Uvolnění úložného prostoru v aplikaci Microsoft Dynamics 365
Publikováno: únor 2017
Platí pro: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM 2016, Dynamics CRM Online
Poznámka
Informace uvedené zde platí pro verze Dynamics 365 před Dynamics 365 (online) verze 9.0. Nejnovější dokumentaci naleznete v části Uvolnění místa v úložišti.
Toto jsou způsoby, jak snížit využitou velikost úložiště odebráním nebo odstraněním různých typů informací z aplikace Microsoft Dynamics 365. Pomocí těchto metod můžete řídit celkové využití úložného prostoru v aplikaci Microsoft Dynamics 365. Podle potřeby můžete odstranit určité kategorie dat nebo můžete nastavit úlohy hromadného odstranění, které budou opakovaně spouštěny v nastavených intervalech.
Upozornění
Mezi návrhy v tomto tématu patří odstranění poznámek, příloh, historie importu a jiných dat. Před odstraněním dat se ujistěte, že data již nepotřebujete, protože odstraněná data nelze obnovit. Není k dispozici žádná akce „zpět“ pro obnovení dat po jejich odstranění. To znamená, že může být vhodnější zvětšit úložný prostor, který máte v rámci aplikace Předplatné Microsoft Dynamics 365 k dispozici namísto snížení využitého úložného prostoru.
Poznámka
S výjimkou metod 3 a 5 všechny tyto metody vyžadují, abyste měli roli zabezpečení správce aplikace Microsoft Dynamics 365, jako například Správce systému. To vám dává oprávnění k hromadnému odstraňování záznamů a k odstraňování systémových úloh.
V tomto tématu
Metoda 1: Odstranění instancí hromadných e-mailů a pracovních postupů pomocí úlohy hromadného odstranění
Metoda 2: Vyhodnocení a odstranění pozastavených pracovních postupů
Metoda 3: Odebrání příloh e-mailů pomocí funkce Rozšířené hledání
Metoda 4: Odebrání e-mailových zpráv s přílohami pomocí úlohy hromadného odstranění
Metoda 5: Odebrání poznámek s přílohami pomocí funkce Rozšířené hledání
Metoda 6: Odebrání poznámek s přílohami pomocí úlohy hromadného odstranění
Metoda 7: Odebrání úloh hromadného vyhledávání duplicit a přidružených kopií duplicitních záznamů
Metoda 8: Odstranění instancí hromadného importu pomocí úlohy hromadného odstranění
Metoda 9: Odstranění instancí úloh hromadného odstranění pomocí úlohy hromadného odstranění
Metoda 10: Odstranění protokolů auditu
Metoda 1: Odstranění instancí hromadných e-mailů a pracovních postupů pomocí úlohy hromadného odstranění
Upozornění
Při odstranění těchto dat nebudete schopni zjistit, zda byl e-mail odeslán prostřednictvím hromadného e-mailu nebo zda bylo vůči záznamu spuštěno pravidlo pracovního postupu. Odeslané e-maily a akce provedené vůči záznamu pomocí pracovního postupu zůstanou zachovány.
Přejděte do nabídky Nastavení > Správa dat. (Jak se tam dostanu?)
Zvolte Hromadné odstranění záznamů. V řádku nabídek zvolte položku Nový. Tím spustíte Průvodce hromadným odstraněním.
Zvolte Další.
V seznamu Hledat vyberte položku Systémové úlohy.
Do oblasti kritérií hledání přidejte kritéria podobná následujícím:
Typ systémové úlohy – Se rovná – Hromadný E-mail; Pracovní postup;
Důvod stavu – Se rovná – Úspěch
Dokončeno – Starší než X měsíců – 1
Seskupte tyto tři řádky kritérií:
Klepněte na šipku vedle jednotlivých řádků kritérií a poté klepněte na položku Vybrat řádek.
Jakmile jsou vybrány všechny tři řádky, klepněte na položku Skupina A.
Zvolte Další.
Do textového pole Název zadejte název úlohy hromadného odstranění.
Vyberte datum a čas, kdy má být úloha zahájena (pokud možno v době, kdy uživatelé nepracují s aplikací Microsoft Dynamics 365).
Vyberte zaškrtávací políčko Spustit tuto úlohu každých a pak v seznamu Dny zvolte frekvenci, s jakou se má úloha spouštět.
Pokud chcete odeslat e-mailové oznámení, zaškrtněte políčko Po dokončení úlohy mi odeslat e-mail (e-mail@doména.com).
