Možnosti ukončení životního cyklu pro skupiny, týmy a Viva Engage
Skupiny Microsoft 365 a Microsoft Teams pracují s několika připojenými službami. Při odstranění skupiny nebo týmu se odstraní také většina informací z připojených služeb. Tento článek popisuje možnosti uchovávání informací tak, že je před odstraněním přesunete ze skupiny nebo týmu.
Běžným postupem pro skupiny nebo týmy, které už nejsou potřeba, je přesunout soubory z týmu a archivovat je na jiném místě, například v knihovně dokumentů SharePointu. Tento postup je založen na starším stylu práce, kdy jsou informace uložené v souborech a složkách a komunikace probíhá prostřednictvím e-mailu.
Následující tabulka popisuje služby přidružené ke skupinám a týmům a klíčové typy obsahu, které se v každé z nich nacházejí:
| Služba | Typy obsahu |
|---|---|
| Teams | Konverzace kanálu, soubory v kanálech |
| Formuláře | Struktura a výsledky průzkumu |
| OneNote | Poznámkový blok |
| Outlook | Pošta a kalendář |
| Planner | Informace o stavu projektu a úkolu |
| Power Automate | Pracovní postupy |
| Power BI | Data, sestavy a řídicí panely |
| Project na webu | Plány projektů |
| Přehled | Plány |
| SharePoint | Soubory, seznamy, data wikiwebu kanálu Teams |
| Stream | Videa |
| Viva Engage | Konverzace |
Při odstraňování skupiny nebo týmu se odstraní také většina přidružených prostředků. Mezi výjimky patří:
- Videa ve službě Stream zůstávají a vlastní je osoba, která je nahrála nebo nahrála.
- Toky ve službě Power Automate zůstávají a vlastní je osoba, která je vytvořila.
- Data projektu a roadmapy v Projectu na webu zůstávají ve službě CDS a dají se obnovit samostatně.
Skupiny a týmy zůstávají ve stavu obnovitelného odstranění po dobu 30 dnů a je možné je kdykoli obnovit. Po uplynutí 30 dnů se však tyto a všechny související prostředky, jako jsou služby a obsah, z prostředí Microsoftu 365 vyprázdní. Veškerý obsah chráněný zásadami uchovávání informací zůstává dostupný prostřednictvím vyhledávání eDiscovery.
Aspekty konce životního cyklu pro služby připojené ke skupinám
Existují tři klíčové oblasti, které musí vlastníci týmů a skupin a správci IT zvážit při odstraňování skupiny nebo týmu.
Content (Obsah)
Musí se obsah zachovat i poté, co už tam tým nebude? Stačí spoléhat na možnosti uchovávání informací v Microsoftu 365, nebo je některý obsah v aplikacích a službách, které uchovávání nenabízí? Je potřeba obsah uchovávat pro účely správy záznamů, archivace nebo budoucího použití a referencí?
Aby nedošlo k potenciální ztrátě dat, je nutné tyto otázky položit před archivací nebo odstraněním jakéhokoli týmu.
Služby
Musí obsah zůstat v aktuální pracovní podobě? Musí být například sestava Power BI dál přístupná? Musí být výsledky formuláře dostupné ve vizuálním souhrnném zobrazení? Jsou seznamy v SharePointu propojené nebo vložené někde?
Tyto otázky je potřeba položit před odstraněním podkladové skupiny, protože export obsahu nemusí stačit.
Hosté
Když jsou hosté pozvaní do týmu, vytvoří se v Microsoft Entra ID hostitelské organizace účet hosta předtím, než je přidáte do týmu. Když se odstraní tým, hosté se z Microsoft Entra ID neodeberou. Hosté sice nemají přístup ke skupinám, webům, týmům nebo obsahu, který s nimi není sdílený, ale můžou v Microsoft Teams používat funkce, jako je spouštění chatů, hlasových hovorů a videohovorů a používání aplikací.
Vlastník týmu nebo skupiny může pozvat někoho mimo organizaci, aby se stal hostem v Microsoft Entra ID tím, že ho přidá do týmu. Vlastník týmu ale nemůže odebrat hosta z Microsoft Entra ID. Odstranění účtů může provádět pouze globální správce nebo správce uživatelů.
Je důležité provádět hodnocení hostů a vědět, jestli je potřeba hosty při odstranění týmu odebrat z Microsoft Entra ID. Může existovat platný případ, kdy hosté zůstanou v adresáři, například být členem jiných týmů nebo používat jiné služby Microsoft 365 nebo Azure.
