Sdílet prostřednictvím

Nejčastější dotazy ohledně mapování e-dokladů na nákupní objednávky pomocí Copilota (Preview)

  • Článek

[Tento článek představuje předběžnou dokumentaci a může se měnit.]

Tyto časté dotazy popisují dopad AI na funkci Pomoc při párování elektronických dokladů v Business Central.

Důležité

Co je funkce Pomoc při párování elektronických dokladů?

Elektronické doklady (e-doklady) slouží jako základ pro moderní obchodní transakce. Nahrazují důležité papírování, jako jsou faktury a účtenky, které plynou oběma směry prostřednictvím doručení a příjmu. Elektronické faktury můžete generovat a přenášet digitálně ve strukturovaném formátu, který usnadňuje automatizované zpracování faktur. Manipulace s příchozími digitálními fakturami však může být složitější pro týmy pro závazky.

V malých a středních podnicích (SMB) hraje tým pro závazky klíčovou roli při přesném sledování závazků dodavatele. Jejich primární odpovědností je přesné evidování došlých faktur. Dosažení preciznosti může vyžadovat úsilí, zejména při odsouhlasování externích faktur dodavatelů se stávajícími nákupními objednávkami. Nesrovnalosti v kódech, popisech a měrných jednotkách často představují problémy, protože tyto prvky se nemusí shodovat napříč různými systémy a společnostmi. Neočekávané náklady, jako jsou poplatky za dopravu, se také mohou objevit jako samostatné řádkové položky, které vyžadují ruční úpravu. Účetní musí do dokladů uvést i čísla faktur a data. Důležité je, že vztah mezi nákupními objednávkami a externími fakturami není vždy rovný. Pro stejnou nákupní objednávku můžete obdržet více externích faktur.

V minulosti mohla aplikace Business Central generovat nové nákupní faktury na základě přijatých elektronických faktur. Ruční párování faktur s existujícími nákupními objednávkami však byl časově náročný proces náchylný k chybám.

Pomoc při párování elektronických dokladů používá generativní AI k zefektivnění tohoto procesu prostřednictvím automatizace analýzy externích elektronických faktur. Tato funkce umožňuje účetním požádat Copilota o spárování řádků na příchozích elektronických fakturách s řádky na nákupních objednávkách v Business Central.

Jaké jsou schopnosti funkce Pomoc při párování elektronických dokladů?

Copilot využívá AI k pomoci při párování přijaté digitální faktury s existujícími nákupními objednávkami v Business Central. Copilot páruje řádky na základě následujících:

  • Podobnost popisů
  • Měrné jednotky
  • Množství dostupné pro fakturaci
  • Částky

Copilot identifikuje podobné popisy, pokud mají správnou měrnou jednotku a ceny, ale dokáže vyhledat shodu i ve složitějších případech. Může například identifikovat, zda má elektronická faktura dva řádky s variantou stejné položky a pouze jeden řádek v nákupní objednávce; Business Central spáruje tyto řádky, pokud jsou popisy podobné a ceny jsou stejné.

Copilot se nepřipojuje k vaší službě koncového bodu e-dokladů, aby načetl nebo odeslal digitální poukázky. Tento krok zůstává plně pod vaší kontrolou a je nezbytným předpokladem pro použití pomoci Copilota. To platí bez ohledu na to, zda jsou digitální dokumenty přidány do Business Central prostřednictvím připojení ke službě koncového bodu nebo jsou zadány ručně.

Jaké je zamýšlené použití Pomoci při párování elektronických dokladů?

Cílem funkce Pomoc při párování elektronických dokladů je pomoci týmu pro závazky spárovat existující nákupní objednávky s příchozími elektronickými fakturami. Velká část této činnosti se točí kolem porovnávání řetězců. Business Central nabízí funkci, která automatizuje některé z těchto činností, a velké jazykové modely byly identifikovány jako příležitost tuto funkci doplnit a dále snížit manuální úsilí.

Jak byla vyhodnocena funkce Pomoc při párování elektronických dokladů? Jaké metriky se používají k měření výkonu?

Tato funkce byla testována s použití kombinací následujících informací:

  • Externí popisy položek
  • Měrné jednotky
  • Množství a částky
  • Standardní popisy položek
  • Různé jazyky
  • Další parametry, které pokrývají typické variace a datové limity pro každé pole

Testovací data představují jak typické použití, tak použití špatnými činiteli. Výkon byl měřen ve srovnání s ručním párováním stejných dat v elektronických dokladech a nákupních objednávkách.

Jaká jsou omezení funkce Pomoc při párování elektronických dokladů? Jak mohou uživatelé minimalizovat dopad omezení funkce Pomoc při párování elektronických dokladů během používání systému?

Pomoc při párování elektronických dokladů je nejlepší, když jsou externí (elektronická faktura) a interní (Business Central) popisy položek a měrné jednotky všechny ve stejném jazyce. Smíšené jazyky nebo smíšený jazyk popisů položek často vedou k menšímu počtu párování a návrhů.

