Distribuce záznamů v pravidlech přiřazení
V Dynamics 365 Sales pravidla přiřazení automaticky distribuují nebo přiřazují nové a aktualizované potenciální zákazníky, příležitosti a přehledy vašemu prodejnímu týmu. Automatizovaný proces šetří čas a námahu a optimalizuje pracovní vytížení vašeho prodejního týmu.
Pravidla přiřazení mohou tyto záznamy distribuovat jedním ze dvou způsobů: kruhově, nebo vyrovnáváním zátěže.
- V kruhové distribuci je primárním faktorem, kdy byl prodejcům naposledy přidělen záznam.
- V distribuci vyrovnávání zátěže je primárním hlediskem jejich kapacita nebo počet aktivních záznamů, na kterých pracují.
V závislosti na své definici může pravidlo, které upřednostňuje vyrovnávání zátěže, stále používat kruhová kritéria k přiřazování záznamů prodejcům.
Je důležité porozumět jak rozdílům mezi nimi, tak tomu, jak další kritéria – například pracovní vytížení a plány vašich prodejců – ovlivňují způsob přidělování záznamů.
Segmenty a pravidla přiřazení jsou součástí funkce přiřazení práce. Přiřazení práce je k dispozici ve verzi akcelerátoru prodeje 9.1.23074.10021 a je zaváděno postupně v různých oblastech. Další informace o přiřazení práce.
Kruhová distribuce
Kruhové přiřazení spravedlivě distribuuje nový nebo aktualizovaný záznam mezi prodejce, kteří splňují kritéria pravidla. Poskytuje záznam prodejci, který na nového potenciálního zákazníka, příležitost nebo přehled čekal nejdéle, včetně záznamů, které byly přiřazeny ručně nebo pomocí doplňku.
Poznámka:
Pořadí přiřazení prodejců pomocí algoritmu kruhového dotazování je uloženo na úrovni organizace, nikoli na úrovni pravidel.
Podívejme se na několik scénářů, které nám pomohou pochopit distribuci kruhového dotazování.
Scenario1
Do systému ve 13.33 dorazí potenciální zákazník. Na základě kritérií výběru, která jsou definována v pravidle přiřazení, mohou na potenciálním zákazníkovi potenciálně pracovat tři prodejci:
| Prodejce | Naposledy přiřazený zájemce |
|---|---|
| Miriam | 10:02 |
| Sanjay | 10:31 |
| Susana | 11:17 |
Miriamin poslední úkol je dříve než Sanjayův a Susanin. Čekala nejdéle, takže je jí přidělen potenciální zákazník a čas jejího posledního přidělení je aktualizován.
Do systému ve 13.50 dorazí další potenciální zákazník. Tentokrát pouze Miriam a Sanjay mají požadované atributy, aby na něm mohli pracovat:
| Prodejce | Naposledy přiřazený zájemce |
|---|---|
| Miriam | 1:33 |
| Sanjay | 10:31 |
Ale tentokrát Sanjay čekal déle než Miriam. Potenciálního zákazníka dostane Sanjay.
Scénář 2
Předpokládejme, že máte tři prodejce – Miriam, Sanjay a Susana. Pro přiřazování záznamů k nim je vytvořena sada pravidel. Počáteční objednávka je pro Miriam, Sanjay a Susanu.
- Pravidlo 1 přiděluje příchozího zájemce 1 Miriam. Novou objednávku dostane Miriam, Sanjay a Susana.
- Pravidlo 2 přiděluje dalšího příchozího zájemce 2 Sanjayovi. Objednávka je nyní pro Miriam, Sanjay a Susanu.
- Pravidlo 3 přiděluje zájemce 3 Susaně. Konečnou objednávku dostane Miriam, Sanjay a Susana.
- Nyní do aplikace přichází nový zájemce – pravidlo 1 přiděluje zájemce 4 Miriam.
Možná jste si však všimli, že pouze Pravidlo 1 přiřazuje záznam Miriam dvakrát po sobě. Důvodem je, že pořadí přiřazování záznamů je uloženo na úrovni organizace a nikoli na úrovni pravidel.
Scénář 3
Předpokládejme, že máte dva prodejce – Miriam a Sanjay. Pro přiřazování záznamů k nim je vytvořeno pravidlo. Počáteční objednávka je pro Miriam a Sanjay.
Nyní, pokud Miriam vygeneruje zájemce 1, automaticky se stane jeho vlastníkem. Výsledkem je, že když je pravidlo vykonáno, zájemce je přidělen Sanjayovi, protože Miriam je již vlastníkem a součástí distribučního seznamu. Nové přiřazení objednávky se změní na Miriam a Sanjay.
Je to proto, že kdykoli prodejce vytvoří nový záznam, je automaticky zahrnut do distribučního seznamu. To ovlivní pořadí přiřazení pro budoucí záznamy.
Distribuce vyrovnáváním zatížení
Přiřazení vyrovnáváním zátěže najde prodejce, kteří splňují kritéria pravidla, a předá záznam tomu, kdo si může vzít více práce. Tato metoda zajišťuje, že všichni prodejci mají spravedlivý podíl na práci, a snižuje nerovnoměrné zatížení.
