Indhente udestående beløb

I denne artikel beskrives funktioner, der kan hjælpe dig med at inddrive udestående saldi fra dine debitorer.

Når debitorbetalinger registreres og afstemmes, omfatter inkassoprocessen ofte et eller flere af følgende trin til opkrævning af udestående saldi. Afhængigt af hvordan du håndterer inkasso i din virksomhed, kan Business Central hjælpe dig med at:

• Sende kontoudtog for at informere debitorerne om deres saldi, forfaldne saldi og de relevante transaktioner. F.eks. enten åbne poster eller alle poster, der er bogført inden for sidste år/kvartal/måned eller en anden periode. Hvis debitorer har forfaldne betalinger, kan du begynde med at sende rapporten Kontoudtog som en påmindelse. Flere oplysninger i Kontoudtog.
• Sende rykkere (også kaldet rykkerbreve eller betalingsanmodninger) til kunderne for at informere dem om forfaldne beløb. Rykkeren kan indeholde både forfaldne og åbne poster, så kunden også er opmærksom på kommende forfaldsdatoer. Du kan også bruge rykkere til at beregne renter eller gebyrer og inkludere dem på rykkeren. Du kan automatisere processerne til oprettelse, udstedelse og afsendelse af påmindelser. Flere oplysninger i Rykkere.
• Sende rentenotaer for at kræve rentegebyrer for forfaldne beløb. Du kan bruge rentenotaer, hvis du vil debitere debitorerne for renter eller gebyrer uden at rykke for forfaldne beløb. Du kan få mere at vide ved at gå til Finansieringsomkostninger.
• Kommunikere med kunder via telefon eller e-mail vedrørende forfaldne saldi og håndtere potentielle misforståelser og tvister, eller blot for at minde kunderne om at afstemme deres konti på en mere direkte måde. Du kan få mere at vide ved at gå til Brug Copilot til økonomi i Outlook til at strømline manuelt arbejde med samlinger.

Brug Copilot til økonomi i Outlook til at strømline manuelt arbejde med samlinger

Bemærkning

Copilot til økonomi er i øjeblikket i forhåndsversion og tilgængelig i USA. Det er planlagt at blive generelt tilgængeligt i anden halvdel af 2024, på hvilket tidspunkt prisoplysninger forventes at blive offentliggjort.

Når du kommunikerer med kunder via e-mail om udestående saldi, er der stor sandsynlighed for, at du har brug for at slå debitor- og fakturarelaterede oplysninger op i Business Central. Copilot til økonomi gør denne opgave lettere ved at sikre, at relevante kundedata er tilgængelige i Outlook. For eksempel for en e-mail, du har modtaget, kan Copilot til økonomi finde kunden gennem den tilknyttede kontakt og vise alderssaldooplysninger og liste udestående fakturaer, som du nemt kan vedhæfte til et svar. Copilot til økonomi i Outlook giver dig også mulighed for:

• Få adgang til og opdater Tvistens status og Promise to Pay-datoen på fakturaer
• Opdater kontaktoplysninger
• Kladde til e-mail-svar med Copilot
• Vedhæft et kontoudtog og fakturaer direkte fra Outlook.

Du kan få mere at vide ved at gå til Copilot til økonomi og Installationsvejledning til Copilot til økonomi (forhåndsversion).

Kontoudtog

Fra debitorkortet kan du oprette en kontoudtog for debitorens transaktioner hos dig. Derefter kan du generere en PDF-fil og sende den til kunden. Du kan også bruge rapporten Kontoudtog til at sende dine kunder en oversigt over deres forretning med dig.

Drikkepenge

Du kan eventuelt sende kontoudtoget til Excel, så du kan foretage ændringer.

Sådan sendes rapporten Kontoudtog

1. Vælg ikonet , angiv Debitorkontoudtog, og vælg derefter det relaterede link.
2. Udfyld felterne efter behov. Placer markøren over et felt for at se en kort beskrivelse.
3. Under Rapportindstillinger skal du vælge, hvordan rapporten skal sendes til kunden.

Bemærkning

Hvis du bruger flere valutaer, udskrives rapporten Kontoudtog altid i kundens valuta. Den sidste dato i en kontoudtogsperiode bruges også som kontoudtogsdatoen og aldersfordelingsdatoen, hvis aldersfordelingen er inkluderet.

Rykkere

Du kan bruge rykkere til at minde debitorer om forfaldne beløb. Du kan også bruge rykkere til at beregne renter eller gebyrer og inkludere dem på rykkeren.

Drikkepenge

Oplysningerne i denne artikel er nøjagtige, men de beskriver en stort set manuel proces. Business Central indeholder værktøjer, som du kan bruge til at automatisere processerne til oprettelse, udstedelse og afsendelse af påmindelser. Automatisering af disse trin kan spare dig for meget tid, der skal bruges på samlinger. Du kan få mere at vide ved at gå til Automatisere påmindelser i samlinger.

Inden du kan oprette rykkere, skal du oprette betingelser og knytte dem til debitorerne. Du kan finde flere oplysninger i Konfiguration af rykkerbetingelser og -niveauer. Hvis du vil administrere debitorer, kan du konfigurere rykkerbetingelser og knytte dem til debitorerne. Med rykkerbetingelser kan du styre, hvordan rykkerprocessen skal fungere. Hver rykkerbetingelse har et sæt rykkerniveauer, som du definerer. Rykkerniveauer omfatter regler om, hvornår rykkeren udstedes, hvilke gebyrer der skal opkræves, og om der skal beregnes renter. Rykkerniveauer omfatter også en indstilling for respitperiode, der sikrer, at du ikke sender en påmindelse om en regning, som en kunde allerede har betalt. Indholdet af siden Rentebetingelser er bestemmende for, om der beregnes rente på rykkeren.

Du kan med mellemrum udføre kørslen Opret rykkere for at oprette rykkere til alle debitorer med forfaldne beløb, eller du kan oprette en rykker manuelt til en bestemt debitor og få linjerne beregnet og udfyldt automatisk.

Du kan ændre rykkerne, når først du har oprettet dem. Den tekst, der vises i begyndelsen og slutningen af rykkeren, afhænger af betingelserne for rykkerniveauet og kan ses i kolonnen Beskrivelse. Hvis et beregnet beløb er blevet indsat automatisk i start- eller slutteksten, reguleres teksten ikke, hvis du sletter linjerne. Derefter skal du bruge funktionen Opdater rykkertekst.

En debitorpost, hvor feltet Afvent er markeret, vil ikke udløse oprettelse af en rykker. Men hvis en rykker oprettes på basis af en anden post, vil en forfalden post, der er markeret som afventende, også blive inkluderet i rykkeren. Der beregnes ikke rente på linjer med disse poster.

Når du har oprettet rykkere og foretaget eventuelle nødvendige ændringer, kan du enten udskrive testrapporter eller udstede rykkere, typisk som mail.

Sådan oprettes en rykker automatisk

En rykker svarer til en faktura. Når du opretter en rykker, skal et rykkerhoved og en eller flere rykkerlinjer udfyldes. Du kan bruge en funktion til at oprette rykkere for alle kunder automatisk.

1. Vælg ikonet , angiv Rykkere, og vælg derefter det relaterede link.
2. Vælg handlingen Opret rykkere på siden Rykkermeddelelse.
3. På siden Opret rykkere skal du udfylde felterne for at angive, hvordan og hvem rykkerne oprettes til.
4. Vælg knappen OK.

Sådan oprettes rykkere manuelt

På siden Rykker skal du udfylde oversigtspanelet Generelt manuelt og lade linjerne blive udfyldt automatisk.

1. Vælg ikonet , angiv Rykkere, og vælg derefter det relaterede link.

2. Vælg handlingen Ny.

3. Udfyld felterne efter behov i oversigtspanelet Generelt.

4. Vælg handlingen Foreslå rykkerlinjer.

5. I kørslen Foreslå rykkerlinjer skal du udfylde felterne for at angive, hvordan og hvem rykkerne oprettes til.

6. Marker afkrydsningsfeltet Medtag afventende poster, hvis rykkere skal indeholde forfaldne åbne poster, som er i venteposition.

7. Marker afkrydsningsfeltet Kun poster med forfaldne beløb, hvis rykkere kun skal indeholde forfaldne åbne poster. Kun fakturaer og betalinger vises, da de er poster, hvor kundernes betalinger kan være forfaldne.

   Vigtigt

   Afventende åbne poster indsættes, uanset hvilken indstilling der er markeret i afkrydsningsfeltet Kun poster med forfaldne beløb.

8. Vælg knappen OK.

Sådan erstattes rykkertekst

Du kan angive den tekst, der angives i rykkere, på flere måder. I nogle tilfælde kan du have brug for at erstatte start- og slutteksten, der er angivet for det aktuelle niveau, med tekst fra et andet niveau.

