Del via

Ofte stillede spørgsmål om tilknytning af e-dokumenter med indkøbsordrer vha. Copilot (forhåndsversion)

  • Artikel

[Denne artikel er til dokumentationen til den foreløbige udgivelse. Der kan forekomme ændringer.]

Disse ofte stillede spørgsmål beskriver AI-effekten af Hjælp til matchning af e-dokumenter-funktionen i Business Central.

Vigtigt

Hvad er Hjælp til matchning af e-dokumenter?

Elektroniske dokumenter (e-dokumenter) er basis for moderne forretningstransaktioner. De repræsenterer kritisk papirarbejde som fakturaer og kvitteringer, der flyder i begge retninger gennem levering og modtagelse. Du kan generere og overføre elektroniske fakturaer digitalt i et struktureret format, der letter automatiseret fakturabehandling. Håndtering af indgående digitale fakturaer kan dog være mere indviklet for kreditorteams.

I små og mellemstore virksomheder (SMB'er) spiller kreditorteamet en afgørende rolle i nøjagtig sporing af leverandørforpligtelser. Deres primære ansvar er at registrere indgående fakturaer nøjagtigt. Det kan kræve en indsats at opnå præcision, især når de afstemmer eksterne fakturaer fra leverandører med eksisterende indkøbsordrer. Uoverensstemmelser i koder, beskrivelser og måleenheder giver ofte udfordringer, fordi disse elementer muligvis ikke stemmer overens på tværs af forskellige systemer og virksomheder. Uventede omkostninger, f.eks. transportgebyrer, kan også vises som separate linjeposter, der skal justeres manuelt. Revisorer skal også medtage fakturanumre og datoer i dokumenterne. Det er vigtigt, at forholdet mellem indkøbsordrer og eksterne fakturaer ikke altid er en-til-en. Du modtager muligvis flere eksterne fakturaer for samme købsordre.

Historisk set kunne Business Central generere nye købsfakturaer baseret på modtagne elektroniske fakturaer. Manuel matchning af fakturaer med eksisterende indkøbsordrer var imidlertid en tidskrævende og fejlbehæftet proces.

Hjælp til matchning af e-dokumenter bruger generativ AI til at strømline denne proces ved at automatisere analysen af eksterne elektroniske fakturaer. Funktionen giver revisorer mulighed for at bede Copilot om at matche linjer på indgående elektroniske fakturaer med linjer på købsordrer i Business Central.

Hvilke funktioner findes der i Hjælp til matchning af e-dokumenter?

Copilot yder AI-drevet assistance til at matche modtaget digital faktura med eksisterende indkøbsordrer i Business Central. Copilot matcher linjer baseret på følgende:

  • Lighed mellem beskrivelser
  • Måleenhed
  • Mængder, der kan faktureres
  • Beløb

Copilot identificerer lignende beskrivelser, hvis de har korrekt måleenhed og priser, men det kan også finde match i mere komplekse tilfælde. Den kan f.eks. identificere, om der i en elektronisk faktura er to linjer med en variant af samme vare og kun én linje i købsordren. Business Central matcher disse linjer, så længe beskrivelserne er ens, og priserne er de samme.

Copilot opretter ikke forbindelse til din e-dokumentslutpunktstjeneste for at hente eller sende digitale kuponer. Denne opgave forbliver fuldt ud under din kontrol og er en forudsætning for at bruge Copilots assistance. Dette gælder, uanset om de digitale dokumenter føjes Business Central ved hjælp af en forbindelse til en slutpunktstjeneste eller angives manuelt.

Hvad er den tilsigtede brug af Hjælp til matchning af e-dokumenter?

Målet med funktionen Hjælp til matchning af e-dokumenter er at hjælpe kreditorteamet med at matche eksisterende købsordrer med indgående elektroniske fakturaer. Meget af denne aktivitet drejer sig om strengmatchning. Business Central tilbyder en funktion, der automatiserer noget af denne aktivitet, og LLM'er er blevet identificeret som en mulighed for at supplere denne funktion og yderligere reducere manuel indsats.

Hvordan blev Hjælp til matchning af e-dokumenter evalueret? Hvilke metrikværdier bruges til at måle ydeevnen?

Denne funktion blev testet ved hjælp af kombinationer af følgende oplysninger:

  • Eksterne varebeskrivelser
  • Måleenhed
  • Mængder og beløb
  • Standardvarebeskrivelser
  • Forskellige sprog
  • Andre parametre, der dækker de typiske variationer og datagrænser for hvert felt

Testdata repræsenterer både typisk brug og brug af dårlige aktører. Ydeevnen blev målt sammenlignet med manuel matchning af de samme data i elektroniske fakturaer og købsordrer.

Hvilke begrænsninger findes der i Hjælp til matchning af e-dokumenter? Hvordan kan brugerne minimere virkningen af Hjælp til matchning af e-dokumentbegrænsningerne, når de bruger systemet?

Hjælp til matchning af e-dokumenter fungerer bedst, når eksterne (e-faktura) og interne (Business Central) varebeskrivelser og enheder alle er på samme sprog. Blandede sprog eller blandet sprog i varebeskrivelser resulterer ofte i færre matches og forslag.

