Optimalizace návrhu úloh pomocí toků

Článek
10/24/2024

Tento článek popisuje cílenou optimalizaci úloh pomocí toků. Různé komponenty úlohy mají různé požadavky a úrovně důležitosti. Když rozdělíte úlohu do toků, můžete určit prioritu různých částí úlohy a lépe sladit investice do úloh s důležitostí každého toku.

Tento proces optimalizace úloh je iterativní a zahrnuje tři klíčové kroky: (1) definujte strukturu toku v rámci vaší úlohy( 2) definujte technické požadavky a (3) navrhněte tok tak, aby splňoval požadavky (viz obrázek 1).

Obrázek 1: Proces optimalizace úloh pomocí toků

Definování toku

Než budete moct definovat požadavky na tok, musíte porozumět obchodním faktorům toku. Požadavky na definování toku identifikují obchodní proces a případ použití, který podporuje. Až pochopíte požadavky, můžete začít dokumentovat tok.

Vysvětlení požadavků

Toky jsou posloupnosti akcí, které podporují funkce úloh. Existují dva primární typy toků: toky uživatelů a systémové toky. Toky uživatelů určují interakce uživatelů. Systémové toky určují komunikaci mezi komponentami úloh. Toky podporují obchodní procesy a případy použití. Úloha se skládá z několika případů použití. Před zdokumentováním toku potřebujete identifikovat obchodní proces a případ použití, který tok podporuje (viz obrázek 2).

Obrázek 2: Vztah mezi obchodními procesy, případy použití, toky a úlohami

Identifikace obchodního procesu

Obchodní proces je řada akcí (fází), které splňují obchodní požadavek. Toky určují posloupnost, po které uživatel nebo data přebíjí každou fázi obchodního procesu. Prodej produktů online je například obchodní proces. Fáze tohoto obchodního procesu můžou obsahovat produkt online, přijímat objednávky a dodávat produkt.

Identifikace případu použití

Případ použití definuje funkční požadavky toku. Před vytvořením technických požadavků toku je potřeba identifikovat a pochopit případ použití, který tok podporuje. Každý případ použití by měl podporovat jednu fázi obchodního procesu (viz obrázek 2). Případ použití by měl definovat následující atributy:

Účel: Jasně vyjádřit úkoly nebo cíle, jako je povolení online nákupů. Tato přehlednost provede funkční návrh a nastaví jasné cíle návrhu toku.
Závažnost: Vyhodnoťte důležitost případu použití, od rutiny až po kritickou. Hodnota přiřazená případu použití informuje o stanovení priority a návrhu toku. Případy použití s vysokou hodnotou můžou vyžadovat vylepšené zpracování chyb, ladění výkonu nebo aspekty uživatelského prostředí.
Spotřebitelé: Určete, jestli jsou primárními spotřebiteli uživatelé (zákazníci, zaměstnanci) nebo systémové komponenty. Tato kategorizace určuje, jestli se jedná o tok uživatele nebo systémový tok a ovlivňuje návrh.
Události: Definujte triggery nebo podmínky, které iniciují a uzavírají případ použití. Tyto události definují hranice toku.
Provádění: Pochopení provozní frekvence a variability případu použití k předvídání zatížení systému. Musíte navrhnout tok pro zpracování různých scénářů provádění.
Závislosti: Identifikujte vzájemné závislosti s jinými případy použití pro řízení rizik. Rozpoznávání závislostí případu použití pomáhá při navrhování toků, které se hladce integrují s jinými částmi systému. Potřebujete zajistit dostupnost nezbytných vstupů a kompatibilitu výstupů s dalšími procesy.

Zdokumentujte tok.