Teams
Obsah specifický pro teams je primárně ve formě konverzací.
Konverzace v kanálech se nedají kopírovat ani přesouvat pomocí nativních funkcí Microsoft Teams. Můžete je ale exportovat pomocí Graph API.
Pokud se navíc na Teams použijí zásady uchovávání informací, konverzace se zachovají a jsou dostupné prostřednictvím vyhledávání eDiscovery. Pomocí eDiscovery (Premium) můžete rekonstruovat chatovou konverzaci Teams.
Archivace týmu
Výhodou archivace týmu je, že poskytuje úplný přístup k týmu tak, jak byl. Uživatelé můžou dál procházet konverzace v kanálu a otevírat soubory, i když nejsou aktivní. Týmy navíc můžou být nearchivované, pokud je potřeba na nich dál pracovat (například pokud se projekt rozšíří).
Když je tým archivován vlastníkem, nastaví se pro členy obsahu v týmu a přidružený web SharePointu, pokud je vybraný, jen pro čtení. Cílem této akce je zajistit, aby konverzace v kanálech byly zachovány v jejich stávajícím stavu spolu s obsahem založeným na SharePointu, jako jsou soubory a wikiweby.
Na sharepointovém webu nejsou žádné viditelné změny. V souborech ani seznamech se ale nedají provádět žádné změny, protože oprávnění SharePointu pro skupinu Microsoft 365 jsou nastavená na Návštěvníci webu. To zahrnuje poznámkový blok OneNotu pro tým, který je uložený v knihovně Prostředků webu na sharepointovém webu.
Při archivaci týmu se na základní skupinu Microsoftu 365 stále vztahují zásady vypršení platnosti (pokud jsou nastavené) a vlastník proto musí tým dál obnovovat.
I když jsou konverzace v kanálu týmu a obsah sharepointového webu nastavené jen pro čtení, totéž se nepoužije u dalších přidružených služeb:
- Kontejnery a úkoly Planneru se dají dál vytvářet, upravovat a odstraňovat.
- Formuláře můžou i nadále přijímat odeslání.
- Poštovní schránka Outlooku může dál přijímat e-maily.
- Řídicí panely, sestavy a data Power BI je stále možné upravovat.
- Projekty a plány můžete dál upravovat v Projectu na webu.
- Videa se ve službě Stream dají dál nahrávat, upravovat a odstraňovat.
- Toky ve službě Power Automate se stále dají vytvářet, upravovat, odstraňovat a budou dál spouštět. (Pokud se však bude vyžadovat odeslání zprávy do kanálu archivovaného týmu, selže.)
Formuláře
Formulář se sice dá přesunout z individuálního účtu do skupiny, ale nejde ho přesunout ani zkopírovat z jedné skupiny do druhé. Při odstranění týmu jsou pro formulář k dispozici tři možnosti.
Duplikovat formulář
Formuláře je možné sdílet jako šablony, což umožňuje ostatním uživatelům kopírovat je do svého vlastního účtu nebo skupiny. Tím se neuchovávají data z odeslání výsledků. pouze strukturu formulářů, jako jsou otázky a nastavení.
Export výsledků do tabulky
Pokud je potřeba zachovat data odpovědí na formulář, můžete toho dosáhnout exportem výsledků do excelové tabulky. Tím se otázky a jejich odpovědi vyexportují jenom jako data – nezahrnují grafy vytvořené pomocí formulářů.
Odstranění formuláře
Odstraněním skupiny se odstraní také všechny přidružené formuláře, ale členové skupiny je můžou odstranit přímo , aniž by byli vlastníkem skupiny. Jedná se ale o ruční krok, který neposkytuje žádné další výhody.
OneNote
Poznámkový blok OneNotu, který je součástí skupiny, je uložený v knihovně Prostředků webu v rámci přidruženého sharepointového webu. I když se soubory poznámkových bloků dají někdy rozprostřít do několika jednotlivých souborů, nedají se zkopírovat a otevřít nezávisle na sobě. Místo toho se obsah poznámkového bloku OneNotu musí přesunout nebo exportovat pomocí desktopového klienta OneNotu.
Přesunutí stránek a oddílů do jiného poznámkového bloku
Individuální přesun stránek nebo oddílů do jiného poznámkového bloku poskytuje vlastníkům možnost vyčistit svá data a vzít jenom to, co je potřeba zachovat.
