Sdílet prostřednictvím

Správa směn a zásuvky s hotovostí

  • Článek

Tento článek popisuje, jak nastavit a používat směny v pokladním místě (POS) aplikace Microsoft Dynamics 365 Commerce.

V aplikaci Dynamics 365 Commerce termín směna popisuje kolekci transakčních dat POS a aktivit mezi dvěma místy v čase. Pro každou směnu se porovnává očekáváná částka peněz oproti spočítané a deklarované částce.

Směny se obvykle otevírají na začátku pracovního dne. Uživatel v daném okamžiku deklaruje počáteční částku, kterou obsahuje zásuvka s hotovostí. Prodejní transakce jsou pak prováděny v průběhu dne. Na konci dne se spočítá zásuvka a jsou deklarovány uzávěrkové částky. Je uzavřena směna a bude vytvořena sestava Z. Sestava Z označuje, jestli došlo k nadlimitnímu využití nebo nedostatku.

Typické scénáře směny

Aplikace Commerce obsahuje několik možností konfigurace a operací POS, které podporují řadu obchodních procesů ukončení dne pro POS. Tato část popisuje některé typické scénáře směny.

Pevná pokladna

Obvykle se nejčastěji používá scénář směny s pevnou dobou . V směně s pevným till jsou posun a till spojeny s určitým registrem. Nejsou přesunuty z jedné registrační pokladny do jiné. Směna s pevnou pokladnou může být použita jedním uživatelem nebo sdílena mezi více uživateli. Fixní směny nevyžadují žádnou speciální konfiguraci.

Plovoucí pokladna

Ve směně plovoucí pokladny lze směnu a zásuvku s hotovostí přesouvat z jedné pokladny na druhou. Ačkoli registrační pokladna může mít pouze jednu aktivní směnu na zásuvku s hotovostí, směny lze pozastavit a pak je později obnovit, i na jiné registrační pokladně.

Například obchod má dvě registrační pokladny. Každá registrační pokladna se otevře na začátku dne, když pokladník otevře novou směnu a poskytne počáteční částku. Když je jeden pokladník připraven na přestávku, pozastaví svou směnu a odstraní pokladnu ze zásuvky s hotovostí. Tato registrační pokladna je poté k dispozici další pokladníkům. Může se přihlásit jiný pokladník a otevřít svou vlastní směnu na registrační pokladně. Po skončení přestávky první pokladny může pokladník pokračovat ve směně, jakmile bude k dispozici jedna z dalších pokladen. Plovoucí směny nevyžadují žádnou speciální konfiguraci ani oprávnění.

Jediný uživatel

Mnoho maloobchodních prodejců upřednostňuje pouze jednoho uživatele na směnu k zajištění nejvyšší úrovně odpovědnosti za hotovost v zásuvce. Pokud pouze jeden uživatel může použít pokladnu přiřazenou ke směně, je tento uživatel výhradně odpovědný za jakékoli nesrovnalosti. Pokud více uživatelů používá směnu, je obtížné určit, kdo udělal chybu nebo kdo se mohl pokusit z pokladny krást.

Více uživatelů

Někteří maloobchodní prodejci jsou ochotni obětovat úroveň zodpovědnosti, která existuje při směnách s jedním uživatelem, a povolí více uživatelů na jednu směnu. Tento postup je typický, pokud existuje více uživatelů, než je dostupných registračních pokladen, a potřeba flexibility a rychlosti vyváží potenciální ztráty. Dále je typický tehdy, když manažeři obchodu nemají své lastní směny, ale mohou podle potřeby použít směny jakéhokoliv ze svých pokladníků. Aby se mohl uživatel přihlásit ke směně a použít směnu otevřenou jiným uživatelem, musí mít POS oprávnění Povolit vícenásobné přihlášení směn.

Sdílená směna

Sdílená konfigurace směny umožňuje maloobchodníkům mít jednu směnu na více pokladnách, pokladních zásuvkách a uživatelích. Sdílené směna má jedinou počáteční částku a jednu konečnou částku, které jsou shrnuty v rámci všech zásuvek s hotovostí. Sdílené směny jsou nejběžnější při použití mobilních zařízení. V tomto scénáři není samostatná zásuvka s hotovostí rezervována pro každou registrační pokladnu. Místo toho všechny registrační pokladny mohou sdílet jednu zásuvku s hotovostí.

