Přehled zásobovacího katalogu
Tento článek popisuje na nejvyšší úrovni, jak mohou odborníci na nákup nastavit a spravovat zásobovací katalogy. Zásobovací katalogy definují položky a služby, které zaměstnanci společnosti mohou objednat pro interní použití.
Nákupčí mohou vytvářet a udržovat katalogy položek a služeb, které lze zakoupit pro interní použití v organizaci. Po nastavení katalogů může zaměstnanec společnosti vytvořit nákupní žádanky k vytvoření objednávky. Katalogy lze použít k vynucení zásady nákupu, aby zaměstnanci mohli objednat pouze položky a služby, které jsou povoleny pro jejich kupující právnickou osobu. Při vytváření zásobovacího katalogu doporučujeme zvážit provedení následujících úkolů:
- Vytvořte hierarchii kategorií zásobování před vytvořením katalogu.
- Určete produkty, které chcete mít objednané vašimi zaměstnanci. Můžete zobrazit nebo skrýt určité produkty v uzlu katalogu nebo můžete zobrazit nebo skrýt všechny produkty v uzlu.
- Určete, kolik zásobovacích katalogů požadujete. Přístup k zásobovacímu katalogu je určen pravidly zásad katalogu, který konfigurujete pro právnickou osobu a provozní jednotky, která je přiřazena konkrétnímu zaměstnanci.
To, které produkty, mohou zaměstnanci objednávat, a které kategorie zásobování mohou používat při vytváření nákupních žádanek, je určeno několika faktory:
- Pravidlo zásad přístupu ke kategorii v zásadě nákupu určuje, které kategorie zásobování jsou k dispozici v nákupní žádance. Pokud není definováno žádné pravidlo, jsou k dispozici všechny kategorie zásobování.
- Zaměstnanci mohou objednat produkt, pouze pokud je v aktivním zásobovacím katalogu pro organizaci a pokud je v povoleném uzlu a není skrytý. Produkt musí také být v kategorii, do které má určitý zaměstnanec přístup podle pravidla zásad přístupu ke kategorii.
- Pravidlo zásad katalogu určuje katalog, který se používá. Pokud nezadáte žádné pravidlo zásad katalogu, samotné pravidlo přístupu ke kategorii určuje produkty, které zaměstnanec může objednat na žádance.
Požadavky
V následující tabulce jsou uvedeny úkoly, které je nutné dokončit před tím, než pracovník nákupu může vytvořit zásobovací katalog.
| Úkol | Role | Popis |
|---|---|---|
| Nastavte hierarchii kategorií zásobování. | Manažer nákupu | Hierarchie kategorií zásobování se používají ke klasifikaci položek nebo transakcí pro vykazování a analýzy. Pomocí hierarchie kategorií zásobování společností lze strategicky spravovat kategorie, výrobky, dodavatele a další činitele zásobování z centrálního umístění. Pro celou organizaci lze definovat pouze jednu hierarchii kategorií zásobování. Katalog vychází z hierarchie kategorií zásobování: kategorie v hierarchii se v katalogu stanou uzly. Dodavatelé a produkty jsou zahrnuté v katalogu. |
| Přidejte dodavatele a produkty do kategorií zásobování. | Manažer nákupu | Když je pro vaši organizaci vytvořena hierarchie kategorií zásobování, může být každá zásobovací kategorie přiřazena specifickému dodavateli, produktu apod. Tato přidružení se zkopírují automaticky do katalogu. |
Nastavení katalogu.
Poté, co byly splněny požadavky, můžete nastavit katalogy. Můžete vytvořit jeden katalog, který se používá v celé organizaci, nebo více katalogů, které používají různé divize v organizaci. Pokud vytvoříte jeden katalog pro celou organizaci, přístup do katalogu je řízen pravidly zásad nákupu.
Katalog definuje, které produkty jsou k dispozici při vytváření nákupních žádanek, můžete ale použít pravidla zásad přístupu ke kategorii k uplatnění dalších omezení. Vzhledem k tomu, že uzly v katalogu jsou kategorie zásobování, lze je potlačit pravidlem zásad přístupu ke kategorii. V takovém případě nejsou produkty v této kategorii nejsou k dispozici, aby je zaměstnanci mohli používat na žádankách. Pravidla zásad přístupu ke kategorii definujete na stránce Zásady nákupu. V následující tabulce jsou popsány úkony, které je nutné dokončit pro nastavení katalogu.
| Úkol | Role | Popis |
|---|---|---|
| Vytvořte nový katalog. | Nákupčí | Při vytváření katalogu je třeba zadat název a popis pro katalog. Také definujete, zda se katalog aktualizuje ručně nebo automaticky, a zadáváte vlastníka katalogu. |
| Určete, zda jsou produkty k dispozici v katalogu. | Nákupčí | Vzhledem k tomu, že jsou produkty převzaty z kategorií zásobování, všechny se zobrazují v příslušných uzlech katalogu. Můžete určit, zda jsou všechny produkty v uzlu skryté nebo zobrazené, když je katalog použit nákupní žádance. Můžete také určit, zda jednotlivé produkty v uzlu jsou skryté nebo zobrazené. |
| Publikujte katalog. | Nákupčí | Dříve, než bude katalog k dispozici zaměstnancům pro použití v žádance, musíte definovat pravidlo zásad katalogu pro daný katalogu, nastavit stav katalogu na hodnotu Aktivní a katalog pak publikovat. Můžete deaktivovat katalogy, u kterých nechcete, aby byly nadále uživatelům k dispozici. |
Aktualizace jsou publikovány automaticky nebo ručně v závislosti na možnosti vybrané v poli Výchozí typ aktualizace na stránce Katalogy. K dispozici pro katalogy jsou následujících výchozích typy aktualizace:
- Dynamický – Katalog se automaticky aktualizuje při každé změně.
- Statické – Katalogy je nutné aktualizovat ručně.
- Obě – Pokud katalog obsahuje kategorie produktů, které mají výchozí typ aktualizace Statický , je nutné jej při aktualizaci těchto kategorií aktualizovat ručně. Pokud katalog zahrnuje kategorie produktů, které mají výchozí typ aktualizace Dynamická, aktualizuje se automaticky pokaždé, když se změní.