Del via

Bruge e-dokumenter i købsprocessen

  • Artikel

Du kan bruge konfigurerede elektroniske dokumenter (e-dokumenter) sammen med købsdokumenter.

Du kan bruge følgende købsdokumenter med e-dokumenters funktioner:

  • Købsfakturaer
  • Købsordrer (fra version 24.0)
  • Købskreditnotaer
  • Finanskladder

Bemærkning

Fra og med Business Central version 24.0 er det muligt at knytte Købsordrer til de modtagne e-dokumenter.

E-dokumenter i køb

Modtagelse af køb af e-dokumenter i Dynamics 365 Business Central kan udføres som en kørsel eller manuelt.

Sådan konfigureres kreditorer til at arbejde med forskellige købsdokumenter

Følg trinnene for at konfigurere kreditorer til at arbejde korrekt med indgående elektroniske fakturaer:

  1. Vælg ikonet Lyspæreikon, der åbner funktionen Fortæl mig., skriv Kreditorer, og vælg derefter det relaterede link.

  2. Vælg den kreditor, du vil konfigurere.

  3. I oversigtspanelet Modtagelse skal du finde feltet Modtag e-dokument til for at angive det standardkøbsdokument, der skal genereres fra det modtagne e-dokument.

    Bemærkning

    I feltet Modtag e-dokument til kan brugerne enten vælge en Købsfaktura eller Købsordre baseret på, hvad de vil have oprettet ud fra den modtagne e-faktura. Denne udvælgelse påvirker ikke oprettelsen af korrigerende dokumenter; I begge scenarier genererer systemet en Kreditnota.

    Bemærkning

    Hvis brugeren vælger indstillingen Købsordre i feltet Modtag e-dokument til, vil systemet forsøge at opdatere en af de eksisterende købsordrer, men hvis købsordren for en leverandør i det modtagne e-dokument ikke findes, opretter Business Central en ny Købsordre ved hjælp af samme fremgangsmåde som oprettelsen af de nye Købsfakturaer, der er forklaret senere på denne side.

  4. Vælg en af de indstillinger, du vil bruge til den valgte kreditor.

  5. Luk siden.

Arbejde med købsfakturaer

Kør batchjobbet

Bemærkning

Dette batchjob bruges til automatisk opkrævning af indgående fakturaer. Det kan kun fungere i et land eller område, hvor funktionaliteten findes.

Hver gang der køres en Opgavekø, og den eksterne tjeneste har indgående fakturaer, der er sendt fra din leverandør, indsamler og importerer systemet disse fakturaer. Udfør disse trin for at fuldføre processen:

  1. Når kørslen er færdig, vises de nyligt importerede fakturaer på siden E-dokumenter sammen med deres grundlæggende detaljerede oplysninger.

  2. Hvis du vil se flere detaljer, skal du åbne et bestemt e-dokument.

  3. Hvis der ikke var nogen fejl eller problemer i e-dokumentet, tilknytter feltet Post dokumentnummeret på købsfakturaen, hvis det er konfigureret på siden Leverandørkort (som systemet oprettede automatisk). Vælg linket til at åbne dokumentet.

    Bemærkning

    Dette systemoprettede dokument er ikke det bogførte dokument.

  4. Hvis du vil gå direkte til købsdokumentet, skal du markere feltet Post. Kontroller dokumentet, når du har åbnet siden Købsfaktura. Hvis alt er korrekt, skal du bogføre dokumentet.

  5. Når du bogfører købsdokumentet, opdateres feltet Post på E-dokumentet fra Faktura til Købsfaktura og nummeret på det bogførte købsdokument er tilgængeligt. Du kan vælge nummeret til at åbne den bogførte købsfaktura.

Oplysningerne om logfiler er de samme som i salgsprocessen for e-dokumenter.

Da fejl i salgsprocessen for det meste er relateret til tilgængeligheden af tjenesten, kan det indgående bilag indeholde flere årsager. Den mest almindelige årsag til en fejl er, at systemet ikke kan genkende linjerne på det e-dokument, du har fået fra leverandøren. Derfor kan det ikke indsætte linjer på din købsfaktura.

Der er to almindelige fejl:

  • Hvis du vil bruge denne specifikke linje fra kreditorfakturaen, som blev bogført direkte på finanskontoen, skal du have konfigureret værdien for Tilknyttet tekst korrekt. Hvis du vil tilsidesætte denne fejl, hvis du vil bruge finanskonti, skal du vælge Knyt tekst til konto for at oprette en specifik tilknytning af værdien Tilknyttet tekst med den Debetkontonr.-værdi, som du vil bruge.
  • Hvis du vil spore lagerbeholdningen og bruge linjer fra kreditorfakturaen til at udfylde varer på dokumentlinjerne, skal du have konfigureret værdien for Varereferencenr. korrekt. Hvis du vil omgå denne fejl, skal du knytte den eksterne vare til dine varenumre ved hjælp af varereferenceoversigten. Du kan få mere at vide i Bruge varereferencer.

Når du har rettet fejlene og advarslerne, kan du manuelt angive, hvornår systemet skal oprette en købsfaktura baseret på din opsætning, ved at vælge Opret dokument.

Importer fakturaer manuelt

Følg disse trin for manuelt at importere eksterne e-dokumenter:

  1. Vælg ikonet Lyspæreikon, der åbner funktionen Fortæl mig., skriv E-dokumenttjeneste, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Vælg den aktive tjeneste på siden E-dokumenttjeneste.
  3. Vælg Modtag, og overfør den e-dokumentfil, du fik fra kreditoren.
  4. Hvis der vises en fejlmeddelelse, skal du åbne e-dokumentet for at løse problemerne.
  5. Når du er færdig med at løse problemerne, skal du vælge Opret dokument i gruppen Importér manuelt.
  6. Når dokumentet er oprettet i Business Central, ændres den måde, dokumentet vises på, ikke ved hjælp af en kørsel.

Arbejde med vedhæftede filer

Peppol og lignende e-faktureringsfiler er maskinlæsbare formater og ikke lette at læse for mennesker. For at forbedre dette gjorde Peppol det muligt at integrere en PDF-fil i Peppol BIS 3-format som et binært objekt. Hvis din indgående Peppol BIS 3-fil har en integreret PDF, behandler Business Central den automatisk og tilføjer PDF-filen som en vedhæftet fil til købsdokumentet, når den er oprettet.

E-dokumenter med købsordrer

Hvis din Leverandør har konfigureret feltet Modtag e-dokument til for at arbejde med Købsordrer, udfører Business Central følgende trin, når det elektroniske dokument er oprettet i Business Central (manuelt eller fra et eksternt slutpunkt):

  1. Hvis indkøbsordren for denne bestemte leverandør findes, og der er et indkøbsordrenummer i filen til modtagelse af e-dokument, vil Business Central automatisk knytte dette e-dokument til den angivne købsordre, og Dokumentstatus for dette e-dokument vil være I gang, og E-dokumentstatus på undersiden Servicestatus vil være Ordretilknyttet. Dette link er synligt i feltet Dokument på dette specifikke E-dokument. Hvis du har brug for at ændre den købsordre, der er tilknyttet automatisk, kan du gøre det ved at udføre handlingen Opdater købsordrelink og manuelt vælge en af de eksisterende købsordrer for denne leverandør. Du kan kun gøre det, før linjerne mellem E-dokument og købsordre er matchet.

  2. Hvis indkøbsordren for denne bestemte leverandør findes, men der ikke er noget indkøbsordrenummer i filen med det modtagne e-dokument, gør Business Central det muligt at vælge en af de eksisterende indkøbsordrer, når og hvis du uploadede dette dokument manuelt. Denne betingelse åbner listen Købsordrer med ordrer kun til den leverandør, som du modtog E-dokumentet fra. Du skal vælge Købsordre, du vil bruge, og derefter vælge OK. Hvis du ikke kunne vælge den korrekte købsordre eller få e-dokumentet automatisk fra et eksternt slutpunkt ved hjælp af opgavekøen, knyttes der ikke et nyt e-dokument til noget købsdokument. Dokumentstatus viser derefter Fejl, og E-dokumentstatus på undersiden Servicestatus viser også Importeret dokumentbehandlingsfejl. Hvis tilknytningen til købsordren er afsluttet, skal du vælge handlingen Opdater link til købsordre og vælge en af de eksisterende købsordrer for denne leverandør.

