Nachverfolgen von Teamprojekten in Microsoft Excel und Microsoft Project

Článek
09/03/2008

Aktualisiert: November 2007

Sie können mit Microsoft Excel und Microsoft Project Projekte verwalten und nachverfolgen. Der Projektplan ist direkt mit den Aufgaben verbunden, die von den Teammitgliedern bearbeitet werden, und ermöglicht folgende Vorgänge:

Direktes Veröffentlichen von Aufgaben in Team Foundation Server aus Microsoft Excel und Microsoft Project
Dynamisches Abrufen von Statusaktualisierungen für Aufgaben im Projektplan

Die Arbeitsaufgaben, aus denen das Projekt besteht, werden in Team Foundation Server mit Informationen über ihren Status und Beziehungen zwischen anderen Arbeitsaufgaben und Quellcodedateien gespeichert. Die Integration von Team Foundation in Microsoft Excel und Microsoft Project ermöglicht Ihnen das Verwalten von Arbeitsaufgaben mit allen Möglichkeiten, die diese Tools bieten, ohne dass die Verbindung mit den Daten in Team Foundation Server verloren geht. Mit Microsoft Excel können Sie Anforderungen und Szenarien sortieren, filtern und verwalten. Mit Microsoft Project können Sie Aufgaben erstellen und planen. Sie können auch in Team Explorer den Fortschritt aller Arbeitsaufgaben nachverfolgen und in Berichten dokumentieren.

Nachverfolgen von Projekten in Microsoft Project

Als Projektmanager können Sie Projekte in Microsoft Project und Team Foundation Server nachverfolgen:

Richten Sie einen Projektplan ein.
Erstellen Sie einen Satz von Aufgaben und einen Zeitplan für sie, und veröffentlichen Sie sie in Team Foundation Server.
In Team Explorer empfangen Teammitglieder ihre Aufgaben und berichten über ihren Fortschritt.
Verfolgen Sie den Fortschritt des Projekts in Microsoft Project nach.

Einrichten eines Projektplans

Um einen mit Team Foundation verbundenen Projektplan einzurichten, führen Sie folgende Schritte aus:

Verbinden Sie den Projektplan mit Team Foundation. Weitere Informationen finden Sie unter Gewusst wie: Herstellen einer Verbindung mit Team Foundation Server.
Ordnen Sie Microsoft Project Arbeitsaufgabenfelder zu. Weitere Informationen finden Sie unter Gewusst wie: Ändern der Zuordnung von Feldern zu Microsoft Project.

Sie können auch in Microsoft Project Ansichten einrichten, um eine visuelle Darstellung der Projektdaten bereitzustellen, mit der die Nachverfolgung des Projekts erleichtert wird. Sie können z. B. über Ansichten verfügen, in denen der Prozess überwacht oder die Auslastung der Teamressourcen angezeigt wird. Außer den in Microsoft Project bereits verfügbaren Ansichten bietet Team Foundation zwei zusätzliche Ansichten zum Nachverfolgen der Teamprojekte. Weitere Informationen über diese Ansichten finden Sie unter Ansichten von Arbeitsaufgaben in Microsoft Project. Informationen über das Erstellen einer eigenen Ansicht finden Sie unter Gewusst wie: Erstellen einer Ansicht in Microsoft Project.

Importieren eines vorhandenen Projektplans in Team Foundation

Sie können einen neuen Projektplan erstellen oder einen vorhandenen Projektplan verwenden und in Team Foundation Server veröffentlichen, sodass das Team seine Arbeitsaufgaben anzeigen und aktualisieren kann.

So importieren Sie einen Projektplan in Team Foundation

Wenn Sie einen neuen Projektplan erstellen, richten Sie die Aufgaben, die jeweilige Dauer, Ressourcenzuweisungen, Abhängigkeiten und weitere Details so ein, wie Sie diese Schritte normalerweise in Microsoft Project ausführen.
Verbinden Sie den Projektplan mit Team Foundation Server. Weitere Informationen finden Sie unter Gewusst wie: Herstellen einer Verbindung mit Team Foundation aus Microsoft Excel oder Microsoft Project.
Legen Sie in der Spalte Arbeitsaufgabentyp den Arbeitsaufgabentyp für jede Arbeitsaufgabe fest, die in Team Foundation Server veröffentlicht werden soll.
Wählen Sie für Zusammenfassungsaufgaben, die nicht in Team Foundation Server veröffentlicht werden sollen, in der Spalte Synchronisieren die Option Nicht veröffentlichen aus.

