Sdílet prostřednictvím

Plánování a konfigurace režimu Cached Exchange v Outlook 2016 pro Windows

  • Článek
  • Platí pro:
    Outlook 2016

Outlook 2016 poskytuje dva základní režimy připojení, když jste připojení k Exchange Server: režim Cached Exchange a režim Online.

Poznámka

Tento článek je určený pro IT profesionály a správce, kteří nasazují a konfigurují Outlook 2016 pro Windows pro uživatele ve svých podnicích. Pokud se jako uživatel pokoušíte nakonfigurovat nastavení Outlooku, přečtěte si článek Zapnutí režimu Cached Exchange.

Porovnání režimu Cached Exchange a Režimu Online

Režim Cached Exchange poskytuje uživatelům bezproblémové online a offline prostředí Outlooku tím, že místně ukládá poštovní schránku uživatele a offline adresář (OAB) do mezipaměti. V režimu Cached Exchange, což je výchozí nastavení pro uživatele, outlook už nezávisí na nepřetržitém síťovém připojení pro přístup k informacím o uživatelích. Když je uživatel připojený, Outlook průběžně aktualizuje poštovní schránky uživatelů, aby byly aktualizované. Pokud se uživatel od sítě odpojí, například přechodem do oblasti bez Wi-Fi přístupu, může pokračovat v přístupu k posledním dostupným e-mailovým datům.

Důležité

Doporučujeme vždy používat režim Cached Exchange s účtem Microsoft 365.

Online režim funguje na základě informací přímo ze serveru, a jak název napovídá, vyžaduje připojení. Data poštovní schránky se ukládají do mezipaměti pouze v paměti a nikdy se nezapisuje na disk.

Režim Cached Exchange je upřednostňovanou konfigurací v Outlook 2016 a je užitečný v následujících situacích:

  • Uživatelé, kteří se často přesouvají do nebo z připojení odcházejí.
  • Uživatelé, kteří často pracují offline nebo bez připojení.
  • Uživatelé, kteří mají k Exchange Server připojení s vysokou latencí (větší než 500 ms).

Online režim je užitečný v následujících situacích:

  • Celoobrazovkové scénáře, kdy má určitý počítač mnoho uživatelů, kteří mají přístup k různým účtům Outlooku, a zpoždění stahování e-mailových zpráv do místní mezipaměti je nepřijatelné.
  • Silně regulovaná dodržování předpisů nebo zabezpečená prostředí, ve kterých je ukládání dat místně rizikové. Kromě toho doporučujeme zvážit použití systému souborů EFS (Encrypting File System) nebo Nástroje BitLocker jako robustního řešení.
  • Velké poštovní schránky na počítačích, které nemají dostatek místa na pevném disku pro místní kopii poštovní schránky.

I když je nakonfigurovaný v režimu Cached Exchange, musí Outlook 2016 kontaktovat přímo server kvůli provedení určitých operací. Tyto operace nebudou fungovat, když Outlook není připojený, a u připojení s vysokou latencí může trvat déle. Mezi tyto operace patří:

  • Práce se sdílenými složkami, které nebyly zpřístupněny offline.
  • Načítání informací o volném čase
  • Nastavení, změna nebo zrušení zprávy Mimo kancelář
  • Přístup k veřejným složkám, které nebyly zpřístupněny offline.
  • Načítání práv ke zprávě chráněné právy
  • Úpravy pravidel.
  • Načítají se popisy pošty.
  • Načítají se tipy pro zásady.

Možnosti zpožděného doručení jsou na straně klienta v režimu mezipaměti a na straně serveru v režimu online. Pokud tedy použijete režim Cached Exchange, outlook musí být připojený a otevřený v přiřazeném čase doručení, aby se zpráva o zpožděném doručení odeslala.

Outlook 2016 podporuje spuštění v režimu Cached Exchange v prostředí Vzdálené plochy (RDS), dříve označovaném jako Terminálová služba, které má více uživatelů. Když nakonfigurujete počítač se vzdálenou plochou pro použití režimu Cached Exchange, nezapomeňte zvážit další prostor úložiště a vstupně-výstupní operace disku, které jsou vyžadovány pro více klientských přístupů. Nové účty Exchange nastavené na počítačích se službou RdS používají ve výchozím nastavení online režim. Při instalaci se uživatel může rozhodnout, že povolí režim Cached Exchange.