1. Vælg ikonet , angiv Rykkere, og vælg derefter det relaterede link.
2. Åbn den relevante rykker, og vælg derefter handlingen Opdater rykkertekst.
3. Angiv det ønskede niveau i feltet Rykkerniveau på siden Opdater rykkertekst.
4. Klik på OK for at opdatere start- og slutteksten.

Sådan udstedes en rykker

Når du har oprettet rykkere og foretaget eventuelle nødvendige ændringer, kan du enten udskrive testrapporter eller udstede rykkere.

Når du udsteder en rykker, overføres dataene til en separat side med udstedte rykkere. Samtidigt bogføres rykkerposter. Hvis der er beregnet rente eller ekstragebyr, bogføres posterne på debitorposten og finansposten.

Når man udsteder en rykker, bogføres posterne automatisk svarende til de betingelser, der er angivet på siden Rykkerbetingelser. Denne specifikation angiver, om renter og/eller gebyrer skal bogføres på debitorens konto og på finanskonti. Opsætningen på siden Debitorbogføringsgrupper angiver, hvilke konti der bogføres på.

Der er oprettet en post på siden Rykker-/rentenotaposter for hver debitorpost på rentenotaen.

Hvis afkrydsningsfelterne Bogfør rente eller Bogfør opkrævningsgebyr er markeret på siden Rykkerbetingelser, oprettes følgende poster også:

• Én post på siden Debitorposter
• Én betalingspost på den relevante finanskonto
• Én rente- og/eller en gebyrpost i den relevante finanskonto

Desuden kan udstedelse af en rykker medføre momsposteringer.

1. Vælg ikonet , angiv Rykkere, og vælg derefter det relaterede link.
2. Markér den relevante rykker, og vælg derefter handlingen Udsted.
3. På siden Udsted rykkere skal du udfylde felterne efter behov.
4. Vælg knappen OK.

Rykkeren udskrives enten eller sendes til en mail, der er angivet som en vedhæftet PDF-fil.

Sådan annulleres en udstedt rykker

Hvis rykkere er blevet udstedt ved en fejl, kan du annullere dem, før de sendes. Det kan du gøre enten en for en eller som en kørsel.

1. På siden Udstedte rykkere skal du vælge en eller flere linjer for udstedte rykkere, som du vil annullere, og derefter vælge handlingen Annuller.
2. På siden Annuller udstedte rykkere skal du udfylde felterne efter behov, og derefter vælge knappen OK.

Finansieringsomkostninger

Når en debitor ikke betaler til forfaldsdatoen, kan du automatisk få en rentenota beregnet og føje den til de forfaldne beløb på debitorens konto. Du kan underrette debitor om de tilføjede gebyrer ved at sende rentenotaen.

Note

Du kan bruge rentenotaer til at beregne renter og til at underrette debitorerne om renterne uden at rykke dem for forfaldne betalinger. Alternativt kan du beregne renter på forfaldne betalinger, når du opretter rykkere.

Du kan først konfigurere betingelser, når du har oprettet rentenotaer. Du kan finde flere oplysninger i Konfiguration af Rentebetingelser.

Du kan oprette en rentenota manuelt til en individuel debitor og udfylde linjerne automatisk. Alternativt kan du bruge funktionen Opret rentenotaer for at oprette rentenotaer til alle eller udvalgte debitorer med forfaldne beløb.

Du kan ændre rentenotaerne, når du først har oprettet dem. Den tekst, der vises i begyndelsen og slutningen af rentenotaen, afhænger af rentebetingelserne og kan ses i kolonnen Beskrivelse i linjerne. Hvis et beregnet beløb er blevet indsat automatisk i start- eller slutteksten, reguleres teksten ikke, hvis du sletter linjerne. Derefter skal du bruge handlingen Opdater rentenotatekst.

Når du har oprettet rentenotaer og foretaget eventuelle nødvendige ændringer, kan du enten udskrive testrapporter eller udstede rentenotaer, typisk som mail.

Sådan gør du: Oprette rentenotaer manuelt

En rentenota svarer til en faktura. Du kan udfylde et hoved manuelt og lade programmet udfylde linjerne, eller du kan oprette rentenotaer for alle kunder automatisk.

1. Vælg ikonet , angiv Rentenotaer, og vælg derefter det relaterede link.

2. Vælg handlingen Ny, og udfyld derefter felterne efter behov.

3. Vælg handlingen Foreslå rentenotalinjer.

4. På siden Foreslå rentenotalinjer skal du angive et filter på oversigtspanelet Debitorpost, hvis du kun vil oprette rentenotaer for specifikke poster.