Vezměme si příklad, který umožní pochopit distribuci vyrovnáváním zatížení.
Do systému dorazí potenciální zákazník. Na základě kritérií výběru, která jsou definována v pravidle přiřazení, mohou na potenciálním zákazníkovi potenciálně pracovat tři prodejci:
| Prodejce | Dostupná kapacita |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 12 |
| Susana | 15 |
Susana teď zvládne víc práce než Miriam nebo Sanjay. Potenciálního zákazníka dostane Susana a její dostupná kapacita je nyní 14.
Pokračujeme v tomto příkladu a předpokládejme, že Miriam, Sanjay a Susana mohou potenciálně pracovat na několika dalších příchozích potenciálních zákaznících.
Do systému dorazí dva noví potenciální zákazníci. Susana má stále nejvíce dostupné kapacity, takže jsou potenciální zákazníci přiřazení jí. Jejich dostupná kapacita poté vypadá takto:
| Prodejce | Dostupná kapacita |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 12 |
| Susana | 12 |
Do systému dorazí ještě jeden potenciální zákazník. Sanjay a Susana jsou stejně dostupní. Susana dostala potenciálního zákazníka nedávno, takže nový je přidělen Sanjayovi na základě kruhových kritérií. Jejich dostupná kapacita teď vypadá takto:
| Prodejce | Dostupná kapacita |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 11 |
| Susana | 12 |
Miriam uzavře tři potenciální zákazníky, čímž zvyšuje svou dostupnou kapacitu na 13. Do systému dorazí nový potenciální zákazník. Miriam má nyní největší kapacitu, takže je přidělen jí.
Další distribuční kritéria
Pravidla přiřazení upřednostňují spravedlivost různými způsoby v závislosti na tom, zda zvolíte kruhovou distribuci, nebo distribuci vyrovnáváním zátěže. Spravedlnost však není jediným hlediskem, když je třeba přiřazovat záznamy. Mohou také zvážit, zda jsou prodejci k dispozici, aby převzali více práce – tedy pracovní vytížení prodejců a pracovní plán.
Zvažte pracovní zatížení prodejce
V definicích pravidel přiřazení můžete vybrat typ záznamu Přiřadit na základě kapacity prodejce. Tato možnost distribuuje záznamy pouze prodejcům, kteří mají kapacitu na nich pracovat. Pokud nikdo takový není, záznamy zůstanou nepřiřazeny.
Podívejme se znovu na náš prodejní tým, o něco později ve stejný den.
Do systému dorazí nový potenciální zákazník. Na základě kritérií výběru, která jsou definována v pravidle přiřazení, mohou na něm potenciálně pracovat čtyři prodejci:
| Prodejce | Poslední přiřazení | Dostupná kapacita |
|---|---|---|
| Sanjay | 2:37 | 0 |
| Susana | 2:57 | 4 |
| David | 3:02 | 0 |
| Miriam | 2:35 | −2 |
Jen s kruhovou distribucí by Miriam převzala potenciálního zákazníka, protože na přiřazení čekala déle než ostatní. Řekli jste však pravidlu Přiřadit potenciální zákazníky na základě kapacity prodejce a Miriamina dostupná kapacita je nyní −2. Sanjay čekal jako další nejdéle, ale jeho dostupná kapacita je 0. Potenciální zákazník jde k Susaně.
Pokud by žádný prodejce, který splnil kritéria, neměl dostupnou kapacitu větší než nula, potenciální zákazník by zůstal nepřiřazen.
Zvážit pracovní plán prodejce
V definicích pravidel přiřazení můžete vybrat Přiřadit, pokud je prodejce dostupný do N hodin, kde N je celé číslo od 1 do 120. Tato možnost distribuuje záznamy pouze prodejcům, jejichž pracovní plán ukazuje, že jsou k dispozici ve vámi vybraném čase. Pokud nikdo takový není, záznamy zůstanou nepřiřazeny. Přečtěte si, jak nastavit dostupnost prodejců.
Pravidlo bere v úvahu spárované prodejce nejprve podle priority přiřazení (vyrovnávání zátěže nebo kruhové zpracování) a poté podle toho, kdo je k dispozici, až do maximální povolené doby.
Jak ukazuje následující diagram, spárovaní prodejci jsou rozděleni do šesti skupin po 24 hodinách na základě svých pracovních plánů. Pokud žádní prodejci nespadají do prvního segmentu, kruhová distribuce má přednost před vyvažováním zátěže, i když má distribuce vyvažováním zátěže prioritu. Pravidlo pokračuje ve vyhodnocování segmentů shora dolů. Když narazí na první neprázdný segment, pravidlo přiřadí potenciálního zákazníka mezi prodejce ve segmentu na základě kritérií kruhové přiřazování.
Podívejme se na příklad, abychom pochopili, jak pracovní rozvrhy prodejců ovlivňují přidělování záznamů.