Aspekty plánování režimu Cached Exchange pro Outlook 2016

V některých případech můžete zvýšit výkon režimu Cached Exchange pro celou organizaci nebo pro skupinu uživatelů – například pro uživatele, kteří pracují vzdáleně.

Doporučení k datovému souboru Aplikace Outlook (OST)

Pokud používáte režim Cached Exchange, mějte na paměti, že místní .ost soubory uživatelů jsou o 50 až 80 procent větší než velikost poštovní schránky hlášená v Exchange Server. Formát, který Outlook používá k místnímu ukládání dat pro režim Cached Exchange, je méně prostorově efektivní než formát datového souboru serveru.

Maximální velikost .ost souborů je konfigurovatelná. Výchozí hodnota je 50 GB datového úložiště. Ujistěte se, že se soubory uživatelů .ost nacházejí ve složce, která má dostatek místa na disku pro umístění poštovních schránek uživatelů.

Upgrade stávajících uživatelů režimu Cached Exchange na Outlook 2016

Pokud při upgradu nezměníte nastavení režimu Cached Exchange, pro Outlook 2016 se zachovají stejná nastavení.

Pokud je ale Outlook 2016 nainstalován a je povolený režim Cached Exchange, vytvoří se ve výchozím nastavení nová komprimovaná verze datového souboru aplikace Outlook (.ost). Starší verze .ost souboru se zachová a v případě potřeby ji může otevřít Outlook 2016. Pokud musíte zachovat Outlook 2016 od vytvoření nového komprimovaného datového souboru Outlooku (.ost), použijte šablonu Zásady skupiny pro Outlook (Outlk16.admx) a povolte nastavení zásady Nevytvářet nový soubor OST při upgradu.

Další informace o konfiguraci tohoto a dalších nastavení najdete v tématu Použití Zásady skupiny a Nástroje pro přizpůsobení Office (OCT).

Poznámka

Funkce Exchange Fast Access, která byla přidána do režimu Cached v Outlooku 2013, je v Outlook 2016 zastaralá.

Správa problémů s výkonem v Outlooku

Většina uživatelů zjistí, že režim Cached Exchange funguje rychleji než online režim. Na vnímání výkonu režimu Cached Exchange ale může mít vliv několik faktorů, jako je velikost a rychlost pevného disku, rychlost procesoru, .ost velikost souboru a očekávaná úroveň výkonu.

Tipy pro řešení potíží s diagnostikou a řešením problémů s výkonem v Outlooku najdete v tématu Řešení potíží s výkonem v Outlooku.

Správa sdílení složek Outlooku

Pokud je ve výchozím nastavení povolený režim Cached Exchange, sdílené poštovní a ne-mailové složky, ke kterým uživatelé přistupují v jiných poštovních schránkách, se stahují a ukládají do mezipaměti v místním .ost souboru uživatele. Podobně platí, že pokud manažer deleguje přístup ke složce Doručená pošta na člena týmu, když člen týmu přistupuje ke složce, Outlook 2016 také spustí ukládání složky Doručená pošta do mezipaměti místně.

Ukládání všech sdílených složek do mezipaměti můžete zakázat u profilů, které mají povolený režim Cached Exchange. Chcete-li to provést, nakonfigurujte možnost Stáhnout sdílené ne-mailové složky v nástroji pro přizpůsobení Sady Office (OCT) při přizpůsobení nasazení režimu Cached Exchange. Toto nastavení platí pro poštovní i jiné složky v Outlook 2016.

Pokud chcete zakázat ukládání sdílených poštovních složek do mezipaměti (například delegované složky Doručená pošta), ale nesdílené nesdílené složky pošty (třeba Kalendář), přečtěte si článek Ve výchozím nastavení se sdílené poštovní složky stahují v režimu ukládání do mezipaměti v Outlooku 2010 a novějších verzích.

Další informace o tom, jak tato nastavení nakonfigurovat, najdete v tématu Použití Zásady skupiny a Nástroje pro přizpůsobení Office (OCT).

