Sdílet prostřednictvím

Doporučení pro formalizaci rutinních a nerutinních úkolů

  • Článek

Platí pro toto doporučení Power Platform Dobře architektonizovaného kontrolního seznamu provozní dokonalosti:

OE:02 Formalizujte způsob, jakým spouštíte rutinní, podle potřeby a nouzové provozní úkoly, pomocí dokumentace, kontrolních seznamů nebo automatizace. Usilujte o konzistentnost a předvídatelnost týmových procesů a výstupů tím, že přijmete špičkové postupy a přístupy, jako je přístup „posun doleva“.

Tento průvodce popisuje doporučení pro formalizaci rutinních a nerutinních úkolů. Formalizace rutinních a nerutinních úkolů je zásadní pro efektivní a úspěšné postupy řízení úlohy. Přijetí oborem ověřených nástrojů a postupů pomáhá týmům úlohy optimalizovat efektivitu a konzistenci a automatizovat procesy, když je to praktické. Tento postup pomáhá minimalizovat riziko nepřipravenosti, když nastanou problémy, a zajišťuje, že podpora úlohy je efektivní. Tím, že budou členové týmu úlohy důsledně řešit rutinní, improvizované a nouzové úkoly, mohou minimalizovat riziko chyb a posílit společný smysl pro vlastnictví.

Klíčové strategie návrhu

Díky konzistentním procesům je kvalita vaší práce předvídatelná a díky předvídatelné kvalitě práce je podpora úlohy plynulejší. Abyste dosáhli konzistence ve svých procesech, musíte procesy standardizovat a dokumentovat standardní provozní postupy. Standardizace pomáhá týmům úlohy udržovat a neustále zlepšovat úlohu pod celkovou správou organizace. Použijte strategie, jako je automatizace a posun doleva, abyste minimalizovali potenciální oblasti nepředvídatelnosti.

Standardizace procesů má mnoho podob. Zde je několik obecných doporučení:

  • Procesy, které standardizujete, by měly pokrývat všechny aspekty správy úlohy: spolehlivost, zabezpečení, výkon, zkušenosti a provozní procesy. Pracovní vytížení tým by měl mít tolik vlastnictví procesů, kolik potřebuje k udržení a neustálému zlepšování pracovní zátěže pod celkovým řízením organizace.

  • Dokumentace, kterou vytvoříte, zachycuje vaše standardní provozní postupy a určuje, jak se věci dělají, ale dokumentace není nikdy konečná. Postupy by se měly vyvíjet s tím, jak se vyvíjí vaše úloha a váš tým. Pravidelně kontrolujte a zpochybňujte standardy, abyste se ujistili, že jsou právě teď těmi správnými standardy pro váš tým. Vaše dokumentace by měla mít šablonu a řízenou verzi, aby byla zajištěna konzistence formátů dokumentace a aby existoval záznam recenzí a aktualizací.

  • Rozdělte rutinní, improvizované a nouzové úkoly do položek kontrolního seznamu, které jsou snadno srozumitelné, aby týmy úlohy mohly dosáhnout konzistentnosti svých procesů a minimalizovaly se potenciální oblasti nepředvídatelnosti.

Příkladem rutinní úlohy je proces aplikace upgradu na řešení, které je v produkčním prostředí. Když zjistíte, že potřebujete provést upgrade řešení, tým úlohy může vytvořit kontrolní seznam, který bude obsahovat položky jako:

  • Otestovat aktualizaci v testovacím a přípravném prostředí.

  • Vytvořit požadavek na správu změn pro nasazení upgradu v produkčním prostředí.

  • Aktualizovat dokumentaci, jako je wiki nebo znalostní báze, aby odrážela nejnovější informace.

  • Zkontrolujte dobu výpadku, abyste minimalizovali rušení uživatelů.

    Zaměřit každou položku kontrolního seznamu na samostatný úkol, který je jasně definován.

  • Improvizované a nouzové úkoly jsou specifické pro scénář, ale operátoři by měli stále jasně rozumět svým rolím a povinnostem. Potřebují vědět, jak komunikovat s týmem úlohy a s ostatními týmy v organizaci, aby mohli efektivně pracovat na těchto typech úkolů.

