Angive oplysninger om kontakter
Når du opretter kontakter, kan du angive oplysninger om dem, f.eks.:
- Den branche, kontakten tilhører.
- Din forretningsrelation til dem.
Før du opretter kontakter og registrerer oplysninger om forretningsrelationen, skal du definere nogle af de oplysninger, som du tildeler til dem. Eksempler:
- Mailgrupper
- Brancher
- Forretningsrelationer
- Webkilder
- Organisationsmæssige niveauer
- Ansvarsområder
Du kan angive disse oplysninger på deres sider eller fra siden Kontaktkort ved at vælge handlingen Ny i rullemenuen for felterne.
Med disse oplysninger kan du organisere dine kontakter, så de er nemmere at finde, når du vil kommunikere med dem. Du kan f.eks. finde alle kontakter baseret på en bestemt gruppe.
Sådan tildeles brancher til en kontakt
Brancher angiver, hvilken type branche dine kontakter befinder sig i. For eksempel detailbranchen eller bilbranchen.
Bemærkning
Du kan kun tildele brancher til kontakter af typen Virksomhed.
Koden for branchen definerer type eller kategori for gruppen, f.eks REKLAME for reklame, eller PRESSE for tv og radio. Du kan have flere branchekoder. Definer brancherne på siden Brancher.
- Åbn det relevante kontaktkort.
- Vælg handlingen Virksomhed, og vælg derefter handlingen Brancher. Siden Branchegrupper åbnes.
- I feltet Branchekode skal du vælge den branche, du vil tildele.
Gentag disse trin for hver branche, du vil tildele. Du kan også tildele brancher fra kontaktoversigten ved at udføre samme procedure.
Når du har tildelt brancher til kontakter, kan du bruge oplysningerne til at udvælge kontakter til dine målgrupper. Du kan få mere at vide ved at gå til Føje kontakter til målgrupper.
Tildele mailgrupper til en kontakt
Du kan bruge mailgrupper til at angive grupper af kontakter, som du vil sende de samme oplysninger til. F.eks. kan du oprette en mailgruppe for de kontakter, du vil sende en meddelelse til om at skifte kontor, og en gruppe, der skal sendes gaver til.
Feltet Mailgruppekode definerer type eller kategori af gruppen, f.eks SKIFT i forbindelse med skift af kontor eller GAVE i forbindelse med barsel. Du kan have flere mailgruppekoder. Definer mailgrupperne på siden Mailgrupper.
- Åbn det relevante kontaktkort.
- Vælg handlingen Mailgrupper. Siden Mailgrupper for kontakt åbnes.
- I feltet Mailgruppekode skal du vælge den mailgruppe, du vil tildele.
Gentag disse trin for hver mailgruppe, du vil tildele. Du kan også tildele mailgrupper fra kontaktoversigten.
Når du har tildelt mailgrupper til kontakter, kan du bruge oplysningerne til at udvælge kontakter til målgrupper. Du kan få mere at vide ved at gå til Føje kontakter til målgrupper.
Definer en alternativ adresse for en kontakt
Du kan tildele en alternativ adresse, hvor din kontakt i perioder ønsker at modtage post og oplysninger. For eksempel deres sommerhus. Du kan også tildele datointervaller, der angiver, hvornår hver alternativ adresse skal bruges.
Åbn det relevante kontaktkort.
Vælg handlingen Kort.
Du kan definere, at den alternative adresse skal gælde i en bestemt periode, ved at vælge handlingen Datointerval i stedet.
På siden Alt. adresser på kontakter skal du angive en ny alternativ adresse og udfylde felterne på siden Kontaktens alternative adresse.
Gentag disse trin for hver alternativ adresse, du vil tildele. Du kan angive et eller flere datointervaller for hver alternativ adresse.
Tildel ansvarsområder til en kontaktperson
Du kan tilføje oplysninger om kontaktpersoners ansvarsområder for at angive, hvad kontaktpersonen er ansvarlig for. Det kan f.eks. være it, administration eller produktion.
Bemærkning
Du kan kun angive ansvarsområder for kontakter af typen Person.
Ansvarsområdekoden definerer jobtypen eller -kategorien, f.eks. MARKETING eller INDKØB. Du kan have flere ansvarsområdekoder. Definer ansvarsområdet på siden Ansvarsområder.
- Åbn det relevante kontaktkort.
- Vælg handlingen Ansvarsområder. Siden Kontakts ansvarsområder åbnes.
- I feltet Ansvarsområdekode skal du vælge ansvarsområdet.
Gentag disse trin for hver ansvarsområde, du vil tildele. Du kan også tildele ansvarsområder fra kontaktoversigten.
Når du har tildelt ansvarsområder til kontaktpersoner, kan du bruge oplysningerne til at udvælge kontakter til målgrupper. Du kan få mere at vide ved at gå til Føje kontakter til målgrupper.
Tildel kompetenceniveauer til en kontakt
Du kan bruge kontaktpersonernes kompetenceniveauer til at angive, hvor de befinder sig i virksomheden. For eksempel den øverste ledelse.
Bemærkning
Du kan kun tildele organisationsniveauer til kontakter af typen Person.
Kompetenceniveaukoden definerer kompetenceniveautypen eller -kategorien, f.eks. ADMINDIR eller ØKODIR. Du kan have flere kompetenceniveaukoder. Definer kompetenceniveauer på siden Kompetenceniveauer.
- Åbn det relevante kontaktkort.
- I feltet Kompetenceniveauer skal du vælge den kode, du vil tildele.
Når du har tildelt kompetenceniveauer til dine kontakter, kan du bruge oplysningerne til at oprette målgrupper.
Når du har tildelt ansvarsområder til kontaktpersoner, kan du bruge oplysningerne til at udvælge kontakter til målgrupper. Du kan få mere at vide ved at gå til Føje kontakter til målgrupper.
Tildel webkilder til en kontakt
Du kan bruge webkilder sammen med dine kontaktvirksomheder for at identificere f.eks. websteder, som du vil bruge til at søge efter oplysninger om kontakterne. Når du tildeler websteder skal du angive den søgemaskine og det søgeord, som skal bruges til at finde de ønskede oplysninger.
Bemærkning
Du kan kun tildele webkilder til kontakter af typen Virksomhed.
- Åbn det relevante kontaktkort.
- Vælg handlingen Webkilder. Siden Webkilder for kontakt åbnes.
- I feltet Webkildekode skal du vælge den webkilde , du vil tildele.
- Brug feltet Søgeord til at indtaste det søgeord, som du vil bruge til at finde oplysningerne.
Gentag disse trin for hver webkilde, du vil tildele.
Tildel forretningsrelationer til en kontakt
Forretningsrelationer angiver den forretningsrelation, du har til dine kontakter. Det kan f.eks. være et kundeemne, en bank, en konsulent, en serviceleverandør osv.
Bemærkning
Du kan kun tildele forretningsrelationer til kontakter af typen Virksomhed.
- Åbn det relevante kontaktkort.
- Vælg handlingen forretningsrelationer.
- På siden Kontakt til forretningsrelation i feltet Forretningsrelationskode skal du vælge den forretningsrelation, du vil tildele.
Gentag disse trin for hver forretningsrelation, du vil tildele.
Når du har tildelt forretningsrelationer til kontakter, kan du bruge oplysningerne til at udvælge kontakter til dine målgrupper. Du kan få mere at vide ved at gå til Føje kontakter til målgrupper.
Kopiér oplysninger fra kontaktvirksomheder til kontaktpersoner
Nogle oplysninger om kontaktvirksomheder er de samme for deres kontaktpersoner. Det kan f.eks. være adresseoplysningerne. I oversigtspanelet Overførte oplysninger på siden Marketingopsætning kan du angive, hvilket felter på kontaktkortet for en virksomhed der skal kopieres til kontaktkortet for en person, hver gang du opretter en kontakt for virksomheden.
Når du ændrer værdien i et af disse felter på kortet for kontaktvirksomheden, opdateres de samme felter på kortet for kontaktpersonen. Undtagelsen er, hvis du manuelt har ændret feltet på kontaktpersonens kort.
Gå til Oprette kontakter for at få mere at vide.
Bruge foruddefinerede standardindstillinger for nye kontakter
Du kan bruge oversigtspanelet Standarder på siden Marketingopsætning til at angive standardværdier, som Business Central automatisk tildeler nye kontakter.
Bemærkning
Du kan også angive en standardværdi for salgsproceskode, som automatisk tildeles hvert nyt lead.
Indstillingerne for nedarvning overskriver de standardværdier, du har defineret. Hvis du f.eks. har angivet dansk som standardsprog, men kontaktvirksomhedens sprog er tysk, tildeler Business Central tysk som sprogkode for kontaktpersonerne for den pågældende virksomhed.
Synkroniser kontakter med debitorer, kreditorer og bankkonti
Hvis du vil synkronisere kontaktkortet med et tilknyttet debitor-, kreditor- eller bankkontokort, skal du udfylde det relevante felt i sektionen Forretningsrelationskode for i oversigtspanelet Interaktioner på siden Marketingopsætning.
Du kan få mere at vide ved at gå til Synkronisering af kontakter med debitorer, kreditorer og bankkonti.
Søg efter dublerede kontakter
Business Central kan automatisk søge efter dubletter, hver gang du opretter en kontakt. Du kan også søge manuelt, når du har oprettet en kontakt. Business Central kan opdatere søgestrenge automatisk, hver gang du har ændret kontaktoplysninger eller oprettet en kontakt. Du kan angive Hitpct. ved søgning, dvs. den procentdel af identiske strenge, som to kontakter skal have, før de betragtes som dubletter. Du angiver procentdelen i oversigtspanelet Dubletter på siden Marketingopsætning.
Når du finder en dubleret kontakt, kan du bruge siden Flet dublet til at flette den med en eksisterende kontaktpost, du vil beholde. Du kan få mere at vide ved at gå til Flette dublerede poster.
Se også
Administrere kontakter
Oprette kontakter
Administrere salgsleads
Arbejde med Business Central