Informační zpravodaje pro využití poštovních schránek v monitorování Exchange Online

Poradce Exchange Online služby vás informuje o poštovních schránkách, které jsou blokové a hrozí, že dosáhnou nebo překročí kvótu. Tyto informační zpravodaje služeb poskytují přehled o počtu poštovních schránek ve vaší organizaci, které můžou vyžadovat zásah správce.

Tyto informační zpravodaje služby se zobrazují v Centrum pro správu Microsoftu 365. Pokud chcete zobrazit tyto poradce pro služby, přejděte do části Stav>Stav služby>Exchange Online a pak v části Scénáře organizace vyhledejte Omezení úložiště poštovní schránky nebo můžete přejít na Stav>Stav služby>Exchange Online a vybrat na kartě Aktivní problémy. Tady je příklad doporučení služby využití poštovní schránky v rámci aktivních problémů.

Když se dostanete k poradci služby, zobrazí se odkaz v části Dopad na uživatele. Když tento odkaz vyberete, otevře se informační okno se seznamem ovlivněných identifikátorů GUID poštovní schránky pro vašeho tenanta. Tento seznam je omezený na maximálně 155 poštovních schránek.

Pokud váš tenant překročí více než 155 poštovních schránek v kvótě úložiště nebo se mu blíží, navštivte portál pro správu a přejděte k sestavě využití poštovní schránky. Případně je přímá adresa URL sestavy https://admin.microsoft.com/Adminportal/Home?source=applauncher#/reportsUsage/MailboxUsagevyužití poštovní schránky .

Poznámka

Informace v sestavě o využití poštovní schránky můžou být 24 hodin za upozorněním služby poradce pro využití poštovní schránky.

Co tato informační zpravodaje označují?

Informační zpravodaje služby pro využití poštovní schránky informují správce o blokování poštovních schránek, které se blíží kvótě úložiště poštovních schránek. Mezi typy blokování, která se dají u poštovních schránek umístit, patří blokování z soudních sporů, blokování eDiscovery a zásady uchovávání informací v Microsoftu 365 (které jsou nakonfigurované tak, aby uchovávají data). Když je poštovní schránka blokovaná, uživatelé (nebo automatizované procesy) nemůžou trvale odebrat data ze své poštovní schránky. Místo toho by správci měli nakonfigurovat zásady uchovávání záznamů o zasílání zpráv (MRM) v Exchange Online (v souladu se zásadami dodržování předpisů souvisejícími s uchováváním dat v organizaci) k přesunu dat z primární poštovní schránky uživatele do archivační poštovní schránky.

Pokud blokovaná poštovní schránka nemá archiv a dostane se do kritického stavu nebo ve stavu upozornění, měli by správci povolit archivační poštovní schránky a povolit archivaci automaticky. Ujistěte se, že doba uchovávání pro zásady archivace přiřazené k poštovní schránce (která přesouvá e-maily z primární poštovní schránky do archivační poštovní schránky) uchovává data v hlavní poštovní schránce jenom po dobu, jak je potřeba. Pokud se problémy s kvótami identifikované poradcem služby využití poštovní schránky nevyřeší, uživatelé nemusí být schopni odesílat nebo přijímat e-mailové zprávy nebo pozvánky na schůzku.

Blokování poštovních schránek bez archivu

Pokud je poštovní schránka blokovaná a blíží se nebo dosáhla své kvóty a nemá archiv, může správce povolit archivační poštovní schránku (a případně povolit automatické rozbalení archivace) a zajistit, aby se na poštovní schránku použila zásada archivace MRM. (Zásady archivace MRM jsou zásady uchovávání informací v Exchange Online, které přesunují položky do archivační poštovní schránky.) Další informace o tom, jak blokování interagují s kvótami a doporučenými velikostmi kvót pro hlavní poštovní schránku a složku Obnovitelné položky, najdete v tématu Zvýšení kvóty obnovitelné položky pro blokované poštovní schránky.

Blokování poštovních schránek s archivem

Pokud je poštovní schránka blokovaná, obsahuje archiv a blíží se nebo dosáhla kvóty obnovitelné položky, může správce zvýšit kvótu pro složku Obnovitelné položky. Další informace najdete v tématu Zvýšení kvóty obnovitelných položek pro blokování poštovních schránek.

Pokud správce zvýší kvótu obnovitelných položek, měl by také zajistit, aby se na poštovní schránky použila zásada archivace MRM, která přesouvá položky do archivační poštovní schránky. Doba uchovávání pro zásady archivace musí být dostatečně krátká, aby se položky před přesunutím do archivu neuchovaly příliš dlouho v primární poštovní schránce.

Poznámka

Zásady archivace MRM také přesunují položky ze složky Obnovitelné položky v primární poštovní schránce do složky Obnovitelné položky v odpovídající archivační poštovní schránce. Tato funkce pomáhá zabránit tomu, aby poštovní schránka překročila kvótu obnovitelné položky.

Zásady uchovávání informací o MRM ve vaší organizaci

Zásady archivace uchovávání informací je možné nakonfigurovat různými způsoby v závislosti na potřebách vaší organizace. Podrobné informace o zásadách uchovávání informací najdete v tématu Značky uchovávání informací a zásady uchovávání informací v Exchange Online. Správce může zobrazit existující zásady uchovávání informací spuštěním následujícího příkazu:

Get-RetentionPolicy | FL

Zásady uchovávání informací je možné použít u poštovních schránek s archivem nebo bez archivu a provádět u poštovních schránek různé akce. Následuje stručný přehled běžných akcí zásad uchovávání archivu:

• MovePrimaryToArchive a MoveDumpsterToArchive dají zásadám uchovávání informací pokyn, aby po splnění podmínek zásad přesunuly obsah hlavní poštovní schránky nebo složky Obnovitelné položky do archivu poštovní schránky. Tyto značky nastavují správci a použijí se bez ohledu na individuální nastavení uživatele.
  • Zásady uchovávání informací použité pro přesun obsahu obnovitelné položky by měly být relativně krátké, aby primární poštovní schránka uživatele nedosáhla kvóty obnovitelné položky.
• Značka Osobní archiv znamená, že uživatelé můžou tuto zásadu použít u svých osobních složek k archivaci obsahu podle zadaného plánu.

Zásady uchovávání informací MRM nefungují podle očekávání

Správci mají nástroje potřebné k vyhodnocení příčiny nefunkčních zásad uchovávání informací a řešení případných chyb. Mezi běžné scénáře selhání patří nesprávně použité zásady nebo selhání zpracování poštovní schránky.

Informace o řešení potíží se zásadami uchovávání informací najdete v tématu Řešení potíží se zásadami uchovávání informací v Exchange Online.

Jak často se budou zobrazovat tyto informační zpravodaje služeb?

Pokud problémy s kvótami nevyřešíte, můžete očekávat, že se tento typ servisního poradce bude zobrazovat každých sedm dní. Další informační zpravodaje služeb můžou obsahovat vyšší počet poštovních schránek pro jiné poštovní schránky, které se blíží své kvótě. Pokud vyřešíte problémy s kvótou, zobrazí se toto doporučení služby pouze v případě, že je zjištěna jiná poštovní schránka s problémy s kvótou.

Další informace

• Informace o řešení potíží s archivační poštovní schránkou najdete v tématu Řešení potíží s microsoft purview.
• Pokyny k identifikaci blokování umístěných v poštovní schránce najdete v tématu Jak identifikovat typ blokování umístěného v poštovní schránce.