Den foreslåede matchning af varer fra e-fakturaer med varer i købsordrer fungerer bedst på engelsk. Selvom du kan bruge denne funktion på alle sprog, som Business Central understøtter, kan du opleve færre varematch på andre sprog. Få mere at vide i afsnittet Hvilke geografiske områder og på hvilke sprog er Hjælp til matchning af e-dokumenter tilgængelig?

I hvilke geografiske områder og på hvilke sprog er Hjælp til matchning af e-dokumenter tilgængelig?

Denne Copilot-funktion er tilgængelig i alle understøttede Business Central-lande/områder i Business Central. Men funktionen bruger Microsoft Azure OpenAI-tjenester, som i øjeblikket kun er tilgængelig for Business Central i nogle geografiske områder. Hvis dit miljø er placeret i et land/område, hvor Azure OpenAI-tjeneste ikke er tilgængelig, skal administratorer tillade, at data flyttes på tværs af geografiske områder. Få mere at vide om Copilot-dataflytning på tværs af geografiske områder.

Denne funktion blev kun valideret og understøttes på engelsk. Selvom det kan bruges på andre sprog, fungerer det muligvis ikke efter hensigten. Sprogkvaliteten kan variere afhængigt af brugerens interaktion eller systemindstillinger, hvilket kan påvirke nøjagtigheden og brugeroplevelsen. Kvaliteten af svarene kan også være lavere, hvis sprogindstillingen for brugeren i Business Central adskiller sig fra det primære sprog for forretningsdataene i Business Central-databasen.

Få mere at vide om geografisk og sproglig tilgængelighed på Copilots internationale tilgængelighed.

Hvilke driftsmæssige faktorer og indstillinger gør det muligt at bruge funktionen på en effektiv og ansvarlig måde?

Copilot supplerer den kortlægningsalgoritme, som Business Central allerede leverer, og kortlægger de linjer, som algoritmen ikke gjorde.

Hvad forventes der af brugere, når de bruger Hjælp til matchning af e-dokumenter?

Når du har knyttet indgående elektroniske fakturaer til købsordrer, skal du knytte linjerne på dokumenterne sammen.

Siden Købsordretilknytning viser alle linjer fra begge dokumenter. Her kan du lave kortlægningen manuelt, hvilket kan være svært, hvis der er mange linjer.

Du kan bruge Hjælp til matchning af e-dokumenter til at kortlægge linjer ud fra følgende kriterier:

  • Lighed i deres beskrivelser
  • Måleenhed
  • Mængder, der kan faktureres
  • Beløb

Copilots matches kan være forkerte eller ufuldstændige. Du bør altid gennemgå deres nøjagtighed, før du vælger at beholde dem. Copilots matches og forslag gemmes i Business Central, når du vælger Behold det, og afslut Copilot. Du kan også redigere og rette eventuelle matches eller forslag, før du vælger at beholde dem.

Hvad forventes der af administratorer og brugere, når du hjælper med at betjene Hjælp til matchning af e-dokumenter?

Brugere, såsom revisorer, kasserere eller andre, der modtager e-fakturaer, bør altid gennemgå nøjagtigheden af matches og forslag fra Copilot, før de vælger at beholde dem. Det anbefales, at du gennemser købsordrelinjerne for at kontrollere deres nøjagtighed og finde eventuelle uoverensstemmelser. Du bestemmer, om du vil bruge Hjælp til matchning af e-dokumenter. Selv når funktionen Hjælp til matchning af e-dokumenter er aktiveret af administratorer og tilgængelig, kan du vælge at bruge den altid, nogle gange eller aldrig.

Administratorer træffer den overordnede beslutning om, hvorvidt Copilot-funktionerne skal bruges i Business Central. Hvis de aktiverer Copilot, skal administratorer sørge for at give adgang til de relevante brugere.

[BEMÆRK!]

  • Vi understøtter ikke denne funktion for Business Central i det lokale miljø eller private cloudmiljø.
  • Partnere kan ikke udvide denne funktion. Partnerudviklere kan ikke ændre, erstatte eller udvide funktionen.

Er Copilot den eneste måde at matche e-dokumenter med indkøbsordrer på?

Nej, om du bruger Copilot er op til dig. Business Central tilbyder ikke-AI-drevne måder at matche varer fra modtaget elektronisk faktura med varer på indkøbsordrer i Business Central. Organisationer kan også bruge begge metoder på samme tid.

Hvordan giver jeg feedback om AI-genereret indhold?

Hver gang Copilot giver matches eller forslag, kan du give feedback til Microsoft direkte fra Copilot-vinduet ved hjælp af kontrolelementerne Synes godt om og Synes ikke godt om. Dit feedback forbliver anonymt, og vi bruger disse data til at evaluere og forbedre kvaliteten af tjenesten.

Oversigt over e-dokumenter
Knytte e-dokumenter til indkøbsordrelinjer med Copilot
Copilot-dataflytning på tværs af geografiske områder

Find gratis e-learning-moduler til Business Central her