   Bemærkning

   Selvom de vises, vil valg af filtrene Betaling og Kreditnota dom Dokumenttype ikke have nogen virkning, fordi funktionen Selvom de vises, vil valg kun håndterer positive beløb.

5. Vælg OK for at starte kørslen.

Sådan opdateres tekster til rentenotaer

I nogle tilfælde kan det være nødvendigt at ændre den start- og sluttekst, der er angivet for rentebetingelser. Hvis du gør det på et tidspunkt, hvor du har oprettet, men ikke udstedt rentenotaer, kan du opdatere notaen med den ændrede tekst.

1. Vælg ikonet , angiv Rentenota, og vælg derefter det relaterede link.
2. Åbn den rentenota, som du vil ændre tekst for, og vælg derefter handlingen Opdater rentenotatekst.
3. På siden Opdater rentenotatekst kan angive et filter, hvis du vil opdatere flere notaer.
4. Klik på OK for at opdatere start- og slutteksten.

Sådan udstedes rentenotaer

Når du har oprettet rentenotaer og foretaget eventuelle nødvendige ændringer, kan du enten udskrive testrapporter eller udstede rentenotaer.

Når du udsteder en rykker, bogføres posterne i overensstemmelse med de betingelser, der er angivet på siden Rentebetingelser. Denne specifikation angiver, om renter og/eller gebyrer skal bogføres på debitorens konto og på finanskonti. Indstillinger på siden Debitorbogføringsgrupper bestemmer, hvilke konti renter eller gebyrer skal bogføres på.

Der er oprettet en post på siden Rykker-/rentenotaposter for hver debitorpost på rentenotaen.

Hvis afkrydsningsfelterne Bogfør rente eller Bogfør opkrævningsgebyr er markeret på siden Rentebetingelser, oprettes følgende poster også:

• Én post på siden Debitorposter
• Én betalingspost på den relevante finanskonto
• Én rente- og/eller en gebyrpost i den relevante finanskonto

Desuden kan udstedelse af en rentenota medføre momsposteringer.

1. Vælg ikonet , angiv Rentenotaer, og vælg derefter det relaterede link.
2. Markér den relevante nota, og vælg derefter handlingen Udsted.
3. På siden Udsted rentenotaer skal du udfylde felterne efter behov.
4. Vælg knappen OK.

Rentenotaen udskrives enten eller sendes til en mail, der er angivet som en vedhæftet PDF-fil.

Sådan annulleres den udstedte rentenota

Hvis rentenotaer er blevet udstedt ved en fejl, kan du annullere dem, før de sendes. Det kan du gøre enten en for en eller som en kørsel.

1. På siden Udstedte rentenotaer skal du vælge en eller flere linjer for udstedte rentenotaer, som du vil annullere, og derefter vælge handlingen Annuller.
2. På siden Annuller udstedte rentenotaer skal du udfylde felterne efter behov, og derefter vælge knappen OK.

Sådan får du vist rykker- og rentenotaposter

Når du udsteder en rykker, oprettes der en rykkerpost på siden Rykker-/rentenotaposter for hver rykkerlinje, der indeholder en debitorpost. Derefter kan du få vist en oversigt over de oprettede rykkerposter for en bestemt debitor.

1. Vælg ikonet , angiv Debitorer, og vælg derefter det relaterede link.
2. Åbn det relevante debitorkort, og vælg derefter handlingen Poster.
3. På siden Debitorposter skal du vælge linjen med den post, du vil have vist rykkerposter for, og derefter vælge handlingen Rykker-/rentenotaposter.

Flere rentesatser

For hver rentebetingelseskode kan du angive flere rentesatser, så du kan beregne rentenotaer med flere rentesatser for en bestemt periode. Dette er nyttigt, hvis du betaler en anden rente på de indbetalte betalinger. Renteberegningen sker på samme måde for alle finansielle udgifter , der er kun ændring i rentesatsen for en bestemt periode. Hvis flere rentesatser ikke er konfigureret, så bruges den rente og periode, der er defineret på siderne Rentebetingelser og Rykkerbetingelser, for hele beregningsperioden. Du kan finde flere oplysninger i Angiv flere rentesatser.

Se også

Konfigurere rykkerbetingelser og -niveauer
Konfigurere rentebetingelser
Administrere tilgodehavender
Salg
Arbejde med Business Central

Find gratis e-learning-moduler til Business Central her