    Improvizovaný úkol může například zahrnovat zapnutí nového nastavení prostředí nebo funkce nebo použití komponent kódu pro vývojáře. Nemusí existovat plně realizovaný kontrolní seznam pro testování tohoto typu zdroje. Měly by však existovat obecné kontrolní seznamy pro přidávání nových zdrojů nebo funkcí do vašich prostředí a standardů, které zahrnují testování výkonu, zabezpečení a spolehlivosti v každé fázi.

    Podobně by váš plán reakce na mimořádné události měl jasně definovat role a odpovědnosti a obecné procesy a postupy. V nouzových situacích musíte dodržovat tento plán, abyste zajistili, že je zvládnete efektivně.

    Improvizované a nouzové operace jsou také dobrou příležitostí, jak se naučit, jak zlepšit své standardní operační postupy. Požádejte tým úlohy, aby se zamyslel nad způsoby, jak by operace mohly být plynulejší, a zjistěte, zda by aktualizace stávajících procesů mohla být do budoucna prospěšná.

  • Přijměte oborově ověřené postupy, abyste minimalizovali čas, který váš tým stráví vymýšlením procesů a standardů. Dodržování agilních postupů se Scrumem, organizování vaší práce prostřednictvím Kanban desek a přijetí étosu posunu doleva, to vše jsou příklady postupů, které jsou účinné pro organizace jakékoli velikosti. Mnoho vyspělých organizací používá standardní operační postupy s řízenou verzí, wiki, nové zaměstnanecké příručky a provozní příručky k prosazení konzistence.

    Spolehněte se na zkušenosti svého týmu, abyste se rozhodli, které postupy se hodí k řízení životního cyklu vaší pracovní zátěže. Učte se od ostatních týmů o standardech, které úspěšně implementovaly, abyste pochopili, jak konkrétní postupy zapadají do vaší organizační struktury.

  • Zahrňte organizační požadavky a průřezové funkce do svých standardních operačních postupů. Vaše organizace může mít standardy pro některé procesy, které byste měli přijmout, jako je řízení změn a podpora. Můžete však být také zmocněni vyvíjet své vlastní standardy pro jiné procesy, takže hledejte způsoby, jak začlenit požadované standardy do svých procesů. Procesy, které vlastníte, se pravděpodobně prolínají s procesy jiných týmů, proto se snažte sladit standardy v praktickém rozsahu.

    Zdokumentujte, kde se procesy pracovního týmu a ostatních týmů liší, abyste zajistili, že tým pro pracovní zátěž bude moci lépe spolupracovat s ostatními týmy, když existují průsečíky. Centrální bezpečnostní týmy mohou používat jiné nástroje a postupy než pracovní tým a týmy mohou snáze spolupracovat, pokud si uvědomují tyto rozdíly.

  • K dosažení konzistence použijte automatizaci. Automatizujte úkoly, které se opakují a jsou náchylné k lidské chybě, abyste zbavili zátěže řízení svého týmu. Hledejte příležitosti k automatizaci procesů, jako je generování lístků pro správu IT služeb. Další informace naleznete v Doporučení pro implementaci automatizace.

Kompromis: Kodifikace standardních operačních postupů může nést riziko, že povede ke stagnaci nebo samolibosti. Normy by se měly dodržovat, ale neměly by být pevné nebo statické. Snažte se najít rovnováhu mezi přísným dodržováním a podporou inovací, aby se vaše procesy mohly v průběhu času bezpečně vyvíjet.

Usnadnění díky Power Platform

Přestože neexistují žádné Power Platform produkty, které by přímo usnadňovaly formalizaci procesů a postupů, Microsoft publikuje komplexní návod na toto téma. Použijte tento návod k pochopení osvědčených a doporučených postupů a ke zvážení, jak je aplikovat na svou úlohu.

Power Platform Well-Architected také poskytuje podrobné pokyny k procesům a procedurám, které by měly být kodifikovány, aby bylo zajištěno, že vaše pracovní vytížení a pracovní tým budou probíhat v souladu s průmyslovými standardy:

Další kroky

Kontrolní seznam provozní dokonalosti