerne udfører oftest denne handling, før de lukker et skift. Dette angivne beløb sammenlignes med det forventede beløb for skiftet, for at beregne overskuds-/underskudsbeløbet.

Deponering til pengeskab

Deponeringer til pengeskab kan udføres når som helst på et aktivt skift. Denne handling fjerner penge fra pengeskuffen, så de kan overføres til en mere sikker placering, f.eks. et pengeskab i baglokalet. Det samlede beløb, der er registreret til deponering i pengeskab, indgår stadig i totalerne for skiftet, men det skal ikke tælles med som en del af kasseoptællingen.

Indsættelse i banken

I lighed med deponering til pengeskab udføres indsættelser i banken også på aktive skift. Denne handling fjerner penge fra skiftet for at forberede bankindbetalingen.

Luk skifte uden kontrol

Blindlukkede vagter er ikke længere aktive, men er ikke helt lukkede. I modsætning til afbrudte skift kan skift lukket uden kontrol ikke genoptages. Men handlinger som f.eks. angiv startbeløb og kasseoptælling kan udføres på dem senere eller fra et andet kasseapparat.

Skift lukket uden kontrol bruges ofte til at frigøre et kasseapparat til en ny bruger eller et nyt skift, uden at der først skal foretages fuld optælling, afstemning og lukning af skiftet.

Luk skift

Lukningsvagtoperationen beregner skifttotaler og overforbrugs-/mangelbeløb og afslutter derefter et aktivt eller blindlukket skift. Afhængigt af brugerens rettigheder udskrives der også en Z-rapport for skiftet. Lukkede skift kan ikke genoptages eller ændres.

Aktivering af indstillingen Kræv startbeløb og kasseoptælling POS-funktionalitetsprofil gennemtvinger startbeløbet og betalingsoptællingshandlingerne, før skiftet kan lukkes.

Bemærk!

• Fra og med Commerce version 10.0.40 er det kun enheder med en pengeskuffe konfigureret, der er underlagt valideringen af indstillingen Kræv startbeløb og betalingsmiddel .
• Hvis alle pengeskuffer under POS-hardwareprofilen er konfigureret som "Ingen", skal du definere mindst én pengeskuffe som "Manuel" for at udløse indstillingen Kræv startbeløb og betalingsmiddelindstilling .

Udskriv X

Denne handling genererer og udskriver en X-rapport for det aktuelle aktive skift.

Udskriv Z igen

Denne handling udskriver den sidste Z-rapport igen, som systemet genererede, da et skift blev lukket.

Administrer skift

Denne handling giver brugerne mulighed for at få vist alle aktive eller afbrudte skift eller skift lukket uden kontrol. Afhængigt af deres rettigheder kan brugerne udføre deres endelige lukningsprocedurer, f.eks. kasseoptælling og lukning af skifthandlinger for skift lukket uden kontrol. Denne handling giver også brugerne mulighed for at se og slette ugyldige skift i det sjældne tilfælde, at skift er i en dårlig tilstand efter et skift mellem offline- og onlinetilstand. Disse ugyldige skift indeholder ikke nogen økonomiske oplysninger eller transaktionsdata, der skal bruges til afstemning.

Rettigheder til skift og kasseskuffe

De følgende POS-rettigheder påvirker, hvad en bruger kan og ikke kan i forskellige situationer:

• Tillad blind lukning
• Tillad udskrivning af X-rapport
• Tillad udskrivning af Z-rapport
• Tillad betalingserklæring
• Tillad flydende opgørelse
• Åben skuffe uden udsalg
• Tillad logon i flere skift– Denne tilladelse giver brugeren mulighed for at logge på og bruge et skift, som en anden bruger har åbnet. Brugere, der ikke har denne tilladelse, kan kun logge på og bruge vagter, de åbner.
• Tillad administrer delt skift – Brugere skal have denne tilladelse til at åbne eller lukke et delt skift.
• Tillad brug delt skift – Brugere skal have denne tilladelse til at logge på og bruge et delt skift.

Commerce headquarters overvejelser ved dagens afslutning

Den måde, som skift og kasseskuffeafstemning bruges på i POS-enheden, er forskellig fra den måde, som transaktionsdata opsummeres på ved beregningen af opgørelsen. Det er vigtigt, at du forstår denne forskel. Afhængigt af din konfiguration og dine forretningsprocesser kan skiftdataene i POS (Z-rapporten) og en beregnet opgørelse i hovedkontoret give dig forskellige resultater. Denne forskel betyder ikke nødvendigvis, at hverken skiftdataene eller den beregnede sætning er forkerte, eller at der er et problem med dataene. Det betyder, at de angivne parametre kan omfatte flere eller færre posteringer, eller at transaktionerne opsummeres på en anden måde.

Selvom hver detailhandler har forskellige forretningsbehov, anbefales det, at du konfigurerer systemet på følgende måde for at undgå situationer, hvor der forekomme differencer af denne type:

Gå til Retail og Commerce > Kanaler > Butikker > Alle butikker > Opgørelse/ultimo, og for hver butik skal du angive både feltet Opgørelsesmetode og feltet Lukkemetode til Skift.

Denne opsætning er med til at sikre, at hovedkontoropgørelser omfatter de samme posteringer som skift i POS, og at dataene opsummeres af det pågældende skift.

Yderligere oplysninger om opgørelse og lukkemetoder finder du i Gemme konfigurationer for detailopgørelser.