Aby mohly být v obchodě použity sdílené směny, musí být zásuvka s hotovostí nakonfigurována jako zásuvka sdílené směny přes Maloobchod a velkoobchod > Nastavení kanálu > Nastavení POS > Profily POS > Profily hardwaru > Zásuvky. Kromě toho musí mít uživatelé jedno nebo obě oprávnění ke sdílené směně (Povolit správu sdílené směny a Povolit použití sdílené směny).

Poznámka

V každém obchodě je možné v každém okamžiku otevřít pouze jednu sdílenou směnu. Sdílené a samostatné směny lze použít ve stejném obchodě.

Operace směny a zásuvky

Chcete-li změnit stav směny nebo zvýšit či snížit množství peněz v zásuvce, lze provést různé operace. Tato část popisuje tyto operace směny pro Store Commerce.

Otevřená směna

POS vyžaduje, aby uživatelé měli aktivní, otevřenou směnu k provádění všech operací, které vytvářejí finanční transakci, jako je prodej, vrácení nebo objednávka odběratele.

Pokud se uživatel přihlásí do POS, systém nejprve ověří, zda je k dispozici pro uživatele na aktuální registrační pokladně dostupná aktivní směna. Pokud aktivní směna není k dispozici, může uživatel otevřít novou směnu, pokračovat ve stávající směně nebo se přihlásit pomocí režimu "bez zásuvky", v závislosti na konfiguraci systému a oprávněních uživatele.

Počáteční částka výkazu

Tato operace je často první operací, kterou provede nově otevřená směna. Pro tuto operaci uživatelé určují počáteční množství hotovosti v zásuvce pro směnu. Tato operace je důležitá, protože výpočet přebývající částky/chybějící částky, ke kterému dochází při uzavření směny, bere v úvahu počáteční částku.

Zadání plovoucího zůstatku

Plovoucí položky jsou neprodejní transakce, které jsou prováděny v aktivní směně za účelem zvýšení množství hotovosti v pokladní zásuvce. Typickým příkladem plovoucí položky je transakce pro přidání další změny do zásuvky, když se vyčerpává zásuvka.

Odstranění úhrady

Odstranění úhrad jsou neprodejní transakce, které jsou prováděny v aktivní směně, aby se snížilo množství hotovosti v pokladní zásuvce. Tato operace se nejčastěji používá s operací zadání s plovoucí desetinnou čárkou na jiné směně. Například protože v registrační pokladně 1 dochází hotovost, uživatel na registrační pokladně 2 provede odebrání úhrady ke snížení částky ve své zásuvce. Uživatel na registrační pokladně 1 poté zadá plovoucí položku ke zvýšení částky ve své zásuvce s hotovostí.

Pozastavit směnu

Uživatelé mohou přerušit aktivní směnu, aby uvolnili aktuální registr pro jiného uživatele, nebo přesunout směnu do jiného registru. V takových případech se posun často nazývá posun plovoucí do směny.

Pozastavení směny zabraňuje všem novým transakcím a změnám směn až do obnovení.

Obnovit směnu

Tato operace umožňuje uživatelům obnovit dříve pozastavenou směnu na jakékoliv registrační pokladně, která již nemá aktivní směnu.

Výkaz úhrad

Tato operace se provede k určení celkové částky peněz, která je aktuálně v zásuvce s hotovostí. Uživatelé nejčastěji provádí tuto operaci před uzavřením směny. Určená částka se porovnává proti očekávané částce směny k výpočtu částky přebytku/nedostatku.

Odvod do trezoru

Odvody do trezoru lze provést kdykoli během aktivní směny. Tato operace odstraní peníze ze zásuvky s hotovostí, aby mohly být přeneseny na bezpečnější místo, jako je například trezor v zadní místnosti. Celková částka zaznamenaná pro odvody do trezoru je zahrnuta v součtech směny, ale není nutné ji počítat jako součást výkaz úhrad.

Odvod do banky

Odvody do banky jsou stejně jako odvody do trezoru prováděny na aktivních směnách. Tato operace odstraní peníze ze směny a připraví je na bankovní vklad.

Zavřít směnu bez zadání částky

Slepé směny již nejsou aktivní, ale nejsou zcela uzavřeny. Na rozdíl od pozastavené směny nelze již směny uzavřené bez zadání částky obnovit. Lze však na nich později provést operace, jako například Počáteční částka výkazu a Výkaz úhrad, stejně jako z jiné registrační pokladny.

