Správa smluv pomocí řešení Microsoft 365

Tento článek popisuje, jak vytvořit řešení správy smluv pro vaši organizaci pomocí Microsoft Syntex a komponent Microsoftu 365. Poskytuje architekturu, která vám pomůže naplánovat a vytvořit řešení, které vyhovuje vašim jedinečným obchodním potřebám. I když toto řešení hovoří o správě smluv, můžete ho přizpůsobit a vytvořit další řešení správy dokumentů, například pro výkazy práce nebo faktury.

Identifikace obchodního problému

Prvním krokem při plánování systému správy smluv je porozumět problému, který se pokoušíte vyřešit. Pro toto řešení je potřeba vyřešit čtyři klíčové problémy:

• Identifikujte kontrakty. Vaše organizace pracuje s mnoha dokumenty, jako jsou faktury, smlouvy, výkazy práce atd. Některé jsou digitální prostředky odesílané e-mailem a jiné papírové prostředky odeslané prostřednictvím tradiční pošty. Potřebujete způsob, jak identifikovat všechny smlouvy zákazníků ze všech ostatních dokumentů a pak je jako takové klasifikovat.

• Sledujte historii schvalování smluv. Vaše organizace potřebuje spolehlivý způsob, jak zjistit, jestli byly smlouvy schváleny nebo zamítnuty a jestli byla platba zpracována.

• Web pro správu schválení smluv Vaše organizace potřebuje vytvořit web pro spolupráci, na kterém budou moct všichni požadované zúčastněné strany snadno kontrolovat smlouvy. Účastníci by měli být schopni v případě potřeby zkontrolovat celý kontrakt, ale hlavně se stará o to, aby se v každém kontraktu zobrazovalo několik klíčových polí (například jméno zákazníka, číslo nákupní objednávky a celkové náklady). Účastníci by měli být schopni snadno schválit nebo odmítnout příchozí smlouvy.

• Překontrolované kontrakty trasy Schválené a odmítnuté kontrakty je potřeba směrovat přes konkrétní pracovní postup. Schválené smlouvy je potřeba směrovat na žádost partnera pro zpracování plateb. Zamítnuté kontrakty je potřeba směrovat k další kontrole.

Přehled řešení

Tyto doprovodné materiály k řešení správy smluv zahrnují čtyři součásti Microsoftu 365:

• Microsoft Syntex: Vytvořte modely pro identifikaci a klasifikaci souborů kontraktů a extrahujte z nich příslušná data.

• Seznamy Microsoft SharePointu: Pomocí formátování dostupného v moderních sharepointových seznamech můžete prezentovat smlouvy ve formátu vhodném pro firmy.

• Microsoft Teams: Funkce kanálu Teams a přidružených karet umožňují zúčastněným stranám kontrolovat a spravovat smlouvy.

• Power Automate: Pomocí toků můžete vést smlouvy procesem schválení a pak k platbě do aplikace třetí strany.

Jak to všechno funguje

1. Dokumenty se nahrají do knihovny dokumentů SharePointu. V knihovně dokumentů byl použit Microsoft Syntex nestrukturovaný model zpracování dokumentů. Zkontroluje každý soubor a zjistí, jestli nějaký odpovídá typu obsahu "contract", na který je vytrénovaný. Pokud najde shodu, klasifikuje soubor jako "kontrakt" a aktualizuje typ obsahu pro dokument.

2. Model také z každého souboru smlouvy vytahuje konkrétní data, která se zajímají zúčastněné strany, jako je například částka klienta, dodavatele a poplatku.

   Následující stránka je příkladem kontraktu, který je model vytrénován tak, aby ho identifikoval.

   

3. V Microsoft Teams jsou všichni účastníci členy zabezpečeného kanálu Teams, ve kterém jsou všechny smlouvy v knihovně dokumentů viditelné ke schválení nebo zamítnutí. Díky funkci Teams jsou všichni účastníci upozorněni, když je potřeba zkontrolovat nové kontrakty.

4. Při použití Power Automate se kontrakty přesouvají procesem schvalování v kanálu Teams. Když člen schválí smlouvu, stav smlouvy se změní na Schváleno, všichni členové budou upozorněni prostřednictvím příspěvku v Teams a vytvoří se řádková položka, která ukazuje, že smlouva je připravená k výplatě. Tento proces lze rozšířit tak, aby se zapisuje přímo do finanční žádosti třetí strany o platbu.

5. Když člen odmítne smlouvu, stav se změní na Zamítnuto a všichni členové budou upozorněni prostřednictvím příspěvku v Teams.

6. Konečným výsledkem tohoto řešení je automatizovaný obchodní proces pro vaši organizaci. Zaměstnanci můžou snadno použít vlastní zobrazení dlaždic v Teams k zahájení a monitorování pracovního postupu schvalování vašich dokumentů.

   

Licenční požadavky

Toto řešení využívá následující funkce, které jsou k dispozici jako součást licence Microsoft 365 Enterprise (E1, E3, E5, F3) nebo Business (Basic, Standard nebo Premium):

• Microsoft Syntex
• Microsoft Teams
• Power Automate

Naučte se používat Microsoft Syntex

Začínáte s Microsoft Syntex? Naučte se používat Microsoft Syntex ke správě obsahu pomocí AI.

V tomto studijním programu Úvod do Microsoft Syntex se dozvíte, jak můžete pomocí nestrukturovaných, volných a nestrukturovaných modelů zpracování dokumentů klasifikovat dokumenty, extrahovat text a označovat dokumenty popisky pro rychlou a snadnou správu znalostí.

Vytvoření řešení

V dalších částech se podrobně dozvíte, jak nakonfigurovat řešení správy kontraktů. Je rozdělený do tří kroků:

• Krok 1. Použití Microsoft Syntex k identifikaci souborů kontraktů a extrakci dat
• Krok 2. Vytvoření kanálu správy kontraktů pomocí Microsoft Teams
• Krok 3. Použití Power Automate k vytvoření toku pro zpracování kontraktů