Scénář: Automatické generování dokumentů rutiny pomocí Microsoft Syntex
Pomocí funkce sestavení obsahu v Microsoft Syntex můžete vytvářet moderní šablony pro soubory, které je potřeba pravidelně vytvářet. Soubory se pak dají generovat na základě těchto šablon, a to buď prostřednictvím ručního požadavku, nebo prostřednictvím automatizace.
Použité funkce:
- Sestavení obsahu
- Sharepointové seznamy
- Power Automate
Sestavy rutinní údržby
Sestavení obsahu můžete použít k automatizaci generování denních sestav kontrol nebo údržby. Tyto sestavy obvykle obsahují velké množství standardizovaného textu s určitými poli nebo hodnotami, které uživatel zadá po kontrole.
V současné chvíli uživatelé fyzicky kontrolují části a pak vyplňují seznam, formulář nebo papírové sestavy. To vede k větší práci při transformaci těchto dat na digitální obsah, který je možné dále používat.
Implementace řešení Microsoft Syntex:
Nastavte knihovnu dokumentů, do které chcete sestavy ukládat.
Nastavte sharepointový seznam s požadovanými sloupci, které potřebujete vyplnit pracovníky v první linii.
Přejděte do knihovny dokumentů a vytvořte moderní šablonu pomocí existující sestavy. Vytvořte pole pro hodnoty zadané pracovníky v první linii. Přidružte pole ke sloupcům sharepointového seznamu, který jste předtím nastavili.
Teď vytvořte tok Power Automate pomocí akce Generovat dokument pomocí Microsoft Syntex a použijte trigger Při vytvoření položky seznamu. Tato akce zajistí, že při každém přidání nové položky pracovníkem front-line do seznamu se vygeneruje nová sestava.
Pomocí Microsoft Forms můžete vytvořit formulář pro pracovníky v první linii, kteří budou zadávat hodnoty do seznamu, nebo vystavit samotný seznam, aby mohli přidávat hodnoty.
Teď můžete kontrolovat všechny denní sestavy, které se vytvářejí na základě hodnot, které pracovníci v první linii zadávají do formuláře.
Poznámka
I když tento příklad používá sharepointový seznam jako zdroj dat, můžete použít libovolný zdroj dat jako aktivační událost pro generování dokumentů, pokud máte přístup k požadovanému konektoru Power Automate.