Použití průvodce pro přidání a sledování více kontaktů aplikace Outlook v klientu Dynamics 365 for Outlook

Kontakty Office Outlook můžete sledovat v Microsoft Dynamics 365 for Outlook. Pokud sledujete kontakt, kopie tohoto kontaktu se uloží do Dynamics 365 for Outlook a synchronizuje se se záznamem aplikace Outlook. Jakmile jsou kontakty sledovány, uvidíte všechny e-maily, úkoly a aktivity schůzek přidružené ke kontaktu v Customer Engagement. Pokud provádíte synchronizaci aplikace Outlook v mobilním zařízení, můžete k záznamům kontaktů přistupovat také z daného zařízení.

Sledování kontaktů v Dynamics 365 for Outlook se provádí ručně. Můžete sledovat až 20 kontaktů najednou pomocí tlačítka Sledovat nebo tlačítka Nastavit nadřazený v Dynamics 365 for Outlook. Pokud chcete přidat více než 20 kontaktů najednou nebo pokud chcete přidat všechny své kontakty Outlook do Customer Engagement, můžete použít průvodce Přidat kontakty. Průvodce vám pomůže také nastavit několik možností. Například můžete určit, zda mají být budoucí komunikace se sledovanými kontakty synchronizovány s Dynamics 365 for Outlook.

Důležité

Chcete-li sledovat kontakty v Dynamics 365 for Outlook, e-mailové adresy v aplikaci Outlook se musí shodovat s e-mailovými adresami v aplikaci Customer Engagement. Nelze synchronizovat do nebo z více e-mailových adres.

Krok 1: Příprava

Před přidáním kontaktů aplikace Outlook:

• Pro dosažení nejlepších výsledků se přesvědčte, zda jsou vaše data kontaktů Outlook tak úplná a přesná, jak je to možné. Vyplňte všechny chybějící informace a ověřte, zda jsou jména osob správně napsána.

• Vzhledem k tomu, že budete mít možnost „namapovat“ názvy společností ve svém seznamu kontaktů Outlook k názvu účtu v aplikaci Dynamics 365 pro Customer Engagement, přesvědčte se, zda tyto účty mají v obou aplikacích stejné kontroly pravopisu.

Krok 2: Spusťte průvodce

1. Zvolte Soubor>Aplikace Dynamics 365>Importovat kontakty>Přidat kontakty.

2. Zvolte Další.

3. Zkontrolujte složku, kde jsou uloženy vaše kontakty Outlook, a klikněte na tlačítko Další.

   Poznámka:

   • Průvodce určí složku, obvykle s názvem Kontakty. Podsložky ve složce Kontakty lze označit nebo zrušit.
     • Pokud umožníte někomu jinému spravovat váš e-mail (osoba je označována jako „delegát“), nelze přidat kontakty ze složky s kontakty dané osoby.

4. Vyberte, jak chcete kontakty seskupit. Skupiny jsou:

   • Název společnosti. Seskupte kontakty podle odpovídajícího názvu účtu v Dynamics 365 pro Customer Engagement. Průvodce uvádí počet kontaktů, které jsou spojené s jednotlivými účty. Klikněte na odkaz a ověřte seznam jmen pro každý účet.

   • Doména e-mailu. Seskupení kontaktů podle e-mailové domény. E-mailová doména je součástí adresy za znakem @. Například v e-mailové adrese someone@contoso.com představuje doménu text „contoso.com“. Klikněte na odkaz a ověřte seznam jmen v každé doméně.

   • Kategorie. Seskupení kontaktů podle kategorie sloužící k uspořádání kontaktů v aplikaci Outlook (pokud je to možné). Klikněte na odkaz a ověřte seznam jmen pro každou kategorii.

     Pokud nechcete přidat všechny skupiny, zrušte zaškrtnutí políčka nalevo od skupiny, kterou nechcete zahrnout.

   Poznámka:

   Sloupec Počet kontaktů obsahuje barevnou indikaci označující, kolik kontaktů je již propojeno se záznamy aplikace Dynamics 365 pro Customer Engagement:

   • Zelená. Všechny kontakty jsou již v Dynamics 365 pro Customer Engagement.
     • Žlutá. Více než 50 % je již v Dynamics 365 pro Customer Engagement.
     • Červená. Alespoň jeden kontakt již je v Dynamics 365 pro Customer Engagement.

   Zpropitné

   Pokud se přesně neshodují názvy společností, může se stát, že seskupení bude mít více variant. V takovém případě může být vhodné zrušit průvodce, opravit názvy společností v aplikaci Outlook a spuštění průvodce znovu.

5. Ověřte, zda je označeno políčko Použít název firmy jako obchodní vztah (doporučeno). Pokud v opačném případě budete chtít později v aplikaci Dynamics 365 pro Customer Engagement přiřadit název účtu s každým kontaktem, zrušte zaškrtnutí tohoto políčka.

6. Vyberte možnost Sledovat veškerou komunikaci přidaných kontaktů, pokud chcete sledovat zprávy, schůzky a úkoly spojené s těmito kontakty Outlook v aplikaci Dynamics 365 pro Customer Engagement.

7. Pokud chcete ručně vybrat účty, které chcete spojit s kontakty, klikněte na tlačítko Upřesnit. Ve sloupci Nastavit účet klikněte na řádek s kontaktem. Z rozevíracího seznamu vyberte jednu z následujících akcí:

   • Ponechte pole prázdné (Není nastaveno), pokud chcete kontakty v aplikaci Dynamics 365 pro Customer Engagement přidružit k účtu později.

   • Vyberte možnost Použít název společnosti, pokud chcete přiřadit kontakty k účtu Dynamics 365 pro Customer Engagement pomocí názvu společnosti.

   • Vyberte možnost Vybrat existující účet, vyberte účet nebo kontakt a potom klikněte na tlačítko OK.

8. Ve sloupci Zahrnout komunikaci zrušte zaškrtnutí políčka u všech seskupení, u kterých nechcete v aplikaci Dynamics 365 pro Customer Engagement sledovat e-mailové zprávy, schůzky nebo úkoly.

9. Zvolte možnost Přidat kontakty.

10. Pokud je to možné, zkontrolujte souhrnnou stránku a prohlédněte si všechny chyby. Poté zvolte položku Zavřít.

Viz také

Přehled sledování záznamů v aplikaci Dynamics 365 for Outlook
Často kladené dotazy týkající se synchronizace záznamů mezi aplikacemi Microsoft Dynamics 365 a Microsoft Outlook