Wenn Aufgaben mehreren Ressourcen zugewiesen sind, teilen Sie sie in einzelne Aufgaben auf, die einer einzigen Ressource zugewiesen werden können (Team Foundation Server unterstützt gegenwärtig nicht das Zuweisen einer Arbeitsaufgabe zu mehreren Ressourcen). Sie können die einzelnen Aufgaben ggf. in einer Zusammenfassungsaufgabe gruppieren, um die Vorteile der automatischen Berechnung zu nutzen.

Hinweis:
Wenn Sie Aufgaben Ressourcen zuweisen, sollten Sie diese Ressourcen mit ihren Anzeigenamen in Active Directory-Domänendienste (AD DS) angeben. Falls Sie Ressourcen durch Aliase oder andere verkürzte Namensformen zuweisen, besteht das Risiko von Inkonsistenzen mit den Ressourcenangaben in Team Foundation Server.

Um mehrere Aufgaben zu Gruppen zusammenzufassen, erstellen Sie in Team Foundation Server eine Reihe von Bereichen, und gruppieren Sie anschließend die Aufgaben, indem Sie die Spalte Bereich festlegen. Weitere Informationen über das Erstellen von Bereichen in Team Foundation Server finden Sie unter Gewusst wie: Ändern der Teamprojektbereiche.

Klicken Sie auf der Symbolleiste Arbeitsaufgabe auf Veröffentlichen, um den Projektplan in Team Foundation Server zu veröffentlichen.

Hinweis:
Wenn Sie in Team Foundation Server Daten für die Teammitglieder veröffentlichen, veröffentlichen Sie Bestandteile von Aufgabeninformationen. Die Bestandteile der Aufgabeninformationen entsprechen der Datenzuordnung zwischen Microsoft Project und Team Foundation Server. Sie veröffentlichen nicht den gesamten Projektplan oder alle Ressourcenfelder in Team Foundation Server.

Einschränkungen der Projektunterstützung

Beachten Sie beim Arbeiten mit Microsoft Project und Team Foundation Server, dass nicht alle Informationen des Projektplans in den Arbeitsaufgaben gespeichert werden. Behalten Sie darum den Projektplan bei, um die Informationen nicht zu verlieren, die in Team Foundation Server nicht gespeichert werden. Die folgenden Informationen sind nicht in Arbeitsaufgaben enthalten oder werden nur in begrenztem Umfang unterstützt:

Abhängigkeiten In Team Foundation Server werden keine Vorgänger- oder Nachfolgerinformationen für Arbeitsaufgaben gespeichert, die aus Microsoft Project veröffentlicht werden. Sie können Verknüpfungen zwischen Arbeitsaufgaben erstellen, jedoch handelt es sich nur um einfache Verknüpfungen. Beispielsweise kann mithilfe einer Arbeitsaufgabenverknüpfung nicht sichergestellt werden, dass eine Arbeitsaufgabe vor einer anderen Arbeitsaufgabe abgeschlossen wird.
Notizen in Microsoft Project. Notizen aus Microsoft Project werden nicht in Team Foundation Server veröffentlicht. Mithilfe von Microsoft Excel können Sie Notizen an Teammitglieder senden, ohne Team Foundation Server zu verwenden.

Hauptprojekte

Wenn Sie in Microsoft Project ein Hauptprojekt erstellen, müssen alle untergeordneten Projekte mit demselben Teamprojekt verbunden sein und über eindeutige Arbeitsaufgaben verfügen. Wenn die untergeordneten Projekte mit unterschiedlichen Teamprojekten verbunden sind oder über gemeinsame Arbeitsaufgaben verfügen, werden Fehler ausgegeben.

Außerdem müssen Sie bei der Bearbeitung der Arbeitsaufgaben eines Hauptprojekts die Arbeitsaufgaben im untergeordneten Projekt bearbeiten. Wenn Sie im Hauptprojekt arbeiten, sollten Sie mit Arbeitsaufgaben nur in einem virtuellen schreibgeschützten Modus arbeiten.

Nachverfolgen des Fortschritts eines Teamprojekts in Microsoft Project

Dieser Abschnitt umfasst folgende Themen:

Aktualisieren des Projektplans mit neuen Arbeitsaufgaben
Einrichten von übergeordneten Aufgaben
Nachverfolgen des Fortschritts von Arbeitsaufgaben

Aktualisieren des Projektplans mit neuen Arbeitsaufgaben

Sobald Sie Arbeitsaufgaben aus dem Projektplan in Team Foundation veröffentlicht haben, können Teammitglieder neue Arbeitsaufgaben erstellen. Sie können in Team Foundation eine Abfrage einrichten, mit der die neuen Arbeitsaufgaben zurückgegeben werden. Wenn Sie dann den Projektplan öffnen, können Sie die neuen Arbeitsaufgaben mit der erstellten Abfrage abrufen.

Sie können Arbeitsaufgaben auch auf andere Weise nachverfolgen, wenn Sie den Team Foundation Server-Administrator um Folgendes bitten:

Einrichten einer Regel, mit der Ihnen neue Arbeitsaufgaben automatisch zugewiesen werden
Einrichten von E-Mail-Benachrichtigungen

Sie erhalten dann für neue Arbeitsaufgaben eine E-Mail-Nachricht und können entscheiden, ob der Projektplan aktualisiert werden soll, indem Sie die neuen Arbeitsaufgaben einfügen, um die entsprechende Ressourcenzuweisung durchzuführen. Weitere Informationen über das Aktualisieren von Arbeitsaufgaben finden Sie unter Gewusst wie: Veröffentlichen oder Aktualisieren von Arbeitsaufgaben in Microsoft Excel oder Microsoft Project.

Einrichten von übergeordneten Aufgaben

Sie können in Microsoft Project eine übergeordnete Aufgabe erstellen, damit Sie Detailaufgaben nachverfolgen können und der Projektplan dennoch verwaltbar bleibt.

So richten Sie eine übergeordnete Aufgabe ein, um detailliertere Arbeitsaufgaben nachzuverfolgen

Richten Sie in Microsoft Project eine übergeordnete Aufgabe (keine Zusammenfassungsaufgabe) ein, und veröffentlichen Sie sie in Team Foundation Server für Ihr Team.
Bitten Sie die Teammitglieder um Folgendes:
- Verwenden von Microsoft Excel, um alle detaillierten Aufgaben nachzuverfolgen, die Bestandteil der übergeordneten Aufgabe sind
- Einrichten einer einfachen Formel in Microsoft Excel, mit der alle verbleibenden Arbeitsstunden und die bereits geleisteten Arbeitsstunden addiert und in der übergeordneten Aufgabe zusammengefasst werden

Nachverfolgen des Fortschritts von Arbeitsaufgaben

Die Teammitglieder verwenden Team Foundation oder Microsoft Excel für folgende Zwecke:

Anzeigen ihrer Arbeitsaufgaben
Aufzeichnen des Status dieser Arbeitsaufgaben
Erfassen der für diese Arbeitsaufgaben aufgewendeten Zeit

Um den Fortschritt der Arbeitsaufgaben im Projektplan anzuzeigen, aktualisieren Sie den Projektplan. Weil der Projektplan direkt mit der Arbeitsaufgabendatenbank verbunden ist, benötigen Sie weniger Zeit für die manuelle Eingabe von Statusdaten in den Projektplan. Weitere Informationen finden Sie unter Gewusst wie: Veröffentlichen oder Aktualisieren von Arbeitsaufgaben in Microsoft Excel oder Microsoft Project.

Wenn Sie die Änderungen, die während der Fortführung des Projekts am Plan vorgenommen wurden, nachverfolgen möchten, können Sie eine Baseline aufzeichnen, bevor Sie die Aktualisierung ausführen. Anschließend können Sie die Basislinie mit der Basislinie nach der Aktualisierung vergleichen, um die Änderungen zu erkennen. Um weitere Informationen zu erhalten, suchen Sie in der Microsoft Project-Hilfe nach "Speichern eines Baselineplans".

Um nachzuverfolgen, welche Arbeitsaufgaben später oder früher als im Zeitplan ausgeführt werden, blenden Sie die Statusanzeige ein, bevor Sie den Projektplan aktualisieren, um den Fortschritt des Teams darzustellen. Um Informationen über das Einblenden der Statusanzeige zu erhalten, suchen Sie in der Microsoft Project-Hilfe nach "Anzeigen von Fortschrittslinien".

Siehe auch

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