Přidejte oznámení, aby vaše aplikace spolupracovaly
Aplikace v Microsoft Teams jsou navrženy tak, aby umožňovaly spolupráci mezi lidmi ve vaší organizaci. Když máte aplikaci, která předává informace, například skupina A něco udělá a skupina B to potřebuje zpracovat, platí, že pokud se vše děje v aplikaci, mohou uživatelé postrádat důležité aktualizace a procesy se mohou zastavit.
Používání upozornění na kritické události ve vašich aplikacích v Teams zlepšuje spolupráci, protože proaktivně uživatelům oznámíte, že něco vyžaduje jejich pozornost nebo je třeba něco udělat.
Teams a Power Platform vám poskytuje mnoho možností, jak můžete lidi upozornit.
- E-mailová oznámení
- SMS/textová upozornění
- Zprávy Teams
- Adaptivní karty
- Příspěvky v kanálech
Podívejte se na toto video a zjistěte, jak přidat oznámení, aby vaše aplikace mohly spolupracovat:
Výběr správného typu oznámení
Jak určit, který typ oznámení máte použít? Mnoho lidí standardně používá e-mailová oznámení, ale mnoho lidí si také stěžuje, že dostávají příliš mnoho e-mailů. E-mail je přijatelný typ oznámení, ale měl by být používán střídmě. Zvláště u naléhavých oznámení, protože často se e-maily zobrazují až po nějaké době.
Při stanovení vhodného typu oznámení je třeba si položit několik otázek:
Jedná se o naléhavé oznámení?
Pokud vytváříte aplikaci ke sledování problémů zabezpečení a vyskytne se naléhavý problém, který vyžaduje okamžitou pozornost, mělo by být použito upozornění typu textová SMS, nabízené oznámení nebo zpráva Teams s vysokou prioritou, aby bylo oznámení okamžitě zaznamenáno. Nezneužívejte však tyto typy oznámení pro zprávy, které nejsou naléhavé, jinak můžete vyvolat podráždění uživatelů.
Je oznámení pouze informativní nebo se očekává následná akce? Pokud vytváříte oznámení, co má příjemce s oznámením udělat?
Informační oznámení mají upozornit uživatele, ale mají pouze informovat. Například v šabloně ukázkové aplikace Employee Ideas pro Teams je po vytvoření nového nápadu v kanálu Teams zveřejněna zpráva upozorňující lidi, že byl vytvořen nový nápad.
Akční oznámení umožňuje příjemci provést jednu nebo více následných aktivit. V článku o rozšířené aplikaci Employee Ideas ukážeme, jak změnit oznámení na adaptivní kartu, aby uživatelé mohli otevřít předložený nápad a hlasovat pro něj.
Pokud oznámení vyžaduje, aby uživatel mohl s oznámením něco udělat, například otevřít záznam nebo odpovědět, mělo by být použito akční oznámení — např. interaktivní karta, nebo do oznámení přidat hypertextový odkaz na aplikaci.
Díky Teams je také možné aktivovat konverzace související s oznámením — když zveřejníte zprávu v kanálu Teams, uživatelé na ni mohou v tomto kanálu reagovat, což umožní více lidem diskutovat o oznámení.
Je oznámení směrováno určité osobě nebo skupině?
Existuje konkrétní osoba, které by měla oznámení dostat? Nebo existuje celá skupina lidí, která potřebuje dostat oznámení? U osobních oznámení zvažte odeslání zprávy, e-mailu nebo textové zprávy, aby ostatní uživatelé nedostávali velké množství oznámení, která se jich netýkají. Pokud by zprávu mělo vidět více lidí ve skupině, je lepší volbou příspěvek v kanálu Teams, protože všichni uživatelé ve skupině mohou zprávu vidět a spolupracovat na ní.
Jaká je četnost oznámení?
V šabloně ukázkové aplikace Inspection pro Teams je ve výchozím nastavení po dokončení inspekce odeslána zpráva do kanálu Teams. Pokud však máte kontroly probíhají velmi často, bude v kanálu zveřejněno velké množství zpráv. A když je v kanálu zveřejněno mnoho oznámení, jednotlivá oznámení se dají přehlédnout. Centrum oznámení svého telefonu byste neměli přetěžovat — když dostáváte oznámení jen z několika aplikací, jsou užitečné, ale pokud větší množství aplikací zveřejňuje neustále aktualizace stavů, ztratíte orientaci. V takovém případě to chce přehodnotit systém oznámení a změnit ho tak, aby upozorňoval pouze na naléhavé kontroly nebo problémy.