Směny uzavřené bez zadání částky se často používají k uvolnění registru pro nového uživatele nebo směnu, aniž by bylo nutné tuto směnu nejprve plně spočítat, odsouhlasit a zavřít.

Zavřít směnu

Operace uzavření směny vypočítá součty směn a částky nadlimitního využití/nedostatku a poté dokončí aktivní směnu nebo směnu uzavřenou naslepo. V závislosti na oprávnění uživatele je též vytisknuta sestava Z týkající se směny. Nelze obnovit nebo upravit uzavřené směny.

Povolení nastavení funkčního profilu Vyžadovat počáteční částky a výkaz úhrad POS vynutí akce počáteční částky a výkazu úhrad před uzavřením směny.

Poznámka

  • Počínaje verzí Commerce 10.0.40 podléhají ověření nastavení Vyžadovat počáteční částky a výkaz úhrad pouze zařízení s nakonfigurovanou zásuvkou s hotovostí.
  • Pokud jsou všechny zásuvky s hotovostí v hardwarovém profilu POS nakonfigurovány jako "Žádné", musíte definovat alespoň jednu zásuvku s hotovostí jako "Ruční", aby se spustilo ověření nastavení Vyžadovat počáteční částky a výkaz úhrad.

Tato operace vytvoří a vytiskne sestavu X pro aktuální aktivní směnu.

Znovu vytisknout Z

Tato operace znovu vytikne systémem vygenerovanou poslední sestavu Z při uzavření směny.

Spravovat směny

Tato operace umožňuje uživatelům zobrazit všechny aktivní, pozastavené a bez zadání částky uzavřené směny obchodu. V závislosti na svých oprávněních mohou uživatelé provádět závěrečné uzávěrkových postupy, jako je Výkaz úhrad a Zavírání směn pro neurčené směny uzavřené bez zadání částky. Tato operace také umožňuje uživatelům zobrazit a odstranit neplatné směny ve vzácných případech, kdy jsou směny ve špatném stavu po přepnutí mezi offline a online režimem. Tyto neplatné směny neobsahují žádné finančních informace nebo transakční data potřebná pro vyrovnání.

Oprávnění směn a zásuvek

Následující oprávnění POS mají vliv na to, co uživatel může a nemůže provést v různých situacích:

  • Povolit zavření naslepo
  • Povolit tisk X-reportu
  • Povolit tisk uzávěrky
  • Povolit vyhlášení výběrového řízení
  • Povolit plovoucí deklaraci
  • Otevřená zásuvka bez prodeje
  • Povolit přihlášení na více směn– Toto oprávnění umožňuje uživateli přihlásit se a používat směnu, kterou otevřel jiný uživatel. Uživatelé, kteří toto oprávnění nemají, se mohou přihlásit a používat pouze směny, které otevřou.
  • Povolit správu sdílené směny – Uživatelé musí mít toto oprávnění k otevření nebo zavření sdílené směny.
  • Povolit použití sdílené směny – Uživatelé musí mít toto oprávnění, aby se mohli přihlásit a používat sdílenou směnu.

Commerce headquarters Úvahy na konci dne

Způsob, jakým se používají odsouhlasení směn a zásuvek s hotovostí, se v POS liší od způsobu, jakým jsou sumarizována data transakcí při výpočtu výkazu. Je důležité, abyste tento rozdíl pochopili. V závislosti na vaší konfiguraci a vašich obchodních procesech vám data směn v POS (sestava Z) a vypočítaný výkaz v centrále mohou poskytnout různé výsledky. Tento rozdíl nemusí nutně znamenat, že data posunu nebo vypočítaný výkaz jsou nesprávné nebo že je problém s daty. To znamená, že zadané parametry mohou zahrnovat další transakce nebo méně transakcí, nebo že transakce jsou shrnuty odlišně.

Ačkoli každý prodejce má jiné obchodní požadavky, doporučujeme nastavit váš systém následujícím způsobem, abyste se vyhnuli situacím, kdy může k tomuto rozdíku dojít:

Přejděte na Maloobchod a velkoobchod > Kanály > Obchody > Všechny obchody > Výkaz/uzávěrkaa pro každý obchod nastavte obě pole Metoda výkazu a Metoda uzávěrky na Směna.

Toto nastavení pomáhá zaručit, že výkazy centrály zahrnují stejné transakce jako směny v POS a že data jsou shrnuta podle tohoto posunu.

Další informace o výkazu a metodách uzávěrky naleznete v tématu Konfigurace obchodů pro výkazy Retail.