Poštovní schránky webu

Jako alternativu k veřejným složkám zvažte poštovní schránky webu. Poštovní schránky webu zlepšují spolupráci a produktivitu uživatelů tím, že umožňují přístup k dokumentům SharePoint Serveru i e-mailům Exchange, které jsou ve stejném klientském rozhraní. Poštovní schránka webu se skládá z členství na webu SharePoint Serveru (vlastníci a členové), sdíleného úložiště prostřednictvím Exchange Server poštovní schránky pro e-mailové zprávy a webu SharePoint Serveru pro dokumenty a rozhraní pro správu, které řeší potřeby zřizování a životního cyklu. Dokumenty SharePoint Serveru, které jsou zobrazeny v poštovní schránce webu, jsou uloženy pouze na SharePoint Serveru. Další informace najdete v tématu Konfigurace poštovních schránek webu na SharePoint Serveru.

Správa chování Outlooku pro pomalé připojení

Outlook je nakonfigurovaný tak, aby určoval rychlost připojení uživatele kontrolou rychlosti síťového adaptéru na počítači uživatele (poskytovaném operačním systémem). Pokud je hlášená rychlost síťového adaptéru 128 kB nebo nižší, je připojení definováno jako pomalé připojení.

Když zjistíte pomalé připojení k Exchange Server počítači, outlook pomůže uživatelům zlepšit prostředí, pokud omezí méně důležité informace, které se synchronizují s Exchange Server počítačem. Outlook provede následující změny chování synchronizace u pomalých připojení:

  • Přepne na stahování pouze hlaviček.
  • Nestahuje offline adresář nebo aktualizace OAB.
  • Stahuje text položky a přidružené přílohy jenom v případech, kdy o to uživatel požádá.

Outlook nadále synchronizuje data Outlooku s mobilními zařízeními a můžou se spustit některá pravidla na straně klienta.

Poznámka

Doporučujeme nesynchronizovat mobilní zařízení, pokud je povolené nastavení Cached Exchange Download only hlavičky . Když například synchronizujete mobilní zařízení pomocí activesync, stáhnou se do Outlooku úplné položky a proces synchronizace je méně efektivní než při běžné synchronizaci Outlooku s počítači uživatelů.

Nastavení Záhlaví jen ke stažení pro synchronizaci je určené pro uživatele Outlooku, kteří mají telefonická připojení nebo mobilní bezdrátová připojení, aby se minimalizoval síťový provoz v případě pomalého nebo nákladného připojení.

Ve scénáři, kdy je skutečná propustnost dat uživatelů pomalá, i když jejich síťové adaptéry hlásí rychlé připojení, můžete automatické přepínání na stahování pouze hlaviček zakázat pomocí možnosti Zásady skupiny Zakázat pomalé Connections Stahovat pouze hlavičky. Podobně můžou existovat připojení, u kterých Outlook určil, že jsou pomalá, ale poskytují uživatelům vysokou propustnost dat. V takovém případě můžete také zakázat automatické přepínání na stahování pouze hlaviček.

V nástroji pro přizpůsobení Office (OCT) můžete nakonfigurovat možnost Při pomalých připojeních stahovat pouze hlavičky nebo můžete tuto možnost nakonfigurovat pomocí Zásady skupiny a nastavit možnost Zakázat při pomalém Connections Stahovat pouze hlavičky.

Další informace o tom, jak tato nastavení nakonfigurovat, najdete v tématu Použití Zásady skupiny a Nástroje pro přizpůsobení Office (OCT).

Konfigurace režimu Cached Exchange pro Outlook 2016

Offline datový soubor (soubor .ost) a offline adresář (OAB)

Pokud je účet Outlook 2016 nakonfigurovaný tak, aby používal režim Cached Exchange, je v offline datovém souboru (.ostsouboru) uživatele v počítači uživatele vždy připravená místní kopie poštovní schránky Exchange. Ve výchozím nastavení .ost je soubor ve složce C:\Users\uživatelské_<jméno>\AppData\Local\Microsoft\Outlook.)

