Konfigurace přednastavených schválení
Sada pro obchodní schvalování vám umožňuje předdefinovat pracovní postupy schvalování, takže nemusíte nastavovat každého schvalovatele ručně.
Chcete-li nakonfigurovat přednastavená schválení, musíte nastavit:
- Proces schválení
- Data aplikace
- Fáze
- Podmínka (volitelně)
- Uzel
- Schvalovatel
Definování procesů
Prvním krokem konfigurace přednastavených schválení je nastavení procesů. Procesy jsou tam, kde jsou definovány všechny informace související s konkrétním schvalovacím procesem.
Přejděte na Power Apps.
Vybrat Aplikace, pak vyberte Správa obchodního schvalování.
Poznámka:
Při prvním otevření aplikace vás vyzve k udělení souhlasu s konektorem Office 365.
V levém dolním rohu obrazovky přepněte na Návrhář schválení.
Vyberte Procesy.
Vyberte Nový (návrhář procesů).
Zadejte Název procesu, Kategorie (volitelné) a Popis (volitelný).
Do pole Výchozí schvalovatel začněte psát jméno a vyberte ze seznamu.
Zvolte Uložit.
Definice data aplikace
V typické žádosti o schválení musíte často také odeslat informace o schválení. Například částka, kategorie projektu, oddělení, přizpůsobení, číslo účtu, kód nákladového střediska atd.
Schvalovací sada vám umožňuje používat tyto typy dat z Power Platform, dalších aplikací a systémů. Použijte data získaná prostřednictvím konektorů nebo je zadejte ručně při zadávání požadavku. Chcete-li data použít ve svém schvalovacím procesu, definujte je v části Data aplikace.
Zadejte Název pole
Vyberte Datový typ z následujících možností:
- Text
- Počet
- Logické
- Datum a čas
- Uživatel (E-mail) – Může být použit jako schvalovací uživatel
(Volitelné) Zadejte Výchozí hodnota.
(Volitelné) Zadejte Popis.
Vyberte + Přidat.
Opakujte tyto kroky, dokud nepřidáte všechna požadovaná data aplikace.
Definice fází a uzlů pracovního postupu
V sadě schválení můžete definovat fáze v procesu pracovního postupu. I pro jednoduchý pracovní postup je vyžadována minimálně jedna fáze. Každá fáze pak obsahuje alespoň jeden uzel. Uzel je místo, kde definujete, kdo bude skutečným schvalovatelem. V rámci jedné fáze můžete definovat více uzlů a každý uzel se spouští postupně.
Poté, co je definována první fáze, můžete přidat další fáze s podmínkami, což vám umožní rozdělit se na různé uzly pro sofistikované scénáře.
Definování první fáze pracovního postupu
- Vyberte Pracovní postup>Nová fáze.
- Zadejte Název a Popis.
- Vyberte Uložit a zpět.
Definice prvního uzlu
Jakmile definujete svou první fázi, můžete volitelně přidat první uzel.
Vyberte znaménko +.
Zadejte Název a Popis.
Vyberte Typ schválení.
Typ schválení Popis Schválit / Odmítnout - Každý musí schválit Každá osoba zahrnutá v tomto uzlu musí schválit, aby mohla přejít k dalším krokům. Schválit / Odmítnout - První odpověď Jen jedna osoba zahrnutá v tomto uzlu musí schválit, aby mohla přejít k dalším krokům. Vlastní odpovědi - počkejte na všechny odpovědi Definujte více odpovědí nad rámec schválit/odmítnout. Každá osoba zahrnutá v tomto uzlu musí odpovědět, aby mohla přejít k dalším krokům. Vlastní odpovědi - počkejte na jednu odpověď Definujte více odpovědí nad rámec schválit/odmítnout. Jen jedna osoba zahrnutá v tomto uzlu musí odpovědět, aby mohla přejít k dalším krokům. Vyberte buď Uživatel, nebo Dynamické.
- Uživatel: Můžete vybrat konkrétního uživatele/zaměstnance.
- Dynamické: Informace o uživateli jsou automaticky načteny a nastaveny jako schvalovatel
Vyberte Oznámení.
- Výchozí
- Žádné
Vyberte Pravidlo delegování.
Pravidlo delegování Popis Žádné Na tento pracovní postup se nepoužijí žádná nastavení delegování nastavená schvalovatelem. Vypršení časového limitu Nastavení delegování nastavené schvalovatelem se automaticky použije, pokud přiřazený schvalovatel neodpoví do definovaného počtu dnů. Mimo kancelář Nastavení delegování nastavená schvalovatelem se automaticky použijí, pokud je schvalovatel v době přijetí schválení mimo kancelář Vypršení nebo mimo kancelář Nastavení delegování nastavené schvalovatelem se automaticky použijí, pokud přiřazený schvalovatel neodpoví do definovaného počtu dnů nebo pokud je schvalovatel v době přijetí schválení mimo kancelář. Vyberte Nastavení vypršení.