Doporučené párování položek z elektronických faktur s položkami na nákupních objednávkách funguje nejlépe v angličtině. Ačkoli tuto funkci můžete použít v kterémkoli z jazyků, které Business Central podporuje, výsledkem může být méně spárovaných položek v jiných jazycích. Další informace najdete v části V jakých zeměpisných oblastech a jazycích je k dispozici funkce Pomoc při párování elektronických dokladů?.

V jakých zeměpisných oblastech a jazycích je k dispozici funkce Pomoc při párování elektronických dokladů?

Tato funkce Copilota je dostupná ve všech podporovaných zemích/oblastech Business Central. Funkce však využívá službu Microsoft Azure OpenAI Service, která je v současné době dostupná pro Business Central jen v některých geografických oblastech. Pokud se vaše prostředí nachází v zemi/oblasti, kde není k dispozici služba Azure OpenAI Service, správci musí povolit přesun dat napříč geografickými oblastmi. Další informace naleznete v části Přesun dat Copilota napříč geografickými oblastmi.

Tato funkce byla ověřena a je podporována v angličtině. I když ji lze použít v jiných jazycích, nemusí fungovat tak, jak bylo zamýšleno. Kvalita jazyka se může lišit v závislosti na interakci uživatele nebo nastavení systému, což může ovlivnit přesnost a uživatelské prostředí. Kvalita odpovědí může být také nižší, pokud se nastavení jazyka pro uživatele v Business Central liší od primárního jazyka obchodních dat v databázi Business Central.

Další informace o geografické a jazykové dostupnosti naleznete v části Mezinárodní dostupnost Copilota.

Jaké provozní faktory a nastavení umožňují efektivní a odpovědné využívání funkce?

Copilot doplňuje algoritmus mapování, který Business Central již poskytuje, a mapuje řádky, které tento algoritmus neposkytoval.

Co se očekává od uživatelů při používání funkce Pomoc při párování elektronických dokladů?

Poté, co namapujete příchozí elektronické faktury na nákupní objednávky, musíte namapovat řádky na doklady.

Stránka Mapování nákupní objednávky obsahuje všechny řádky z obou dokladů. Zde můžete provést mapování ručně, což může být obtížné, pokud existuje mnoho řádků.

K mapování řádků na základě následujících kritérií můžete použít Pomoc při párování elektronických dokladů:

  • Podobnost popisů
  • Měrné jednotky
  • Množství dostupné pro fakturaci
  • Částky

Párování Copilota mohou být nesprávná nebo neúplná. Než se rozhodnete je zachovat, měli byste vždy zkontrolovat jejich přesnost. Párování a návrhy Copilota se uloží v Business Central, když zvolíte Ponechat a ukončíte Copilota. Jakákoli párování nebo návrhy můžete upravit a opravit, než se rozhodnete je ponechat.

Co se očekává od správců a uživatelů při používání funkce Pomoc při párování elektronických dokladů?

Uživatelé, jako jsou účetní nebo jiní, kteří dostávají elektronické faktury, by měli vždy zkontrolovat přesnost párování a návrhů poskytnutých Copilotem, než se rozhodnou je ponechat. Doporučujeme zkontrolovat řádky nákupní objednávky, abyste ověřili jejich přesnost a našli případné nesrovnalosti. Pak se rozhodnete, zda použít funkci Pomoc při párování elektronických dokladů. I když je funkce Pomoc při párování elektronických dokladů povolena správci a je k dispozici, stále můžete zvolit, zda ji budete používat vždy, jen někdy nebo nikdy.

Správci činí celkové rozhodnutí, zda používat Copilota v Business Central. Pokud Copilota povolí, měli by udělit přístup příslušným uživatelům.

[POZNÁMKA!]

  • Tuto funkci nepodporujeme v místním nasazení Business Central nebo privátních cloudech.
  • Partneři nemohou tuto funkci rozšířit. To znamená, že partnerští vývojáři ji nemohou upravit, nahradit ani rozšířit.

Je Copilot jediným způsobem, jak spárovat e-doklady s nákupními objednávkami?

Ne, záleží na vás, zda použijete Copilota. Business Central nabízí způsoby, jakými lze spárovat položky z přijaté elektronické faktury s položkami na nákupních objednávkách v Business Central i bez AI. Organizace mohou používat oba přístupy současně.

Jak mohu poskytnout zpětnou vazbu k obsahu generovanému AI?

Pokaždé, když Copilot poskytne párování nebo návrhy, můžete společnosti Microsoft poskytnout zpětnou vazbu přímo z okna Copilota pomocí ovládacích prvků To se mi líbí a To se mi nelíbí. Vaše zpětná vazba zůstává anonymní a tato data používáme ke zlepšení kvality služby.

Přehled e-dokladů
Mapování e-dokladů na řádky nákupní objednávky pomocí Copilota
Přesun dat Copilot mezi geografickými oblastmi

Zde najdete bezplatné e-learningové moduly pro Business Central