Popis správy životního cyklu dat

  • 6 min

Správa životního cyklu dat Microsoft Purview poskytuje nástroje a možnosti pro zachování obsahu, který potřebujete zachovat, a odstranění obsahu, který nemáte. Uchovávání a odstraňování e-mailů, dokumentů a zpráv se často vyžaduje kvůli dodržování předpisů a zákonným požadavkům. Odstranění obsahu, který už ale nemá obchodní hodnotu, také snižuje prostor pro útoky.

Zásady uchovávání informací a popisky uchovávání informací

Zásady uchovávání informací a popisky uchovávání informací jsou důležitými nástroji pro správu životního cyklu dat. Pomáhají organizacím spravovat a řídit informace tím, že zajistí, aby se obsah uchovával jenom po určitou dobu a trvale se odstranil. Použití popisků uchovávání informací a přiřazování zásad uchovávání informací pomáhá organizacím:

  • Vydržte proaktivně oborové předpisy a interní zásady , které vyžadují, aby se obsah uchovával po minimální dobu.
  • Snižte riziko v případě, že dojde k soudnímu sporu nebo porušení zabezpečení tím, že trvale odstraníte starý obsah, který už organizace nevyžaduje k zachování.
  • Zajistěte, aby uživatelé pracovali jenom s obsahem, který je aktuální a relevantní pro ně. Obsah, který už není relevantní, by se měl odstranit.

Správa obsahu obvykle vyžaduje dvě akce: zachování obsahu a odstranění obsahu.

  • Zachování obsahu brání trvalému odstranění a zajišťuje, aby obsah zůstal dostupný pro eDiscovery.
  • Odstranění obsahu trvale odstraní obsah z vaší organizace.

Pomocí těchto dvou akcí uchovávání můžete nakonfigurovat nastavení uchovávání pro následující výsledky:

  • Zachovat pouze: Uchovávejte obsah navždy nebo po určitou dobu.
  • Pouze odstranění: Trvale odstranit obsah po zadaném časovém období.
  • Zachovat a pak odstranit: Zachovat obsah po určitou dobu a pak ho trvale odstranit.

Pokud má obsah přiřazené nastavení uchovávání informací, zůstane tento obsah v původním umístění. Lidé můžou dál pracovat se svými dokumenty nebo poštou, jako by se nic nezměnilo. Pokud ale upraví nebo odstraní obsah obsažený v zásadách uchovávání informací, kopie obsahu se automaticky uchovává v zabezpečeném umístění. Pro většinu lidí nejsou viditelná zabezpečená umístění a obsah. Ve většině případů nemusí uživatelé ani vědět, že jejich obsah podléhá nastavení uchovávání informací.

Nastavení uchovávání informací funguje s následujícími různými úlohami:

  • SharePoint
  • OneDrive
  • Microsoft Teams
  • Viva Engage
  • Exchange

Pokud chcete přiřadit nastavení uchovávání obsahu, použijte zásady uchovávání informací a popisky uchovávání informací se zásadami popisků. Můžete použít jenom jednu z těchto metod nebo je zkombinovat.

Při použití zásad uchovávání informací a popisků uchovávání informací k přiřazení nastavení uchovávání obsahu existuje několik bodů, které je potřeba o každém z nich pochopit. Níže je uvedeno jen několik klíčových bodů. Další informace najdete v článku "Informace o zásadách uchovávání informací a popiscích uchovávání informací" v lekci Souhrn a prostředky tohoto modulu.

Zásady uchovávání informací

  • Zásady uchovávání informací se používají k přiřazení stejného nastavení uchovávání obsahu na úrovni webu nebo na úrovni poštovní schránky.
  • Jednu zásadu je možné použít na více umístění nebo pro konkrétní umístění nebo uživatele.
  • Položky dědí nastavení uchovávání informací ze svého kontejneru určeného v zásadách uchovávání informací. Pokud je zásada nakonfigurovaná tak, aby uchovávala obsah a položka se pak přesune mimo tento kontejner, kopie položky se uchovává v zabezpečeném umístění úlohy. Nastavení uchovávání informací ale s obsahem v jeho novém umístění necestuje.

Popisky uchovávání informací

  • Popisky uchovávání informací se používají k přiřazení nastavení uchovávání informací na úrovni položky, jako je složka, dokument nebo e-mail.
  • E-mail nebo dokument může mít přiřazený jenom jeden popisek uchovávání informací najednou.
  • Nastavení uchovávání informací z popisků uchovávání informací se přesune s obsahem, pokud se přesune do jiného umístění v rámci vašeho tenanta Microsoftu 365, ale neuchovávejte, pokud se obsah přesune mimo vašeho tenanta Microsoftu 365.
  • Správci můžou uživatelům v organizaci povolit ruční použití popisku uchovávání informací.
  • Popisek uchovávání informací se dá použít automaticky, pokud odpovídá definovaným podmínkám.
  • Pro sharepointové dokumenty je možné použít výchozí popisek.
  • Popisky uchovávání informací podporují kontrolu rozložení pro kontrolu obsahu před trvalým odstraněním.

Zvažte následující scénáře. Pokud by se všechny dokumenty na sharepointovém webu měly uchovávat po dobu pěti let, je efektivnější to udělat se zásadami uchovávání informací, než použít stejný popisek uchovávání informací pro všechny dokumenty na tomto webu.

Pokud by se ale některé dokumenty na tomto webu měly uchovávat po dobu pěti let a dalších po dobu 10 let, musíte na sharepointový web použít zásadu s dobou uchovávání po dobu pěti let. Pak byste použili popisek uchovávání u jednotlivých položek s nastavením uchovávání 10 let.

Popisky a zásady uchovávání informací, které je používají

Když publikujete popisky uchovávání informací, budou zahrnuté v zásadách popisku uchovávání informací, které je zpřístupní správcům a uživatelům, kteří se mají na obsah vztahovat.