  3. Hvis indkøbsordren for denne bestemte leverandør ikke findes på det tidspunkt, hvor der oprettes et nyt e-dokument, opretter Business Central en ny indkøbsordre ved hjælp af den samme oprettelsesmodel, som allerede findes for nye købsfakturaer. Dokumentstatus for dette e-dokument angives til Behandlet, og E-dokumentstatus på undersiden Servicestatus angives til Importeret dokument oprettet. Derefter er dette link synligt i feltet Dokument på dette specifikke E-dokument.

Matche linjer fra modtaget e-dokument med købsordre

Du kan matche dine modtagne elektroniske dokumenter med købsordrelinjer fra to forskellige steder: fra siden E-dokument eller fra siden Købsordre. Den nemmeste måde at finde de allerede sammenkædede købsordrer på er at bruge feltet Sammenkædede købsordrer som en del af e-dokumentaktiviteter. Alle ikke-tilknyttede dokumenter kan findes ved hjælp af feltet Venter på købs-e-fakturaer, hvor du har en liste over e-dokumenter, du skal gennemse. E-dokumentaktiviteter med disse to felter findes i følgende rollecentre: Evaluering af forretningschef, Forretningschef, Bogholder, Lagerchef og Levering og modtagelse.

Drikkepenge

Du kan også matche linjer på to måder. En måde er at gøre det manuelt, som beskrevet i artiklen. Den anden måde er at bruge Hjælp til matchning af e-dokumenter med Copilot. Funktionen Hjælp til matchning af e-dokumenter hjælper dig med at matche modtagne elektroniske fakturaer med eksisterende indkøbsordrelinjer ved hjælp af modellen til store sprogmoduler (LLM). Få mere at vide om brug af Copilot i Knytte e-dokumenter til købsordrelinjer med Copilot.

Bemærkning

Hvis momsprocenten er forskellig mellem det indgående bilag og virksomhedens momsprocent, kan matchende dokumenter ikke bruges i et miljø med flere lande.

Matching af linjer fra købsordrer

Du kan matche linjerne fra listen Købsordrer eller fra en af de åbne købsordrer. Du kan starte denne proces ved at benytte følgende fremgangsmåde:

  1. Vælg feltet Sammenkædede købsordrer i rollecenteret, hvis der er et nummer.

  2. Vælg en af to muligheder for matchning:

    • Hvis du vil matche linjerne fra listen Købsordrer, skal du vælge den købsordrelinje, du vil matche, og vælge handlingen Tilknyt e-dokumentlinjer.
    • Hvis du først vil åbne købsordren, skal du åbne dokumentet og derefter vælge handlingen Tilknyt e-dokumentlinjer.

  3. Da begge muligheder har samme proces, åbnes siden Matchning af købsordre med følgende indhold:

    1. I sidehovedet findes følgende oplysninger, som kan hjælpe dig med at knytte linjerne lettere:

      Feltnavn Beskrivelse
      Leverandørnavn Angiver leverandørens navn på det elektroniske dokument.
      E-dokumentnr. Angiver det linkede elektroniske dokumentnummer.
      E-dokumentdato Angiver bogføringsdatoen for det linkede elektroniske dokument.
      E-dokumentbeløb Angiver det samlede beløb for det linkede e-dokument inklusive moms.

    2. På linjerne kan du finde de linjer, der er importeret fra E-dokumentfilen i venstre side og linjerne fra den eksisterende indkøbsordre i højre side.

    3. Alle linjer på begge sider har varenumre og beskrivelser sammen med Købspris og Linjerabatpct.

    4. På siden Importerede linjer kan du også finde feltet Antal som et samlet antal fra e-faktura, og feltet Matchet antal angiver det antal, der allerede passer til købsordrelinjerne.

