Sdílet prostřednictvím

Řešení problémů s archivací a odstraňováním e-mailů při používání zásad uchovávání informací

  • Článek
  • Platí pro:
    Exchange Online, Microsoft Purview

Tento článek se zabývá některými běžnými problémy, které brání správnému odstranění nebo archivaci e-mailových zpráv v Exchangi Online, které brání správě záznamů zpráv (MRM). Obsahuje také kroky k identifikaci původní příčiny a řešení problémů.

Poznámka:

  • Tyto kroky řešení potíží platí také pro hybridní nasazení Exchange, ve kterých je primární poštovní schránka hostovaná místně a archivní poštovní schránka je v Exchangi Online. V takových nasazeních proveďte tyto kroky pomocí místního prostředí Exchange Management Shell.
  • V Exchangi Online je Pomocník pro spravovanou složku (MFA) nastavený tak, aby zpracovával poštovní schránky alespoň jednou za sedm dnů. I když vícefaktorové ověřování obvykle zpracovává poštovní schránky každý den, dokončení procesu může trvat až sedm dní. Místo čekání na spuštění procesu ho můžete vynutit spuštěním rutiny Start-ManagedFolderAssistant <mailbox ID> .
  • MRM nezpracuje poštovní schránky, které jsou menší než 10 MB.
  • Pokud je účet zakázaný a typ poštovní schránky je běžný, mrM poštovní schránku nezpracuje. Proto se v diagnostických protokolech poštovní schránky pro sledování blokování nezobrazí žádné následné blokování.

Běžné příčiny

Existuje několik důvodů, proč MRM nemusí poštovní schránku zpracovat podle očekávání. Příklad:

  • Poštovní schránka se uloží do blokování. To znamená, že Vlastnost RetentionHoldEnabled poštovní schránky je nastavena na Hodnotu True. Poštovní schránka se například migruje pomocí služby importu PST.
  • Vlastnost ElcProcessingDisabled poštovní schránky je nastavena na Hodnotu True. Toto nastavení brání vícefaktorové ověřování ve zpracování poštovní schránky vůbec.
  • Poštovní schránka má použitou značku uchovávání informací, ale tato značka je momentálně zakázaná. Zprávy v poštovní schránce proto nikdy nebudou archivovány ani odstraněny.
  • Poštovní schránka, která se má zpracovat, je velká a obsahuje mnoho položek. To může způsobit, že vícefaktorové ověřování archivuje nebo odstraňuje obsah pomaleji.
  • Zásady uchovávání informací použité pro poštovní schránku zahrnují pouze osobní značky. Pokud uživatel tyto značky nepoužije ručně, mrM nemusí poštovní schránku zpracovat.

Řešení problému

Kontrola vlastnosti RetentionHoldEnabled poštovní schránky

Pomocí rutiny Get-Mailbox načtěte vlastnost RetentionHoldEnabled poštovní schránky. Pokud je vlastnost nastavena na Hodnotu True, nastavte ji na False.

Zkontrolujte vlastnost ElcProcessingDisabled poštovní schránky.

Pomocí rutiny Get-Mailbox načtěte vlastnost ElcProcessingDisabled poštovní schránky. Pokud je vlastnost nastavena na Hodnotu True, nastavte ji na False. Další informace o této vlastnosti naleznete v tématu Rozdíl mezi ElcProcessingDisabled a RetentionHoldEnabled.

Kontrola zásad uchovávání informací a značek použitých pro poštovní schránku

Pomocí rutin Get-RetentionPolicyTag, Get-RetentionPolicy a Get-Mailbox zkontrolujte zásady uchovávání informací a značky přiřazené k ovlivněné poštovní schránce.

Několik příkladů:

  • Pokud chcete načíst všechny zásady uchovávání informací v tenantovi Exchange Online, spusťte následující rutinu:

    Get-RetentionPolicy

  • Pokud chcete zkontrolovat, které značky zásad se přidají do zásady MRM přiřazené k poštovní schránce, spusťte následující rutinu:

    Get-RetentionPolicy -Identity <Name of the retention policy assigned to the mailbox> | select -ExpandProperty RetentionPolicyTagLinks

  • Pokud chcete načíst vlastnost RetentionHoldEnabled poštovní schránky a přiřazené zásady uchovávání informací, spusťte následující rutinu:

    Get-Mailbox <MailboxID> | fl *Retention*

  • Pokud chcete zkontrolovat, které osobní značky uchovávání informací uživatel kromě těch, které už jsou zahrnuté v přiřazených zásadách uchovávání informací, spusťte následující rutinu:

    Get-RetentionPolicyTag -Mailbox <MailboxID> -OptionalInMailbox

  • Pokud chcete zkontrolovat podrobnosti o konkrétní značce zásad uchovávání informací, spusťte následující rutinu:

    Get-RetentionPolicyTag <Name of the tag> | fl

Věnujte pozornost značky uchovávání informací, které jsou zakázané nebo které mají akce nastavené tak, aby se nikdy nepřesunuly do archivu nebo nikdy neodstraňovat. Doba trvání přiřazená ke značce je klíčovým faktorem při určování priority. Proto zkontrolujte značky, které mají nejdelší dobu trvání, například nikdy nepřecházet do archivu nebo nikdy odstranit, protože tyto značky mají přednost před jinými použitými značkami.

Poznámka:

Výchozí značka zásad archivace, která se vztahuje na celou poštovní schránku, platí také pro kalendář, úkoly a poznámky. U těchto složek nemůžete použít osobní archivní značku, která nikdy nepřesune akci archivace . Výjimka: Značky můžete použít u poznámek pomocí Outlook na webu. Další informace najdete v tématu Výchozí složky, které podporují značky zásad uchovávání informací.

Kontrola výchozí archivace a výchozího uchovávání v poštovní schránce

Zkontrolujte, jestli je pro poštovní schránku použitá značka výchozí zásady archivace nebo výchozí zásady uchovávání informací. Pokud ano, ujistěte se, že:

  • U složek, které se nikdy nepřesouvají do archivu nebo nikdy neodstraňovat, nebyly použity žádné osobní archivní značky ani značky uchovávání informací.
  • Pro celou poštovní schránku nebyly použity žádné zakázané ani výchozí značky archivace nebo uchovávání informací.
  • V seznamu značek zásad uchovávání informací obsažených ve vlastnosti PR_ROAMING_XMLSTREAM existuje značka Výchozí archiv (nebo jiné použité značky zásad). Pokud nějaká značka chybí, odstraňte IPM. Zpráva Configuration.MRM, která obsahuje vlastnost PR_ROAMING_XMLSTREAM, a společně s přepínačem pro ovlivněnou poštovní schránku použijte rutinu -FullCrawl Start-ManagedFolderAssistant. Tím se znovu vygeneruje IPM. Skrytá zpráva Configuration.MRM a aktualizuje PR_ROAMING_XMLSTREAM, aby měla novou značku zásad.

Pomocí knihovny MFCMAPI můžete zkontrolovat vlastnost PR_ROAMING_XMLSTREAM pomocí následujícího postupu:

  1. Nastavte ovlivněnou poštovní schránku v Outlooku.
  2. Stáhněte si MFCMAPI. Pokud používáte 64bitovou verzi Outlooku, stáhněte si 64bitovou verzi buildu. Jinak stáhněte 32bitový build.
  3. Otevřete MFCMAPI, vyberte Možnosti nástrojů>a pak vyberte MAPI_NO_CACHE a MDB_ONLINE.
  4. Vyberte Přihlášení k relaci>, vyberte profil, který obsahuje ovlivněnou poštovní schránku, a pak vyberte OK.
  5. Poklikejte na ovlivněnou poštovní schránku a rozbalte hlavní část úložiště informací kořenového kontejneru>.
  6. V horní části úložiště informací (nebo jeho ekvivalent, pokud je poštovní schránka uživatele nastavena na jiný jazyk než angličtina), klikněte pravým tlačítkem myši na Doručená pošta a pak vyberte Otevřít přidruženou tabulku obsahu.
  7. Seřaďte horní podokno podle sloupce Třída zpráv a vyberte IPM. Configuration.MRM.
  8. V dolním podokně seřaďte podle sloupce Název a vyhledejte vlastnost PR_ROAMING_XMLSTREAM .
  9. Poklikejte na PR_ROAMING_XMLSTREAM, zkopírujte XML v oddílu Text , vložte ho do Poznámkového bloku a pak obsah uložte jako .xml soubor.
  10. Otevřete soubor .xml ve webovém prohlížeči, abyste viděli skutečné značky zásad uchovávání informací, které se použijí pro poštovní schránku.

Kontrola osobních značek použitých u složek nebo jednotlivých položek

Pomocí knihovny MFCMAPI můžete také zkontrolovat, jestli jsou osobní archiv nebo značky uchovávání správně použity u složek. Uděláte to tak, že použijete podobné kroky, které jsou uvedené výše, vyberete ovlivněnou složku a zkontrolujete její vlastnosti pro značky archivu nebo značky uchovávání informací. Můžete to udělat i pro jednotlivé e-mailové zprávy.

Pokud pracujete se zásadami výchozího archivu, které platí pro celou poštovní schránku, neuvidíte žádné vlastnosti zásad archivace, například:

  • PR_ARCHIVE_TAG
  • PR_ARCHIVE_PERIOD
  • PR_ARCHIVE_DATE
  • PR_POLICY_TAG
  • PR_RETENTION_DATE

Tyto vlastnosti jsou viditelné pouze v případě, že se použije osobní značka archivu, výchozí značka uchovávání složek nebo osobní značka uchovávání informací.

Shromažďování statistik primární poštovní schránky a archivační složky poštovní schránky

Pokud chcete shromáždit informace o nejstarších položkách a použitých zásadách, spusťte následující příkazy:

  • Pro primární poštovní schránku:

    Get-MailboxFolderStatistics -Identity <primary mailbox ID> -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\primaryfolderstats.csv

  • Archivní poštovní schránka:

    Get-MailboxFolderStatistics -Identity  <primary mailbox ID> -Archive -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\archivefolderstats.csv

Ve výstupu příkazu vyhledejte položku s nejstarším přijatým datem v libovolné dané složce. Použijte následující doprovodné materiály:

  • Zkontrolujte NejstaršíItemReceivedDate všech složek umístěných v úložišti informací, včetně doručené pošty, odeslaných položek, nevyžádané pošty a všech jejich podsložek vytvořených uživatelem. Vyloučit odstraněné položky, kontakty, kalendář (jenom opakované schůzky) a Úkoly (jenom opakované úkoly). Potom porovnejte hodnotu OldestItemReceivedDate s hodnotou Age uchovávání , která je zadaná v nepracovních zásadách.

    Poznámka:

    • Další informace o odstraněných položkách, opakovaných položkách kalendáře a úkolech naleznete v tématu Určení věku různých typů položek.
    • Kontakty se nezpracovávají zásadami uchovávání informací, protože nemají razítko data zahájení nebo vypršení platnosti.

  • U položek, které jsou ve složce Obnovitelné položky , zaškrtněte místo toho NejstaršíItemLastModifiedDate a porovnejte je s Vlastnost RetainDeletedItemsFor , která je nastavena v ovlivněné poštovní schránce.

Ve výstupu také zkontrolujte, které zásady se na složky použijí, a určete, jestli všechny zakázané osobní značky, aktivní osobní značky nebo dokonce zásady dodržování předpisů uchovávání informací přepíší očekávané zásady. Zkontrolujte následující sloupce:

  • DeletePolicy
  • ArchivePolicy
  • Zásady dodržování předpisů
  • RetentionFlags

Tyto sloupce označují, jestli se u složek použije výchozí značka uchovávání složek, osobní značka uchovávání informací nebo osobní archivní značka. Sloupec RetentionFlags může také zobrazit:

  • Jestli se použije explicitní značka uchovávání informací nebo archivní značka (explicitní značky označují, že zásady se použijí ručně a nezdědí)
  • Jestli musí být složka znovu prohledávána vícefaktorovými ověřováními

Poznámka:

Zásady použité u složek v archivační poštovní schránce se obvykle dědí ze složek v primární poštovní schránce. Uživatelé ale můžou pro složku v archivační poštovní schránce použít jinou osobní značku. Další informace najdete v tématu Použití značky uchovávání informací u složky v archivu.

Kontrola diagnostických protokolů MRM

Pokud chcete shromáždit diagnostický protokol MRM, spusťte následující příkaz PowerShellu:

Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ComponentName MRM

Zkontrolujte protokol a zjistěte, jestli při zpracování poštovní schránky došlo k nějakým chybám. Zkontrolujte datum poslední chyby a určete jeho význam pro aktuální problém.

Poznámka:

Pokud protokol obsahuje chybové zprávy "prostředek není v pořádku", znamená to, že zpracování poštovní schránky je omezené. Vzhledem k velikosti poštovní schránky a počtu položek, které obsahuje, zpracovává mrM poštovní schránku velmi pomalu. Omezování bohužel není při práci s velkými poštovními schránkami možné.

Pokud se nezobrazují žádné protokoly a zobrazí se chybová zpráva s informací, že se nenašly žádné protokoly, znamená to, že MRM zpracoval poštovní schránku bez chyb.

Měli byste také zkontrolovat následující další vlastnosti, které můžou znamenat, jestli vícefaktorové ověřování zpracovalo obsah poštovní schránky:

  • ElcLastRunUpdatedItemCount: Počet jednotlivých položek, které byly označeny nebo neoznačené vícefaktorovými ověřováními při posledním spuštění
  • ElcLastRunTaggedWithArchiveItemCount: Počet položek, které vícefaktorové ověřování aktualizovalo značkou archivu při posledním spuštění
  • ElcLastRunTaggedWithExpiryItemCount: Počet položek, které vícefaktorové ověřování aktualizovalo značkou vypršení platnosti (delete) při posledním spuštění
  • ElcLastRunDeletedFromRootItemCount: Počet položek ze složky Odstraněná pošta, jejichž platnost vypršela a automaticky se přesunula do složky Obnovitelné položky
  • ElcLastRunDeletedFromDumpsterItemCount: Počet položek, které MFA odstranilo ze složky Obnovitelné položky při posledním spuštění
  • ElcLastRunArchivedFromRootItemCount: Počet položek přesunutých ze složky Doručená pošta nebo Top of Information Store primární poštovní schránky do složky Doručená pošta nebo Horní část úložiště informací archivační poštovní schránky
  • ElcLastRunArchivedFromDumpsterItemCount: Počet položek přesunutých ze složky Obnovitelné položky primární poštovní schránky do složky Obnovitelné položky archivační poštovní schránky
  • ElcLastSuccessTimestamp: Čas posledního zpracování vícefaktorového ověřování poštovní schránky bez jakýchkoli chyb (v případě omezování MRM můžou být tyto chyby dočasné. To znamená, že položky budou nadále přesunuty nebo odstraněny, ale pomalejší než obvykle.)

Pokud chcete tyto vlastnosti načíst, spusťte následující příkazy PowerShellu. Tyto příkazy parsují kód XML a vrátí vlastnosti související s životním cyklem e-mailu, které začínají na "Elc".

$logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ExtendedProperties
$xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
$xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}

Pokud problém pořád nemůžete vyřešit, obraťte se na podpora Microsoftu.

Osvědčené postupy

Doporučujeme povolit archivační poštovní schránku pro účet hned po jeho umístění do blokování soudních sporů. To platí zejména v případě, že má uživatel hodně e-mailového provozu. Tímto způsobem zabráníte zaplnění složky Obnovitelné položky a umožníte uživatelům dál odstraňovat položky z primární poštovní schránky. Kromě toho doporučujeme povolit automatickou archivaci v závislosti na licenci Microsoftu 365 uživatele.

Všimněte si, že složka Obnovitelné položky primární poštovní schránky by neměla být maximální kvóta, protože může také zabránit přesunu položek do archivu. Další informace o omezeních složek poštovní schránky a limitech úložiště poštovních schránek najdete v tématu Omezení Exchange Online.