Začínáme používat aplikaci Rezervace schůzek

Existuje několik druhů uživatelů, kteří nějakým způsobem interagují s aplikací Rezervace schůzky:

• Poskytovatel schůzek: Jako poskytovatel schůzek používáte aplikaci k nastavení a správě bloků schůzek a zpracování souvisejících rezervací. Delegáti mohou být také přiřazeni k poskytovatelům schůzek, aby dohlíželi na proces rezervace schůzek.
• Žadatel: Jako žadatel používáte aplikaci k rezervaci a správě schůzek u poskytovatelů schůzek.
• Správce nebo manažer: Jako správce nebo manažer používáte aplikaci Rezervace schůzek ke správě bloků schůzek jménem ostatních uživatelů a všech rezervací.

Nastavení a správa slotů schůzek

Jako poskytovatel schůzek můžete nastavit svou dostupnost pro rezervace a spravovat své schůzky.

Pomocí těchto kroků vytvoříte sloty schůzek:

1. Přejděte do aplikace Rezervace schůzky a vyberte Naplánujte si sloty schůzek.

2. Na obrazovce Slot schůzky vyberte datum v kalendáři.

3. Na pravé straně obrazovky vyberte časový úsek, který chcete zpřístupnit žadatelům, vyberte Přidat.

4. Na obrazovce Přidat blok pro schůzku vyberte z rozevírací nabídky následující možnosti:

   • Typ schůzky
   • Schůzka přes

5. Vyberte Odeslat**.

Poznámka:

Pokud vyberete možnost Osobně z rozbalovací nabídky Schůzka přes, musíte také zadat hodnoty pro pole Místo (budova) a Číslo místnosti.

Pomocí těchto kroků odeberete sloty schůzek:

1. Přejděte do aplikace Rezervace schůzky a vyberte Naplánujte si sloty schůzek.
2. Na obrazovce Slot schůzky vyberte datum v kalendáři.
3. Na pravé straně obrazovky vyberte Odebrat.

Rezervovat a spravovat schůzky

Jako žadatel si můžete rezervovat a spravovat své schůzky. Chcete-li rezervovat schůzku, postupujte takto:

1. Přejděte do aplikace Rezervace schůzky a vyberte Rezervovat novou schůzku.

2. Na obrazovce Nová rezervace zadejte následující hodnoty:

   • Requestor
   • Typ schůzky
   • Zprostředkovatel schůzky (volitelné)
   • Schůzka přes (volitelné)

3. Vyberte Zobrazit schůzku a zobrazte všechny dostupné sloty schůzek podle toho, co jste vybrali v předchozím kroku.

4. Vyberte Vybrat pro datum a čas, které chcete zarezervovat:

5. Podívejte se na podrobnosti o schůzce na obrazovce Rezervace.

6. (Volitelné) Můžete také přidat text do pole Komentáře.

7. Vyberte položku Odeslat.

Rezervace schůzky u zprostředkovatele schůzky spustí toky, které zahájí řadu akcí:

• E-mailové upozornění na rezervaci schůzky: automaticky odesílá e-mailové upozornění žadateli i zprostředkovateli schůzky.
• Kontaktovat pozvánky aplikace Outlook: automaticky vytváří pozvánky aplikace Outlook pozvánky na schůzku pro žadatele i zprostředkovatele schůzky.
• Přidat nový kontakt: V tabulce Kontakt se vytvoří nový záznam žadatele, pokud ještě neexistuje.

Jako žadatel nebo zprostředkovatel schůzky můžete zrušit rezervaci schůzky. Chcete-li zrušit schůzku, postupujte takto:

1. Přejděte do aplikace Rezervace schůzky a vyberte Spravovat existující rezervace.
2. Na obrazovce Správa rezervace zadejte žadatele.
3. Vyberte Zobrazit rezervované schůzky.
4. Vyberte rezervaci schůzky, kterou chcete zrušit, a vyberte Spravovat schůzku.
5. Na obrazovce Podrobnosti schůzky vyberte Zrušit schůzku.
6. Na obrazovce Potvrzení je možnost zadat důvod zrušení. Výběrem možnosti Ano, Zrušit potvrďte zrušení. Tím dojde k aktivaci toku Zrušené pozvánky aplikace Outlook, který zruší pozvánky na schůzku v Outlooku a odešle e-mailová upozornění žadateli i poskytovateli schůzky.
7. Na obrazovce Úspěch vyberte Návrat na domovskou stránku.

Chcete-li přeplánovat stávající rezervaci schůzky, postupujte takto:

1. Přejděte do aplikace Rezervace schůzky a vyberte Spravovat existující rezervace.
2. Vyberte Žadatel z rozevíracího seznamu na obrazovce Správa rezervace.
3. Vyberte Zobrazit rezervované schůzky.
4. Vyberte rezervaci schůzky, kterou chcete přeplánovat, a vyberte Spravovat schůzku.
5. Na obrazovce Potvrzení je možnost zadat důvod zrušení. Výběrem možnosti Ano, přeplánovat potvrďte zrušení.
6. Na obrazovce Nová rezervace vyberte nový slot schůzky a vyberte Vybrat.
7. Na obrazovce Rezervace můžete zobrazit podrobnosti o schůzce a přidat další komentáře do pole Komentáře.
8. Vyberte položku Odeslat. Tím se aktivuje tok přeplánované pozvánky Outlooku, který přeplánuje pozvánky na schůzku Outlooku a odešle e-mailová oznámení žadateli i poskytovateli schůzky.
9. Na obrazovce Úspěch vyberte Návrat na domovskou stránku.