Popis správy záznamů

  • 4 min

Organizace všech typů vyžadují řešení správy ke správě regulačních, právních a obchodních záznamů důležitých pro podniková data. Správa záznamů Microsoft Purview pomáhá organizaci starat se o své právní povinnosti. Pomáhá také předvést dodržování předpisů a zvyšuje efektivitu s pravidelnou dispozicí položek, které už nejsou nutné uchovávat, už nejsou hodnotné nebo už nejsou požadovány pro obchodní účely. Správa záznamů Microsoft Purview obsahuje mnoho funkcí, včetně:

  • Označení obsahu jako záznamu
  • Vytvoření zásad uchovávání a odstranění v popisku záznamu
  • Aktivace uchovávání na základě událostí
  • Kontrola a ověřování dispozice
  • Doklad o odstranění záznamů.
  • Export informací o uvolněných položkách

Když se obsah označí jako záznam pomocí popisku uchovávání informací, stane se toto:

  • Existují omezení, která zablokují určité aktivity.
  • Aktivity se protokolují.
  • Důkaz o dispozici se uchovává na konci doby uchovávání.

Aby bylo možné označit položky jako záznamy, správce nastaví popisky uchovávání informací.

Správce může při konfiguraci zásad zvolit položky, které se mají označit jako záznamy.

Položky, jako jsou dokumenty a e-maily, se pak dají označit jako záznamy na základě těchto popisků uchovávání informací. Položky můžou být označené jako záznamy, ale dají se také zobrazit jako regulační záznamy. Regulační záznamy poskytují další kontroly a omezení, jako jsou:

  • Pokud je položka označená jako regulační záznam, není možné ho odebrat.
  • Doba uchovávání se po použití popisku nedá zkrátit.

Další informace o porovnávání omezení mezi záznamy a regulačními záznamy najdete v části "Porovnání omezení pro akce povolené nebo blokované" v článku "Informace o správě záznamů", který je propojený v lekci souhrnu a zdrojů tohoto modulu.

Nejdůležitější rozdíl spočívá v tom, že pokud byl obsah označený jako regulační záznam, nikdo, ani globální správce, nemůže popisek odebrat. Označení položky jako regulačního záznamu může mít nevratné důsledky a mělo by se použít pouze v případě potřeby. V důsledku toho tato možnost není ve výchozím nastavení dostupná a musí ji povolit správce pomocí PowerShellu.

Běžné případy použití pro Správa záznamů Microsoft Purview

Existují různé způsoby použití Správa záznamů Microsoft Purview v celé organizaci, včetně:

  • Povolení ručního použití akcí uchovávání a odstranění dokumentů a e-mailů správcům a uživatelům
  • Automatické použití akcí uchovávání a odstranění u dokumentů a e-mailů
  • Povolení, aby správci webu nastavili výchozí akce uchovávání a odstraňování veškerého obsahu v sharepointové knihovně, složce nebo sadě dokumentů.
  • Povolení automatického použití akcí uchovávání a odstraňování u e-mailů pomocí pravidel Outlooku

Aby se zajistilo správné použití Správa záznamů Microsoft Purview v celé organizaci, můžou správci spolupracovat s tvůrci obsahu a dát dohromady školicí materiály. Dokumentace by měla vysvětlit, jak použít popisky na využití jednotek a zajistit konzistentní porozumění.