Skutečné dny: Výpočet časového limitu je skutečný počet dní od spuštění uzlu a nebere v úvahu svátky.
Pracovní dny: Výpočet časového limitu zohledňuje počet uplynulých pracovních dnů na základě nastavení pracovního profilu schvalovatelů a nastavení firemních svátků.
Vyberte Uložit a zpět.
Opakujte kroky, pokud chcete přidat více uzlů ve stejné fázi.
Poznámka:
Nemusíte zadávat pouze jednoho schvalovatele v každém uzlu a můžete přidat více schvalovatelů dohromady v jednom uzlu.
Přidání podmíněné fáze s podmínkou přepínače
Po přidání první fáze pracovního postupu můžete přidat podmíněné schválení definováním podmínek ve fázích. Přepínací podmínka vám umožňuje mít 2–5 různých cest, do kterých proudí v závislosti na vámi nastavené podmínce.
Vyberte Přidat fázi.
Zadejte Název a Popis.
Změňte možnost Podmínka na Přepnout.
Vyberte počet cest.
Vyberte Zdroj.
Data požadavku: Systém automaticky načte data aplikace ze žádosti o schválení, aby je mohl použít jako podmínku
Výsledek předchozího uzlu: Systém automaticky načte výsledek předchozího uzlu (jako je Schválit/odmítnout nebo jakékoli vlastní možnosti, které jste definovali), aby ho mohl použít jako podmínku.
Vyplňte možnosti pro každou cestu.
Vyberte buď Statickou hodnotu nebo Data požadavku.
- Statická hodnota: Podmínku si musíte definovat sami.
- Data požadavku: Systém porovná data požadavku definovaná v kroku 5 s daty požadavku, které definujete zde.
Příklad přepínače
Zde uvedený příklad je scénář, kde se schvalování výdajů rozvětvuje do různých uzlů v závislosti na tom, jaká kategorie náhrad výdajů byla vybrána v původní žádosti.
Jakmile je procesní konfigurátor definován, zobrazí tři cesty pro přidání uzlů. Níže je uvedeno, zda je vybrán dárek, schvalovatelem je Jamie z obecných záležitostí, a pokud je vybráno Vybavení, je prvním schvalovatelem Karen z nákupu, za ním následuje její manažer (ředitel nákupu). Pokud není vybrána žádná možnost, přejde se do další fáze.
Přidání podmíněné fáze s podmínkou If/Else
Po přidání první fáze pracovního postupu můžete přidat podmíněné schválení definováním podmínek ve fázích. Podmínka If/Else vám umožňuje navrhnout konkrétní požadavek (například částka vyšší než 5000 USD, kód společnosti začíná 10.)
Vyberte Přidat fázi.
Zadejte Název a Popis.
Změňte možnost Podmínka na If/Else.
Vyberte Zdroj.
- Data požadavku: Systém automaticky načte data aplikace ze žádosti o schválení, aby je mohl použít jako podmínku
- Výsledek předchozího uzlu: Systém automaticky načte výsledek předchozího uzlu (jako je Schválit/odmítnout nebo jakékoli vlastní možnosti, které jste definovali), aby ho mohl použít jako podmínku.
Vyberte operand.
Poznámka:
Ten bude záviset na tom, jaký typ dat vyberete v kroku 4.
Vyplňte podmínku.
.Vyberte buď Statická hodnota, nebo Data požadavku.
- Statická hodnota: Podmínku si musíte definovat sami.
- Data požadavku: Systém porovná data požadavku definovaná v kroku 4 s daty požadavku, které definujete zde.
Příklad If/Else
Zde uvedený příklad je scénář, kde se schvalování výdajů rozvětvuje do dvou cest v závislosti na výši požadované náhrady výdajů. Podmínkou jsou výdaje vyšší nebo rovné 5000 USD.
Publikování pracovního postupu
Jakmile dokončíte konfiguraci pracovních postupů, musíte pracovní postup publikovat, abyste ho mohli používat. Systém automaticky kontroluje a ověřuje, zda pracovní postup neobsahuje žádné chyby.
- Otevřete proces, který chcete publikovat.
- Vyberte Návrhář procesů>Publikovat.
- Vyberte Ano pro Aktivovat proces při publikování.
- Vyberte Publikovat.
Jakmile vyberete možnost publikovat, uloží se nová verze a systém zahájí proces publikování. Po dokončení systém zobrazí Stav aktivace jako Aktivní.
Nyní jste připraveni přijímat žádosti o schválení.