    5. På siden Købsordrelinjer kan du også finde Disponibelt antal som det antal, der kan matches med linjen (modtaget, men ikke faktureret antal) og Fakturer antal, med angivelse af det antal, der allerede er matchet med denne linje.

    6. Hvis du vil matche linjer, skal du markere de linjer på begge sider, som du vil matche, og vælge handlingen Match manuelt. De matchede linjer er markeret med grønt.

    7. Det er muligt at matche en til en, men det er også muligt at matche mange til en eller en til mange ved at vælge flere linjer på den ene eller anden side, før du vælger handlingen Match manuelt.

    8. Du kan også vælge handlingen Match automatisk for automatisk at matche alle linjer med samme Type, Nr., Enhedspris, Rabat og Måleenhed.

    9. Hvis du laver en fejl, kan du vælge handlingen Fjern match for at fjerne de matchede linjer på købsordresiden eller vælge handlingen Nulstil matchning for at nulstille alt, hvad der matcher.

    10. Hvis dit e-dokument har mange linjer, kan du vælge handlingen Vis ventende linjer under matchningsprocessen for at fjerne alle e-dokumentlinjerne, hvis de allerede er matchede. Hvis du har brug for at se alle linjerne, kan du altid vælge handlingen Vis alle linjer.

  4. Når du er færdig med matchningen, skal du vælge handlingen Anvend på købsordre.

  5. Når du har anvendt matchningen på købsordren, opdaterer Business Central følgende felter:

    1. Kreditors fakturanr. og Bilagsdato i dokumenthovedet opdateres med værdier fra det elektroniske dokument, du har modtaget og tilknyttet.
    2. Fakturer antal i linjer opdateres med værdierne fra kolonnen Fakturer antal fra siden Matchning af købsordre baseret på de matchninger, du har foretaget.
    3. Du kan nu bogføre dokumentet ved at vælge handlingen Bogfør.
    4. Når du bogfører dokumentet, ændrer feltet Dokument på siden E-dokument værdien for at relatere til den bogførte købsfaktura.
    5. Luk siden.

Vigtigt

Som standard kan du kun matche de linjer, der har det samme samlede beløb i begge dokumenter. Det betyder, at Købspris sammen med den anvendte linjerabatpct. skal være den samme, da du i ét dokument kan have et beløb uden rabat og i et andet med rabat.

Hvis du vil tilføje en vis tolerance og tillade forskellen mellem linjerne i E-faktura og Købsordre, skal du følge trinene:

  1. Vælg ikonet Lyspæreikon, der åbner funktionen Fortæl mig., skriv Købsopsætning, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Du vil tillade tolerance i feltet E-bilagsmatchningsdifferencepct., der angiver den maksimalt tilladte procentdel af omkostningsforskellen, når den indgående E-dokumentlinje matches med købsordrelinjen.
  3. Denne opsætning gælder for alle matchende linjer, men igen under hensyntagen til tolerance for det samlede beløb, som for Købspris sammen med anvendt Linjerabatpct..
  4. Luk siden.

Match af linjer fra e-dokument

Du kan matche linjerne på siden E-dokument. Brug følgende trin for at starte dette:

  1. Vælg ikonet Lyspæreikon, der åbner funktionen Fortæl mig., skriv E-dokumenter, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Vælg det E-Dokument, du vil matche.
  3. Vælg handlingen Match købsordre for at åbne siden Matchning af købsordrer.
  4. Gentag de samme trin, som du brugte, da du begyndte at matche fra købsordrer.

Oversigt over e-dokumentstatusser

Hvis du vil have et bedre overblik over alle e-dokumenter i regnskabet, kan du vælge rollecenteret Bogholder, hvor der findes e-dokumentstatusser. Der kan du finde e-dokumentaktiviteter, der har følgende statusser:

  • Indgående e-dokumenter:
    • Behandlet
      • Igangværende
      • Fejl

Opsætte e-dokumenter
Bruge e-dokument i salgsprocessen
Udvide e-dokumenters funktionalitet
Økonomistyring
Fakturasalg
Registrere køb med købsfakturaer og ordrer
Arbejde med Business Central

Find gratis e-learning-moduler til Business Central her