Jaký je dopad na uživatele?
Vaši kolegové jsou pravděpodobně zaneprázdněni a každé vyrušení může přidat do jejich života stres — zvláště když jsou rušeni velmi často. Oznámení jsou dobrá, pokud zpřístupňují důležité informace. Mohou však mít také negativní dopad, pokud jsou příliš častá nebo zbytečná. Nahodilá oznámení mohou také snížit pocit uživatele, že má vše pod kontrolou — pokud začne přicházet mnoho zpráv, se kterými uživatel nemůže nic dělat. A to může být frustrující zážitek. Zvažte, zda dát uživatelům v aplikaci možnost ovládat oznámení — může to být nastavení pro přepnutí přihlášení odběru oznámení nebo předvolba pro výběr typu oznámení, které chcete dostávat. Příklad najdete v tématu rozšířených bulletinů.
Oznámení: Power Apps nebo Power Automate
Při vytváření oznámení máte dvě možnosti:
- Nechat aplikaci, aby vytvořila oznámení přímo.
- Nebo spustit tok Power Apps, který oznámení odešle.
Rozhodnutí, jaký přístup byste měli použít, závisí na tom, jaký typ oznámení používáte a jak by se mělo oznámení spustit. Některé typy oznámení (např. adaptivní karty) vyžadují Power Automate. Jiné, například odesílání e-mailů, textových zpráv nebo zpráv do kanálu Teams, lze odesílat ze vzorce Power Automate nebo toku Power Automate. I když na tuto otázku neexistuje odpověď „tohle je správně a tohle špatně“, je třeba zvážit několik pravidel:
Oznámení odesílaná přímo z aplikace bez toku budou v kontextu uživatele, který v aplikaci provádí změnu. To znamená, že uživatel bude potřebovat přístup ke službě odesílající zprávu a některé typy zpráv, jako jsou e-maily, mohou pocházet z jejich osobního účtu. Chcete-li odesílat zprávy z účtu služby nebo obecné poštovní schránky určené pro upozornění, může být tok Power Automate vlastněn jiným uživatelským účtem a odesílat zprávu při spuštění datovou podmínkou (jako je vytvářený záznam).
Pokud tok odešle oznámení a je spuštěn přímo aplikací, musí být tok sdílen nebo přiřazen uživateli, který tok spouští. Pokud tok odešle oznámení a je spuštěn datovou podmínkou (jako je vytvoření nebo aktualizace záznamu), tok nemusí být sdílen nebo vlastněn uživatelem, který tok spouští.
Když budete k odesílání oznámení používat Power Automate, můžete svá oznámení aktualizovat, aniž byste museli aplikaci znovu publikovat. Pokud se vaše údaje v oznámení často mění, nebo je potřebují upravit uživatelé, kteří nejsou tvůrci aplikace, může zasílání oznámení pomocí Power Automate segmentovat vaše pracovní zátěže a umožnit ostatním uživatelům pracovat s oznámením, zatímco vy pracujete v aplikaci.
Aplikace Power Apps odesílají oznámení přímo pomocí vzorců definujících logiku oznámení, tok Power Automate používá k nastavení vlastností oznámení rozhraní s větším počtem grafických prvků. Například v aplikaci Power Apps můžete k odeslání e-mailu pomocí konektoru aplikace Outlook použít následující vzorec:
Microsoft365Outlook.SendEmail("mailbox@contoso.com", Summary, Description)
Oproti tomu v Power Automate je akce odeslání e-mailu zobrazena grafickým způsobem, což uživatelům umožňuje vyplnit pole podobným způsobem, jakým odesílají e-maily v aplikaci Outlook.
Přímé odeslání e-mailu z Power Apps je pro zkušené tvůrce rychlejší, ale jsou vyžadovány další podrobnosti, např. přílohy a formátovaný text. Pro méně zkušené tvůrce může být jednodušší odesílat e-maily pomocí toku Power Automate.
Poznámka
Můžete nám sdělit, jaké máte jazykové preference pro dokumentaci? Zúčastněte se krátkého průzkumu. (upozorňujeme, že tento průzkum je v angličtině)
Průzkum bude trvat asi sedm minut. Nejsou shromažďovány žádné osobní údaje (prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů).