Rozdělení toků do menších automatizovaných procesů
Když vytváříte automatizaci, zkuste navrhnout své toky tak, abyste neměli jedinou automatizaci, která pokrývá celý proces. Existuje několik důvodů, proč byste měli vytvořit několik menších toků:
Údržba je jednodušší.
Řešení chyb nemusí být tak sofistikované.
Na automatizaci může pracovat více lidí.
Pokud krok selže, není třeba restartovat automatizaci od začátku.
V níže uvedeném příkladu byla nastavena jedna automatizace pro schvalovací proces, která pokrývá více procesů jednou automatizací.
Diagram znázorňující obchodní proces, kde je vytvořena sestava výdajů. Celý obchodní proces je vytvořen jako jediná dlouhá automatizace s deseti kroky.
Pokud například selže proces vrácení peněz, celá automatizace bude považována za chybovou. Pokud se změní požadavek nebo specifikace pro vyhledávání bankovních údajů zaměstnanců, bude muset být celý proces pozastaven, dokud nebudou k dispozici aktualizace.
Místo toho můžete automatizaci rozdělit na moduly, jak ukazuje následující obrázek.
Druhá automatizace se spustí, když je stav aktualizován na Kontrola dodržování předpisů dokončena. Pokud je schválena, bude výsledek odeslán e-mailem a stav bude nastaven na Schváleno. Pokud je požadavek zamítnut, budou požadovány opravy. Třetí automatizace se spustí, když je stav aktualizován na Schváleno. Systém automaticky vyhledá bankovní údaje zaměstnance a vrátí zaměstnanci hotovost a také archivuje sestavu výdajů.
V tomto příkladu automatizace #2 závisí na předchozí automatizaci, aby nastavila stav výkazu výdajů na "Kontrola shody dokončena." Pokud však dojde k problému s poštovním systémem a automatizace #2 selže, úkoly v automatizaci #1 budou stále dokončeny. Pouze úkoly v automatizaci #2 bude nutné restartovat.