Kdykoli je uživatel offline a používá Outlook 2016, program pracuje z této místní kopie a s offline adresářem (OAB). Když je uživatel online, poštovní schránka v mezipaměti a OAB se pravidelně aktualizují z Exchange Server na pozadí. Všechny e-mailové zprávy, které uživatel vysílal v offline režimu, se automaticky odešlou, když je uživatel znovu online.

Pokud uživatel upgraduje ze starší verze Outlooku na Outlook 2016 a předtím jste nakonfigurovali Outlook pro režim Cached Exchange, použijí se tato stará nastavení režimu Cached Exchange automaticky, včetně nového ovládacího prvku synchronizace pro sdílené poštovní schránky. Výchozí umístění pro nové .ost soubory nebo soubory OAB je: %userprofile%\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Offline Address Books. Jako správce můžete nakonfigurovat jiné .ost umístění souborů pro uživatele ve vaší organizaci, kteří ještě .ost nemají soubory. Pokud nezadáte jiné .ost umístění souboru, outlook vytvoří .ost soubor ve výchozím umístění, když uživatelé aplikaci Outlook spustí v režimu Cached Exchange.

Nastavení "Pošta, která má zůstat offline"

Posuvník Pošta, která má zůstat offline v dialogovém okně Nastavení serveru v Outlook 2016 byla aktualizována tak, aby platila pro sdílené složky, a umožňuje nastavit menší synchronizační okno, které je ve výchozím nastavení dostupné v režimu Cached Exchange v Outlook 2016.

Posuvník umožňuje uživateli Outlook 2016 omezit e-mailové zprávy, které jsou místně synchronizované v datovém souboru aplikace Microsoft Outlook (OST). Pokud je režim Cached Exchange povolený, Outlook 2016 ve výchozím nastavení ukládá e-mailové zprávy do mezipaměti jenom za posledních 12 měsíců a z místní mezipaměti počítače odebere všechno starší. Tato výchozí nastavení závisí na zařízení, přičemž mobilní zařízení mají menší výchozí nastavení. E-mailové zprávy odebrané z místní mezipaměti jsou uživatelům stále dostupné, ale aby je mohli zobrazit, musí být připojeni k Exchange Server. Uživatelé můžou zobrazit zprávy odebrané z místní mezipaměti tak, že se ve složce posunou na konec seznamu zpráv a kliknou na zprávu Kliknutím sem zobrazíte další informace o serveru Microsoft Exchange. Uživatelé také můžou změnit, kolik e-mailů mají zůstat offline. Vy jako správce můžete změnit výchozí věk nebo vynutit stáří e-mailových zpráv odebraných z místní mezipaměti.

Použití Zásady skupiny a nástroje pro přizpůsobení Office (OCT)

Pomocí následujících postupů nakonfigurujte nastavení režimu Cached Exchange pomocí OCT nebo Zásady skupiny. Nezapomeňte, že přizpůsobení nastavení režimu Cached Exchange je volitelné.

Poznámka

Konfigurace nastavení režimu Cached Exchange pomocí oct

  1. Ve stromovém zobrazení OCT najděte Outlook a klikněte na Přidat účty. Ve sloupci Název účtu klikněte na účet, který chcete nakonfigurovat, a kliknutím na Změnit zobrazte dialogové okno Nastavení serveru Exchange .

  2. Klikněte na Další nastavení.

  3. Klikněte na kartu Režim mezipaměti .

  4. Klikněte na Konfigurovat režim Cached Exchange a zaškrtněte políčko Použít režim Cached Exchange pro uživatele. (Ve výchozím nastavení je režim Cached Exchange zakázaný.)

  5. Zvolte výchozí možnost stahování na kartě Režim mezipaměti :

    • Stahovat jenom záhlaví: Uživatelům se zobrazí informace o záhlaví a začátek zprávy. Celou zprávu si můžou stáhnout několika způsoby – například poklikáním zprávu otevřete nebo kliknutím na Stáhnout zbytek této zprávy v podokně čtení.
    • Stáhnout záhlaví následovaná úplnou položkou: Nejprve se stáhnou všechna záhlaví a pak se stáhnou úplné položky. Pořadí stahování nemusí být chronologické, ale nemělo by to být pro uživatele patrné. Aplikace Microsoft Outlook stáhne záhlaví následovaná úplnými položkami ve složce, ke které uživatel právě přistupuje, a pak stáhne záhlaví následovaná úplnými položkami ve složkách, které uživatel nedávno zobrazil.
    • Stáhnout úplné položky: Stáhnou se úplné položky. Tuto možnost doporučujeme, pokud nemáte pomalé síťové připojení. Pořadí stahování nemusí být chronologické, ale nemělo by to být pro uživatele patrné. Aplikace Microsoft Outlook stáhne úplné položky ve složce, ke které uživatel právě přistupuje, a pak stáhne úplné položky ze složek, které uživatel nedávno zobrazil. Můžete ho spárovat s možností Při pomalém připojení stahovat pouze hlavičky .

Konfigurace nastavení režimu Cached Exchange pomocí Zásady skupiny

  1. V Zásady skupiny načtěte šablonu Outlook 2016.
  2. Otevřete konzolu pro správu Zásady skupiny (GPMC), ve stromovém zobrazení rozbalte Domény a rozbalte Zásady skupiny Objekty.
  3. Klikněte pravým tlačítkem na požadovaný objekt zásad a klikněte na Upravit. Otevře se okno Editor Zásady skupiny Management.
  4. Ve stromovém zobrazení přejděte naZásady>konfigurace> uživateleŠablony pro> správuMicrosoft Outlook 2016>Nastavení> účtuExchange>Cached Režim serveru Exchange.
  5. V podokně čtení poklikáním ve sloupci Nastavení otevřete zásadu, kterou chcete nastavit. Například v podokně čtení Exchange otevřete použít režim Cached Exchange pro nové a existující profily outlooku.
  6. Vyberte Povoleno a vyberte některou možnost (pokud je to vhodné).
  7. Klikněte na OK.

Konfigurace výchozího umístění .ost pomocí Zásady skupiny

  1. V Zásady skupiny načtěte šablonu Outlook 2016.

  2. Otevřete konzolu pro správu Zásady skupiny (GPMC), ve stromovém zobrazení rozbalte Domény a pak rozbalte položku Zásady skupiny Objekty.

  3. Klikněte pravým tlačítkem na požadovaný objekt zásad a klikněte na Upravit. Otevře se okno Editor Zásady skupiny Management.

  4. Ve stromovém zobrazení přejděte naZásady>konfigurace> uživateleŠablony pro> správuMicrosoft Outlook 2016>Miscellaneous>PST Nastavení.

  5. Poklikáním otevřete soubory OST poklikáním na Výchozí umístění .

  6. Kliknutím na Povoleno povolte nastavení zásad.

  7. Do textového pole Výchozí umístění souborů OST zadejte výchozí umístění souborů .ost . Příklady:

    %userprofile%\Local Settings\Application Data\Microsoft\ newfolder.

  8. Klikněte na OK.

    Můžete definovat nové výchozí umístění pro osobní datové soubory aplikace Microsoft Outlook (.pst) i .ost pro soubory. Po kliknutí na nastavení PST ve stromovém zobrazení poklikáním otevřete nastavení Výchozí umístění souborů PST v podokně čtení.

Zabránění vytvoření nového souboru .ost

  1. V Zásady skupiny načtěte šablonu Outlook 2016.
  2. Otevřete konzolu pro správu Zásady skupiny (GPMC), ve stromovém zobrazení rozbalte Domény a rozbalte Zásady skupiny Objekty.
  3. Klikněte pravým tlačítkem na požadovaný objekt zásad a klikněte na Upravit. Otevře se okno Editor Zásady skupiny Management.
  4. Ve stromovém zobrazení přejděte naZásady>konfigurace uživateleŠablony pro>> správuMicrosoft Outlook 2016>Exchange nastavení> účtu.
  5. Poklikáním na Nevytvořovat nový soubor OST při upgradu ho otevřete.
  6. Kliknutím na Povoleno povolte nastavení zásad a potom klikněte na OK.

Další nastavení Zásady skupiny a OCT

V následující tabulce jsou uvedena některá nastavení, která můžete nakonfigurovat pro režim Cached Exchange. V Zásady skupiny najdete nastavení v části Konfigurace uživatele\Zásady\Šablony pro správu\Microsoft Outlook 2016\Nastavení účtu\Exchange\Režim Cached Exchange. Nastavení OCT jsou v odpovídajících umístěních na stránce Upravit nastavení uživatele oct.

Nastavení režimu Cached Exchange

Nastavení názvu Popis
Nastavení synchronizace režimu Cached Exchange Povolte ho, pokud chcete nakonfigurovat, kolik uživatelských e-mailů outlook místně synchronizuje podle data zprávy. Pokud chcete povolit synchronizaci všech e-mailových zpráv s místní mezipamětí poštovní schránky uživatelů bez ohledu na datum, povolte a v seznamu vyberte Vše . Pokud toto nastavení nenakonfigurujete, Outlook ve výchozím nastavení synchronizuje e-mailové zprávy odeslané nebo přijaté za posledních 12 měsíců do místní mezipaměti poštovní schránky uživatelů (.ost).
Zakázat stahování úplných položek Pokud ho povolíte, vypněte možnost Stáhnout úplné položky v Outlooku. Tuto možnost najdete tak, že zvolíte kartu Odesílání a přijímání a pak zvolíte Předvolby stahování.
Zakázat stahování hlaviček Pokud chcete v Outlooku vypnout možnost Stáhnout záhlaví , povolte ji. Tuto možnost najdete tak, že zvolíte kartu Odeslat a přijmout .
Zakázat stahování záhlaví a úplných položek Pokud ho povolíte, vypněte v Outlooku možnost Stáhnout záhlaví a Pak Úplné položky . Tuto možnost najdete tak, že zvolíte kartu Odesílání a přijímání a pak zvolíte Předvolby stahování.
Zakázat pomalé Connections stahovat jenom hlavičky Povolte ho, pokud chcete v Outlooku vypnout možnost Zapnuto pomalé Connections Stahovat pouze záhlaví. Tuto možnost najdete tak, že zvolíte kartu Odesílání a přijímání a pak zvolíte Předvolby stahování.
Stáhnout oblíbené položky veřejné složky Povolte synchronizaci oblíbených veřejných složek v režimu Cached Exchange.
Stažení sdílených ne-mailových složek Umožňuje synchronizaci sdílených ne-mailových složek v režimu Cached Exchange.
Použití režimu Cached Exchange pro nový a existující profil aplikace Outlook Umožňuje nakonfigurovat nové a existující profily aplikace Outlook tak, aby používaly režim Cached Exchange. Chcete-li nakonfigurovat nové a existující profily aplikace Outlook pro používání režimu online, zakažte ho.

V následující tabulce jsou uvedena některá další nastavení, která můžete nakonfigurovat pro připojení k Exchangi. V Zásady skupiny najdete nastavení v části Konfigurace uživatele\Zásady\Šablony pro správu\Microsoft Outlook 2016\Nastavení účtu\Exchange. Nastavení OCT jsou v odpovídajících umístěních na stránce Upravit nastavení uživatele oct.

Nastavení připojení k Exchangi

Nastavení názvu Popis
Konfigurace možností uživatelského rozhraní Aplikace Outlook Anywhere (RPC přes HTTP) Pokud ho povolíte, umožníte uživatelům zobrazit a změnit možnosti uživatelského rozhraní pro Outlook Anywhere (RPC přes HTTP).
Nepovolit vytvoření souboru OST Pokud chcete zabránit použití offline složky, povolte ho.
Při upgradu nevytvářet nový soubor OST Povolte vynutit Outlook 2016 použití existujícího .ost souboru vytvořeného starší verzí aplikace Outlook. Pokud toto nastavení zakážete nebo nenakonfigurujete (doporučeno), vytvoří se při upgradu na Outlook 2016 nový .ost soubor.
Synchronizace dat ve sdílených složkách Umožňuje řídit počet dnů, které uplynou bez přístupu uživatele ke složce aplikace Outlook, než Outlook přestane synchronizovat složku se serverem Exchange.

Aspekty plánování nasazení Outlook 2016 pro Windows