Export celého poznámkového bloku jako balíčku
Pokud je potřeba zachovat celý poznámkový blok se stávající strukturou, můžete ho exportovat jako soubor balíčku OneNotu a pak importovat do nového umístění. Místo toho lze použít jako metodu pro zachování obsahu v jednom souboru místo existující struktury více souborů.
Tisk do PDF
Ve scénářích, kdy je potřeba část obsahu poznámkového bloku uchovávat jenom pro referenci nebo jako záznamy, je možné jednotlivé stránky vytisknout do PDF a uložit jinam.
Poštovní schránka a kalendář
Není neobvyklé, že se poštovní schránka přidružená ke skupině používá, i když mnoho konverzací mohlo probíhat v rámci týmových kanálů. Poštovní schránka ukládá jenom e-maily, které jí byly odeslány e-mailem přímo, a neobsahuje e-maily odeslané přímo kanálům.
V některých případech můžou být e-maily uložené v poštovní schránce oznámení o schůzkách, aktualizacích úkolů Planneru a dalších zprávách generovaných aplikací nebo systémem. Je důležité zkontrolovat obsah poštovní schránky, abyste zjistili, jestli se má obsah zachovat nebo odstranit.
Pokud se v Exchangi použijí zásady uchovávání informací, e-maily a položky kalendáře se zachovají a jsou dostupné prostřednictvím vyhledávání eDiscovery.
Export pošty a kalendáře
Členové týmu nebo skupiny můžou exportovat obsah poštovní schránky a kalendáře do souboru Outlook Data / Osobní úložiště (PST). Tento soubor je pak možné uložit jinam nebo obsah importovat do jiné poštovní schránky. První z těchto položek se nedoporučuje, protože obsah souboru PST není možné prohledávat bez jeho otevření v Outlooku a samotný soubor se může časem poškodit.
Migrace obsahu provedená IT
Správci můžou pomocí nástrojů třetích stran migrovat obsah e-mailů a kalendářů mezi poštovními schránkami bez zásahu uživatele. Jedním z možných umístění úložiště může být sdílená poštovní schránka vytvořená čistě tak, aby sloužila jako "archiv" obsahu poštovní schránky skupiny.
Planner
Každá skupina nebo tým může mít více plánů. Během procesu odpojování je důležité zajistit, aby se u každého plánu řešily požadavky na uchovávání informací. Stejně jako ostatní služby existuje v Planneru několik přístupů k obsahu mimo službu.
Export plánu do tabulky
Pokud je potřeba uchovávat kopii plánu jenom pro účely uchovávání záznamů, nejjednodušším způsobem je exportovat plán do excelové tabulky. Jedná se o jednosměrnou akci – není možné importovat plány z tabulky.
Důležité
Export plánu do Excelu zabere většinu informací v rámci plánu, ale nebude obsahovat komentáře, odkazy ani soubory.
Kopírování a přesun úkolů do jiného plánu
I když se kopírování nebo přesouvání úkolů do jiného plánu jeví jako řešení, jednotlivé úkoly je možné kopírovat nebo přesouvat pouze mezi plány ve stejné skupině. Tím se data nezálohují, pokud se skupina přidružená k plánu odstraňuje.
Kopírovat celý plán
Je také možné zkopírovat celý plán. Kopírování není možné provést do existující skupiny. Zkopírováním plánu se vytvoří nová skupina. Kopírování celého plánu navíc nebude zahrnovat komentáře, přiřazení, odkazy, přílohy ani data.
Power Automate
Toky vytvořené v Power Automate a přidružené ke skupině nebo týmu do skupiny nepatří. Vlastníkem je tvůrce a sdílí se pouze s dalšími uživateli a skupinami. Proto nebudou ovlivněny odstraněním skupiny nebo týmu.
Změna vlastnictví toku
Pokud tok potřebuje dál fungovat, můžou všichni vlastníci přidat další uživatele nebo skupiny Microsoftu 365 jako vlastníky.
Export toku
Pokud tok nemusí pokračovat v provozu, ale je potřeba ho zachovat pro případné budoucí použití, můžete ho exportovat jako soubor a později znovu importovat.
Power BI
Data a pracovní prostory Power BI můžou fungovat nezávisle na skupinách a týmech a stejně jako jiné úlohy nabízejí různé způsoby, jak být mimo provoz. Klasické pracovní prostory v Power BI jsou přidružené ke skupině Microsoftu 365, zatímco moderní pracovní prostory nejsou a můžou se skupinou jenom sdílet svůj obsah (podobně jako tok).
Kopírování sestav do jiného pracovního prostoru
Pokud potřebujete sestavu po odstranění skupiny nebo týmu, můžete ji zkopírovat z existujícího pracovního prostoru do jiného pracovního prostoru v rámci Power BI.
Export dat z řídicího panelu nebo sestavy
Pokud už sestava nemusí být aktivní, ale data je potřeba zachovat, můžete ji exportovat do Excelu.
Project
Projekty a plány vytvořené v Project pro web jsou přidružené ke skupinám Microsoftu 365 a mají podobné přístupy k offboardingu jako Power BI.
Přiřazení projektu k jiné skupině
Pokud je potřeba projekt zachovat ve funkčním stavu nad rámec života skupiny nebo týmu, můžete ho přiřadit k jiné skupině Microsoftu 365. Můžete to provést pomocí centra pro správu Dynamics 365.
Export dat z projektu nebo roadmapy
Pomocí centra pro správu Dynamics 365 je možné exportovat uživatelská data z projektu do tabulky. Data lze také exportovat do souboru aplikace Project (. MPP) a formáty souborů XML pomocí PowerShellu.
SharePoint
Všechny soubory v týmových kanálech jsou uložené na sharepointovém webu přidružené skupiny. V některých případech může na SharePointu existovat jiný obsah než dokumenty, například seznamy nebo stránky.
Soubory se obvykle ukládají ve třech primárních umístěních na sharepointovém webu:
- Stránky – knihovna stránek webu
- Obrázky používané na stránkách – Knihovna prostředků webu
- Soubory v kanálech – Knihovna dokumentů
- Stránky wikiwebu – Knihovna dat wikiwebu Teams
Pokud má web jeden nebo více podřízených webů, bude nutné proces zpeněžení zopakovat pro každý podřízený web. Pokud tým obsahuje soukromé nebo sdílené kanály, existuje pro každý kanál samostatný sharepointový web.
Při odebírání souborů ze skupiny nebo týmu je důležité zvážit, že se můžou sdílet s uživateli, kteří nejsou členy skupiny nebo týmu. Možná jim budete chtít nadcházející změnu sdělit.
Stažení souborů
Soubory uložené v SharePointu v jedné z výše uvedených knihoven je možné stáhnout do místního počítače.
Přesunutí souborů
Soubory se navíc dají přesunout do jiného umístění v rámci SharePointu, například do knihovny na jiném webu.
Exportovat seznam
Data uložená v sharepointových seznamech je možné exportovat do excelové tabulky a znovu importovat do seznamu na jiném webu.
Případně můžete použít Power Automate nebo nástroj třetí strany k migraci seznamu mezi weby, aby se zachovaly funkce, zobrazení seznamů, formátování a další atributy.
Export souborů wikiwebu
Obsah wikiwebu v rámci týmových kanálů se ukládá do souboru ve formátu HTML ve vyhrazené knihovně přidruženého sharepointového webu. Nedají se snadno exportovat a importovat do jiného kanálu wikiwebu, ale dají se převést na soubor HTML a otevřít jako webovou stránku.
Microsoft Stream
Podobně jako v Power Automate nejsou videa ve službě Stream přidružená ke skupině nebo týmu ve skutečnosti vlastněná skupinou a při odstranění skupiny se neodstraní. Vlastníkem videí ve službě Stream je osoba, která video nahrála nebo vytvořila, i když přidá uživatele nebo skupiny jako vlastníky. Schůzky nahrané v kanálu Teams vlastní osoba, která nahrávání spustila.
Přidání dalších vlastníků
Vzhledem k tomu, že se video při odstranění skupiny zachová ve službě Stream, může původní vlastník video sdílet s dalšími uživateli a skupinami, a dokonce je přidat jako vlastníky.
Stáhnout video
Ve scénářích, kdy se video nemusí uchovávat ve službě Stream nebo musí být uložené v alternativním umístění, jako je například systém správy záznamů, může ho vlastník stáhnout místně.
Viva Engage
Na rozdíl od konverzací v Microsoft Teams nabízí Viva Engage uživatelům i správcům možnosti přesunout nebo exportovat konverzace.
Přesun konverzací do jiné skupiny nebo komunity
Konverzace může do jiné Viva Engage skupiny přesunout libovolný uživatel, nejen vlastníci nebo správci. To je možné v klasických Viva Engage i nových rozhraních Viva Engage.
Export síťových dat
Viva Engage správci sítě exportuje síťová data. Tím se ale vyexportuje všechny konverzace pro celou síť. Ve výsledném exportu se zobrazí ID skupiny. Konverzace je možné filtrovat na základě tohoto ID.