Existují rozhodnutí na základě údajů nebo obchodních pravidel, která se mají dodržovat?
Stanovují data výsledek všech rozhodnutí?
Je na konci této činnosti v procesu přijato rozhodnutí? Existuje způsob, jak může řešení učinit rozhodnutí automaticky na základě dat?
Sděluje se toto rozhodnutí někomu? Jak se sděluje?
Stanovuje toto rozhodnutí, zda bude proveden další krok procesu? Jak se to sděluje?
Máte nějakou logiku "pokud/pak"? Pokud například jídlo stojí 75 $ nebo více, pak musí zaměstnanci přiložit potvrzení o zaplacení, a pokud celková částka překračuje 500 $, pak naše vyúčtování výdajů vyžadují extra úroveň schválení.
Vyžaduje rozhodnutí schválení?
Jsou zapotřebí schválení před začátkem dalšího kroku procesu? Jak jsou tato schválení zachycena? Existuje konkrétní uživatel nebo role, které mohou schválit další krok v procesu? Měla by tato osoba mít přístup k aplikaci nebo může být použita jiná metoda (například e-mail zaslaný uživateli, aby získal souhlas s dalším postupem)?
Jak je další osoba v procesu upozorněna na odpověď, aby mohla přejít na další krok v procesu (nebo ne)? Existuje zvláštní způsob, jak je upozorněna další osoba v procesu?
Existuje způsob, jak má být uživatel upozorněn, když bude pracovní položka eskalována, protože nebyla zpracována v přiděleném časovém rámci?
Tip
Při zvažování těchto různých aspektů vždy hledejte nejoptimálnější metodu, která vám pomůže zkrátit čas na zareagování na schválení.
Jsou požadovány eskalace?
Vyžaduje tento obchodní proces eskalaci?
Měly by být položky automaticky eskalovány za určitých podmínek? Existují časové rámce, ve kterých musí být toto řešení dokončeno? Pokud pracovník, který používá řešení, postrádal schválení, jak dlouho čekáte, než se aktivita přesune na jiného pracovníka? Nebo pošlete další oznámení?
Měli by uživatelé být schopni eskalovat problém?
Pokud je požadována eskalace, jak bude prezentována? Přesunou se pracovní položky po termínu plnění nahoru, aby byly zpracovány? Mění se barva řešení, aby se pracovník dozvěděl, že některé aktivity zaostávají za plánem?
Je třeba generovat upozornění nebo oznámení?
Příklad: Schválení vyúčtování výdajů
Proces vyúčtování výdajů vyžaduje schválení. Všichni prodejci musí mít vyúčtování výdajů schválené Nickem, jejich manažerem. Když zaměstnanec předloží vyúčtování, musí Nickovi zaslat upozornění, aby zkontroloval a schválil vyúčtování výdajů.
Víme, že Nick je zaneprázdněný manažer, takže bychom měli zvážit eskalaci vyúčtování výdajů, která čekají na jeho schválení déle než pět dní. Můžeme zvážit několik metod eskalace:
Můžeme Nickovi poslat další upozornění—spíše než o e-mailu, uvažujeme o odeslání textové zprávy.
Pokud Nick stále neodpověděl, možná pošleme zprávu Nickovu manažerovi—nebo dokonce Abhayovi—ke kontrole a schválení.
Poznámka
Můžete nám sdělit, jaké máte jazykové preference pro dokumentaci? Zúčastněte se krátkého průzkumu. (upozorňujeme, že tento průzkum je v angličtině)
Průzkum bude trvat asi sedm minut. Nejsou shromažďovány žádné osobní údaje (prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů).