Opsæt digitale bilag i Danmark
Administratorer kan bruge funktionalitet digitalt bilag til at kræve, at dokumenter er knyttet til specifikke transaktioner, når de bogføres. Derfor giver denne funktionalitet mulighed for en kildedrevet tilgang og giver et bedre revisionsspor. Forskellige former for håndhævelse kan konfigureres til dette formål, afhængigt af dokumenter eller journaltyper.
Udtrykket digitalt bilag henviser til en digital eller elektronisk form for et traditionelt bilag i regnskabet. Et bilag er et dokument, der bruges til at understøtte og godkende finansielle transaktioner. Bilag tjener typisk som bevis for en udgift eller en modtagelse af midler. Bilaget kan indeholde detaljer såsom datoen for transaktionen, en beskrivelse, beløbet og eventuelle autorisationssignaturer.
Vigtigt
Fra 1. juli 2024 vil denne funktion være aktiveret som standard i Danmark. Du vil derefter være begrænset fra at foretage yderligere konfiguration af købs- og salgsdokumenter. Denne begrænsning vil gælde, fordi den nye bogføringslov pålægger specifikke opsætninger, hvor du skal vedlægge minimumsbilag til købs- og salgsbilag. Før denne dato kan du aktivere denne funktion i Funktionsstyring.
Opsætte digitale bilag
Du kan bruge forskellige opsætninger til følgende dokumenter og journaler.
| Posttype | Beskrivelse |
|---|---|
| Salgsdokument | Angiver posteringer, der udfyldes fra salgsbilag. I den danske lokalisering kan denne indstilling ikke redigeres. |
| Købsdokument | Angiver posteringer, der udfyldes fra købsdokumenter. I den danske lokalisering kan denne indstilling ikke redigeres. |
| Finanskladde | Angiver posteringer, der udfyldes fra den generelle kladde for alle kontotyper undtagen dem, der er relateret til debitor og kreditor. Hvis du vælger en af disse kontotyper, ændrer du kontrol over bogføringsprocessen. Hvis du vælger Kunde som kontotype, tjekker Business Central din opsætning, der er relateret til salgskladden. Hvis du vælger Kreditor som kontotype, tjekker Business Central din opsætning, der er relateret til købskladden. |
| Salgskladde | Angiver de posteringer, der udfyldes fra salgskladden og den generelle kladde hvor Kunde er valgt som kontotype. |
| Købskladde | Angiver de posteringer, der udfyldes fra købskladden og den generelle kladde hvor Kreditor er valgt som kontotype. |
Følg disse trin for at definere, hvordan din organisation bruger tvungne digitale bilag, ud over de trin, der allerede kræves efter lovgivning.
- Vælg ikonet
, angiv Konfiguration af digital bilagspost, og vælg derefter det relaterede link. Alternativt på siden Opsætning af digitalt bilag, vælg Postopsætning. - I kolonnen Posttype skal du vælge en mulighed.
- I kolonnen Kontrollér type skal du vælge en gennemtvingelsesmulighed. Hvis du vælger Ingen, kan du bogføre den valgte type post uden digital voucher. Hvis du vælger Vedhæftet fil, skal posten indeholde en vedhæftet fil. Hvis du vælger Vedhæftet fil eller note, kan du inkludere en vedhæftet fil eller en note til posten.
- Vælg Generer automatisk-afkrydsningsfeltet for at generere den digitale voucher automatisk. For eksempel, hvis du ikke manuelt vil tilføje en salgsfaktura til din transaktion, skal du markere dette afkrydsningsfelt. Så skal du bare sende dokumentet. Systemet opretter automatisk dokumentet, baseret på dit rapportlayout, og vedhæfter det til transaktionen.
- Vælg Spring over hvis tilføjet manuelt-afkrydsningsfeltet, hvis du ikke ønsker at tilføje en automatisk genereret digital voucher. Denne indstilling er nyttig, hvis du allerede har tilføjet en manuel vedhæftet fil.
Brug kildekoder til opsætning
For at bruge håndhævelse for kladder, men ikke for alle transaktionstyper, skal du forbinde den specifikke kildekode for at identificere posteringstypen den generelle kladde, salgskladde eller indkøbskladde.
Følg denne vejledning for at konfigurere specifikke kildekoder til digitale bilag.
- Vælg ikonet , angiv Opsætning af digital bilagspost, og vælg derefter det relaterede link.
- På siden Opsætning af digital bilagspost, vælg Kildekoder.
- Vælg de kildekoder, du vil konfigurere.
- Luk siden.
Bruge funktionaliteten
Vigtigt
Digitale bilag er aktiveret som standard, og du skal beholde dine kuponer. Opbevaring af bilag kan øge størrelsen på din database betydeligt. For at afhjælpe dette skal du bruge scanninger i lavere opløsning til dine købsfakturaer. Opret layout med mindre billeder eller slet ingen til dine salgsfakturaer, fordi vedhæftede filer genereres automatisk baseret på layoutet. Alle vedhæftede filer gemmes i databasen og påvirker dens størrelse, men du kan minimere effekten ved at overføre mindre filer.
Købsdokumenter
Åbn et af købsdokumenterne, og indstil de påkrævede felter. Før du bogfører dokumentet, skal du følge disse trin for at tilføje en digital voucher.
- På dokumentsiden i faktaboksen Indgående dokumentfiler skal du vælge Vedhæft fil.
- Træk en fil direkte til siden Indsæt fil, eller browse til filen fra denne side.
Dokumentet vedhæftes faktaboksen Indgående bilagspost. For hver linje kan du finde dokumentets navn og type.
Salgsdokumenter
Åbn et af salgsdokumenterne, og indstil de påkrævede felter. For salgsdokumenter behøver du ikke at vedhæfte et dokument manuelt. Systemet opretter automatisk en vedhæftet fil, baseret på dit salgsdokumentlayout. Når du har bogført dokumentet, kan du finde det automatisk oprettede og vedhæftede bilag, der er baseret på din rapport.
- I faktaboksen Indgående dokumentfiler fra dokumentlinjen skal du vælge Indgående dokument.
- På siden Indgående dokument skal du vælge Slet.
Bemærkning
Hvis vedhæftning af et digitalt bilag er konfigureret som obligatorisk, og du forsøger at bogføre dokumenter eller kladder uden at vedhæfte et bilag, forhindrer systemet dig i at bogføre. Du får følgende fejlmeddelelse: "Ikke muligt at bogføre uden at vedhæfte den digitale voucher."
Find vedhæftede værdibeviser i transaktioner
Du kan finde den vedhæftede fil fra det bogførte dokument eller fra siden General Bogføring ved at se i faktaboksen Indgående dokumentfiler.
Du kan ikke slette et vedhæftet dokument, efter at bogføringen er afsluttet. Du kan dog tilføje flere vedhæftede filer, efter at indlægget er afsluttet.
Se også
Økonomistyring
Lokal funktionalitet for Danmark
Arbejde med Business Central