Klepněte na tlačítko Další, zkontrolujte úlohu hromadného odstranění a poté klepnutím na položku Odeslat vytvořte opakovanou úlohu.
Metoda 2: Vyhodnocení a odstranění pozastavených pracovních postupů
Někdy dojde k pozastavení pracovních postupů, protože existuje podmínka, která nebude nikdy splněna nebo nějaký jiný důvod, který nedovolí pokračování pracovního postupu.
Upozornění
Některé pracovní postupy budou pozastaveny, protože čekají na podmínku, která dosud nebyla splněna, ale předpokládá se. Pracovní postup může například čekat na dokončení úkolu.
Vyberte položku Rozšířené hledání.
V seznamu Hledat vyberte položku Systémové úlohy.
Do oblasti kritérií hledání přidejte kritéria podobná následujícím:
Typ systémové úlohy – Se rovná – Pracovní postup
Důvod stavu – Se rovná – Čekání
Seskupte dva řádky kritérií:
Klepněte na šipku vedle jednotlivých řádků kritérií a poté klepněte na položku Vybrat řádek.
Jakmile jsou vybrány všechny tři řádky, klepněte na položku Skupina A.
Klikněte na tlačítko Najít.
V okně s výsledky můžete jednotlivé položky otevřít a určit, zda lze pracovní postup odstranit.
Metoda 3: Odebrání příloh e-mailů pomocí funkce Rozšířené hledání
Upozornění
Při odstranění těchto dat nebudou přílohy v aplikaci Microsoft Dynamics 365 nadále dostupné. Pokud jste je však uložili do aplikace Microsoft Office Outlook, zůstanou tam.
Vyberte položku Rozšířené hledání.
V seznamu Hledat klepněte na položku E-mailové zprávy.
Do oblasti kritérií hledání přidejte kritéria podobná následujícím:
Přílohy e-mailu (položka)
Velikost souboru (v bajtech) – Je větší než – Do textového pole zadejte hodnotu v bajtech, například 25 000.
Zvolte položku Výsledky.
V seznamu Aktivity uvidíte přehled e-mailových zpráv s přílohami většími než X bajtů. Zkontrolujte e-maily a podle potřeby odstraňte přílohy.
Metoda 4: Odebrání e-mailových zpráv s přílohami pomocí úlohy hromadného odstranění
Upozornění
Při odstranění těchto dat nebudou e-mailové zprávy a k nim připojené přílohy v aplikaci Microsoft Dynamics 365 nadále dostupné. Pokud jste je však uložili do aplikace Microsoft Office Outlook, zůstanou tam.
Přejděte do nabídky Nastavení > Správa dat. (Jak se tam dostanu?)
Zvolte položku Hromadné odstranění záznamů a pak v řádku nabídek zvolte položku Nové. Tím spustíte Průvodce hromadným odstraněním.
Zvolte Další.
V seznamu Hledat klepněte na položku E-mailové zprávy.
Do oblasti kritérií hledání přidejte kritéria podobná následujícím:
Důvod stavu – Se rovná – Dokončeno
Skutečné ukončení – Starší než X měsíců – 1
Přílohy e-mailu (položka)
Velikost souboru (v bajtech) – Je větší než – Do textového pole zadejte hodnotu v bajtech, například 25 000.
Seskupte první dva řádky kritérií:
Klepněte na šipku vedle jednotlivých řádků kritérií a poté klepněte na položku Vybrat řádek.
Jakmile jsou vybrány oba řádky, klepněte na položku Skupina A.
Zvolte Další.
Do textového pole Název zadejte název úlohy hromadného odstranění.
Vyberte datum a čas, kdy má být úloha zahájena (pokud možno v době, kdy uživatelé nepracují s aplikací Microsoft Dynamics 365).
Vyberte zaškrtávací políčko Spustit tuto úlohu každých a pak v seznamu Dny zvolte frekvenci, s jakou se má úloha spouštět.
Pokud chcete odeslat e-mailové oznámení, zaškrtněte políčko Po dokončení úlohy mi odeslat e-mail (e-mail@doména.com).
Klepněte na tlačítko Další, zkontrolujte úlohu hromadného odstranění a poté klepnutím na položku Odeslat vytvořte opakovanou úlohu.
Metoda 5: Odebrání poznámek s přílohami pomocí funkce Rozšířené hledání
Upozornění
Při odstranění těchto dat nebudou poznámky a k nim připojené přílohy v aplikaci Microsoft Dynamics 365 nadále dostupné.
Vyberte položku Rozšířené hledání.
V seznamu Hledat vyberte položku Poznámky.
Do oblasti kritérií hledání přidejte kritéria podobná následujícím:
Velikost souboru (v bajtech) – Je větší než – Do textového pole zadejte hodnotu v bajtech, například 1 048 576.
Zvolte položku Výsledky.
Zobrazí se seznam příloh, které jsou větší než zadaná velikost.
Vyberte zprávy jednu po druhé nebo několik najednou a klepněte na tlačítko Odstranit (X).
Metoda 6: Odebrání poznámek s přílohami pomocí úlohy hromadného odstranění
Upozornění
Při odstranění těchto dat nebudou poznámky a k nim připojené přílohy v aplikaci Microsoft Dynamics 365 nadále dostupné.
Přejděte do nabídky Nastavení > Správa dat. (Jak se tam dostanu?)
Zvolte položku Hromadné odstranění záznamů a pak v řádku nabídek zvolte položku Nové. Tím spustíte Průvodce hromadným odstraněním.
Zvolte Další.
V seznamu Hledat vyberte položku Poznámky.
Do oblasti kritérií hledání přidejte kritéria podobná následujícím:
Velikost souboru (v bajtech) – Je větší než – Do textového pole zadejte hodnotu v bajtech, například 1 048 576.
Vytvořeno – Starší než X měsíců – 1
Seskupte dva řádky kritérií:
Klepněte na šipku vedle jednotlivých řádků kritérií a poté klepněte na položku Vybrat řádek.
Jakmile jsou vybrány všechny tři řádky, klepněte na položku Skupina A.
Zvolte Další.
Do textového pole Název zadejte název úlohy hromadného odstranění.
Vyberte datum a čas, kdy má být úloha zahájena (pokud možno v době, kdy uživatelé nepracují s aplikací Microsoft Dynamics 365).
Vyberte zaškrtávací políčko Spustit tuto úlohu každých a pak v seznamu Dny zvolte frekvenci, s jakou se má úloha spouštět.
Pokud chcete odeslat e-mailové oznámení, zaškrtněte políčko Po dokončení úlohy mi odeslat e-mail (e-mail@doména.com).
Klepněte na tlačítko Další, zkontrolujte úlohu hromadného odstranění a poté klepnutím na položku Odeslat vytvořte opakovanou úlohu.
Metoda 7: Odebrání úloh hromadného vyhledávání duplicit a přidružených kopií duplicitních záznamů
Při každém spuštění úlohy vyhledávání duplicit se do databáze uloží kopie každého duplicitního záznamu jako součást úlohy vyhledávání duplicit. Pokud máte například 100 duplicitních záznamů, při každém (ručním nebo opakovaném) spuštění úlohy vyhledávání duplicit, která tyto duplicity najde, se těchto 100 duplicitních záznamů uloží do databáze v rámci instance této úlohy, dokud nebudou duplicity sloučeny či odstraněny, nebo dokud nebude odstraněna tato úloha vyhledávání duplicit.
Přejděte do nabídky Nastavení > Správa dat. (Jak se tam dostanu?)
Vyberte volbu Úlohy vyhledávání duplicit.
Vyberte instance úloh vyhledávání duplicit, které chcete odstranit, a poté klepněte na tlačítko Odstranit (X).
Plýtvání úložným prostorem zabráníte tak, že zajistíte rychlé vyřešení duplicit, aby tyto duplicity nebyly oznamovány v několika úlohách vyhledávání duplicit.
Metoda 8: Odstranění instancí hromadného importu pomocí úlohy hromadného odstranění
Při každém hromadném importu se k tomuto importu přidruží systémová úloha. V údajích této systémové úlohy je uvedeno, které záznamy byly importovány úspěšně a které záznamy neúspěšně.
Upozornění
Po odstranění těchto úloh hromadného importu nebudete moci zjistit, která data byla importována, ani vrátit import zpět.
Přejděte do nabídky Nastavení > Správa dat. (Jak se tam dostanu?)
Zvolte položku Hromadné odstranění záznamů a pak v řádku nabídek zvolte položku Nové. Tím spustíte Průvodce hromadným odstraněním.
Zvolte Další.
V seznamu Hledat vyberte položku Systémové úlohy.