V pravidlech přiřazení upřednostňujete kruhovou distribuci a nastavíte časový limit na 48 hodin.
Do systému v pátek večer dorazí z poptávkového formuláře na vašem webu nový potenciální zákazník. Několik prodejců splňuje kritéria pravidla přiřazení, ale žádný z nich nyní nepracuje. Dále pravidlo zvažuje odpovídající prodejce, kteří jsou k dispozici během následujících 24 hodin. Takovým dnem je sobota. Normálně by Sanjay pracoval, ale jeho kalendář říká, že je na dovolené. Nejsou k dispozici žádní další prodejci, takže pravidlo se vztahuje na následujících 24 hodin. Nikdo nepracuje ani v neděli. Pravidlo dosáhlo limitu 48 hodin, takže potenciální zákazník není přidělen. Pokud by časový limit byl 60 hodin, potenciální zákazník by byl přidělen prvnímu prodejci, který byl k dispozici v pondělí ráno.
Příklady
Podívejme se podrobněji na několik dalších příkladů, abychom pochopili, jak dostupnost a pracovní vytížení prodejce ovlivňují kruhovou distribuci a distribuci rozložením zátěže. Pro dostupnost prodejce v době směrování použijme následující zápis:
- 0D – Aktuálně dostupný
- 1D – Nejdříve dostupný do 24 hodin
- 2D – Nejdříve dostupný od 24 do 48 hodin
- 3D – Nejdříve dostupný od 48 do 72 hodin
- 4D – Nejdříve dostupný od 72 do 96 hodin
- 5D – Nejdříve dostupný od 96 do 120 hodin
Příklad 1: Kruhová distribuce, zvažovat pouze dostupnost prodejce
Pravidlo našlo následující prodejce:
| Prodejce | Dostupnost | Naposledy přiřazený zájemce |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 2:37 |
| Maya | 1D | 2:15 |
| Vivek | 0D | 3:02 |
| Maria | 2D | 3:10 |
| Sal | 0D | 2:29 |
Jako první jsou k dispozici dva prodejci, Vivek a Sal. Vivek dostal potenciálního zákazník před kratší dobou než Sal, takže pravidlo distribuuje potenciálního zákazníka Salovi.
Další potenciální zákazníci jsou přiřazeni Vivekovi, pak Salovi atd., dokud se nezmění dostupnost odpovídajících prodejců. Kapacita prodejců nehraje roli.
Příklad 2: Vyrovnávání zátěže, zvažovat pouze dostupnost prodejce
Pravidlo opět našlo následující prodejce:
| Prodejce | Dostupnost | Dostupná kapacita |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Vivek | 0D | 5 |
| Maria | 2D | 10 |
| Sal | 0D | 2 |
Jako první jsou opět k dispozici Vivek a Sal. Tentokrát má Vivek vyšší kapacitu, takže pravidlo distribuuje potenciálního zákazníka jemu.
Další potenciální zákazníci, kteří přijdou, jsou přiděleni Vivekovi, dokud jeho kapacita neklesne pod Salovu. Následující potenciální zákazníci jdou k Salovi, dokud jeho kapacita neklesne pod Vivekovu, a tak dále, dokud se nezmění dostupnost odpovídajících prodejců. V tomto scénáři kapacita prodejců nehraje roli. Kapacita Viveka a Sala může klesnout pod nulu, pokud jsou k dispozici dříve než ostatní.
Příklad 3: Vyrovnávání zátěže, zvažovat dostupnost prodejce i kapacitu
Pravidlo opět našlo následující prodejce:
| Prodejce | Dostupnost | Dostupná kapacita |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Vivek | 0D | –1 |
| Maria | 2D | 10 |
| Sal | 0D | 0 |
Protože v definici pravidla přiřazení bylo vybráno Přiřadit potenciální zákazníky na základě kapacity prodejce, pravidlo ignoruje Viveka a Sala, i když jsou k dispozici jako první. Zbývá Burt, Maya a Maria:
| Prodejce | Dostupnost | Dostupná kapacita |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Maria | 2D | 10 |
Burt a Maya jsou k dispozici před Marií, takže Maria je vynechána z úvahy:
| Prodejce | Dostupnost | Dostupná kapacita |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
Pravidlo je nakonfigurováno tak, aby upřednostňovalo vyrovnávání zátěže. Distribuce vyrovnáváním zátěže však funguje pouze u prodejců, kteří jsou k dispozici v době směrování. Vzhledem k tomu, že Burt a Maya nyní nejsou k dispozici, pravidlo místo toho používá kruhová kritéria.
Vzhledem k tomu, že kapacita se již neuvažuje, pravidlo bere v úvahu, kdo čeká na potenciálního zákazníka déle:
| Prodejce | Naposledy přiřazený zájemce |
|---|---|
| Burt | 2:37 |
| Maya | 2:15 |
Pravidlo přidělí potenciálního zákazníka Maye. Další potenciální zákazníci jsou přiřazeni Burtovi, pak Maye atd., dokud se nezmění dostupnost odpovídajících prodejců.