Do oblasti kritérií hledání přidejte kritéria podobná následujícím:
Typ systémové úlohy – Se rovná – Import
Důvod stavu – Se rovná – Úspěch
Dokončeno – Starší než X měsíců – 1
Seskupte tyto tři řádky kritérií:
Klepněte na šipku vedle jednotlivých řádků kritérií a poté klepněte na položku Vybrat řádek.
Jakmile jsou vybrány všechny tři řádky, klepněte na položku Skupina A.
Zvolte Další.
Do textového pole Název zadejte název úlohy hromadného odstranění.
Vyberte datum a čas, kdy má být úloha zahájena (pokud možno v době, kdy uživatelé nepracují s aplikací Microsoft Dynamics 365).
Vyberte zaškrtávací políčko Spustit tuto úlohu každých a pak v seznamu Dny zvolte frekvenci, s jakou se má úloha spouštět.
Pokud chcete odeslat e-mailové oznámení, zaškrtněte políčko Po dokončení úlohy mi odeslat e-mail (e-mail@doména.com).
Klepněte na tlačítko Další, zkontrolujte úlohu hromadného odstranění a poté klepnutím na položku Odeslat vytvořte opakovanou úlohu.
Metoda 9: Odstranění instancí úloh hromadného odstranění pomocí úlohy hromadného odstranění
Při hromadném odstraňování dat (například při použití metod popsaných v tomto článku) se vytvoří systémová úloha hromadného odstranění, kterou lze odstranit.
Upozornění
Po odstranění těchto úloh přijdete o historii předchozích úloh hromadného odstranění, které jste spustili.
Přejděte do nabídky Nastavení > Správa dat. (Jak se tam dostanu?)
Zvolte položku Hromadné odstranění záznamů a pak v řádku nabídek zvolte položku Nové. Tím spustíte Průvodce hromadným odstraněním.
Zvolte Další.
V seznamu Hledat vyberte položku Systémové úlohy.
Do oblasti kritérií hledání přidejte kritéria podobná následujícím:
Typ systémové úlohy – Se rovná – Hromadné odstranění
Důvod stavu – Se rovná – Úspěch
Dokončeno – Starší než X měsíců – 1
Poznámka
Můžete rovněž odstranit úlohy, které se nezdařily nebo byly zrušeny.
Seskupte tyto tři řádky kritérií:
Klepněte na šipku vedle jednotlivých řádků kritérií a poté klepněte na položku Vybrat řádek.
Jakmile jsou vybrány všechny tři řádky, klepněte na položku Skupina A.
Zvolte Další.
Do textového pole Název zadejte název úlohy hromadného odstranění.
Vyberte datum a čas, kdy má být úloha zahájena (pokud možno v době, kdy uživatelé nepracují s aplikací Microsoft Dynamics 365).
Vyberte zaškrtávací políčko Spustit tuto úlohu každých a pak v seznamu Dny zvolte frekvenci, s jakou se má úloha spouštět.
Pokud chcete odeslat e-mailové oznámení, zaškrtněte políčko Po dokončení úlohy mi odeslat e-mail (e-mail@doména.com).
Klepněte na tlačítko Další, zkontrolujte úlohu hromadného odstranění a poté klepnutím na položku Odeslat vytvořte opakovanou úlohu.
Metoda 10: Odstranění protokolů auditu
Při povoleném auditování vytvoří aplikace Microsoft Dynamics 365 protokoly auditu, do kterých se ukládá historie auditu záznamů. Pokud tyto protokoly auditu již nepotřebujete, můžete jejich odstraněním uvolnit místo.
Upozornění
Při odstranění protokolu auditu nebude možné zobrazit historii auditu za období, které tento protokol auditu pokrývá.
Přejděte do nabídky Nastavení > Auditování. (Jak se tam dostanu?)
V oblasti Audit klepněte na položku Správa protokolu auditu.
Vyberte nejstarší protokol auditu a klepněte na položku Odstranit protokoly.
V potvrzovacím dialogovém okně klikněte na tlačítko OK.
Poznámka
Odstranit lze pouze nejstarší protokol auditu v systému. Chcete-li odstranit více než jeden protokol auditu, je třeba opakovaně odstranit nejstarší dostupný protokol auditu, dokud není odstraněno dostatek protokolů.
Viz také
Správa vašich dat
Šifrování dat
Správa instancí aplikace Microsoft Dynamics 365 (online)
© 2017 Microsoft. Všechna práva vyhrazena. Autorská práva