K dokumentaci toku použijte případ použití. Měli byste namapovat nebo namapovat každou akci, kterou potřebujete v toku. Zachyťte rozhodovací kritéria a cesty. Identifikujte interakce s jinými případy použití. Tento přehled slouží jako podrobný plán pro návrh a správu toku. Potřebujete také zachytit obchodní informace o toku. Nezapomeňte do dokumentace k toku zahrnout následující podrobnosti:

Popis toku: Popis toku na vysoké úrovni
Obchodní proces: Obchodní proces, který tok podporuje.
Vlastník procesu: Jednotlivec, který vlastní obchodní proces.
Zúčastněné strany: Jednotlivci, které byste měli informovat nebo konzultovat se stavem nebo změnami toku.
Eskalační cesty: Jednotlivci nebo skupiny, které byste měli kontaktovat při řešení problémů. Je to posloupnost lidí. Rozsah individuální odpovědnosti roste s každou osobou na cestě.
Obchodní dopad: Význam tohoto toku pro firmu.
Hodnocení závažnosti: Kvalitativní popisek, který označuje relativní důležitost toku.

Další informace najdete v příkladech služby Flow.

Definování požadavků na tok

K vytvoření technických cílů toku využijte případ použití. Definujte měřitelné cíle pro tok, který odpovídá pěti pilířům dobře navržená architektura (WAF). Tyto pilíře poskytují rámec pro stanovení technických cílů:

Cíle spolehlivosti: Vyhodnoťte důležitost jednotlivých toků a odpovídajícím způsobem nastavte cíle spolehlivosti. Určit prahové hodnoty výkonu a stanovit jasné smlouvy o úrovni služeb (SLA) a cíle (SLA). Toky vyšší závažnosti vyžadují přísnější cíle spolehlivosti.
Cíle zabezpečení: Analyzujte potřeby zabezpečení jednotlivých toků na základě citlivosti dat a aktivit uživatelů. Implementujte a průběžně aktualizujte bezpečnostní opatření tak, aby splňovala tyto potřeby a současně zajistila dodržování zákonných standardů.
Cíle nákladů: Porozumíte požadavkům jednotlivých toků pro efektivní přidělování prostředků. Nastavte cíle pro vyrovnávání nákladů s výkonem. Zajistěte, aby využití prostředků odpovídalo obchodním prioritám.
Provozní cíle: Definujte metriky pro efektivní monitorování a řešení potíží. Cíle by měly zajistit efektivní využívání zdrojů a sladění s organizačními cíli.
Cíle výkonu: Založte výkonnostní cíle na počáteční požadavky každého toku. Zajistěte, aby základní toky dostávaly adekvátní prostředky a průběžně upravily cíle tak, aby splňovaly měnící se požadavky a zlepšily uživatelské prostředí.

Návrh toku

Navrhejte tok tak, aby splňoval technické cíle. Měli byste se seznámit s osvědčenými postupy návrhu toku, abyste dosáhli správného výsledku. Sestavte a otestujte tok. Iterujte návrh, dokud nesplňuje technické cíle, které jste vytvořili.

Osvědčené postupy návrhu toku

Při návrhu toku postupujte podle osvědčených postupů návrhu toku. Dobře navržený tok má následující atributy:

Vymezený obor: Identifikujte jedinečné počáteční a koncové body pro každý tok. Jasné hranice pomáhají optimalizovat interakce uživatelů nebo systémů.
Logické: Návrh toků pomocí logického pořadí kroků Optimalizujte pro nejúčinnější cestu a snižte nepotřebné kroky.
Udržovatelné: Navrhujte toky, které se dají snadno aktualizovat a udržovat. Používejte modulární komponenty, které můžete upravovat, aniž by to mělo vliv na celou úlohu.
Definované: Začleňte konkrétní podmínky, které aktivují nebo řídí jednotlivé kroky v toku. Tato přesnost zajišťuje, že tok reaguje přesně na vstupy uživatelů, změny dat nebo stavy systému.
Spolehlivá: Sestavte cesty pro zpracování chyb a výjimky do vašich toků. Efektivní správa chyb zabraňuje přerušení a udržuje integritu toku za neočekávaných okolností.
Škálovatelné: Zajistěte, aby mohl zpracovávat různá zatížení a přizpůsobovat se rostoucím nebo zmenšujícím uživatelským bázím nebo datovým svazkům.
Zabezpečení: Vložte bezpečnostní opatření do toku. Chraňte data a interakce uživatelů před neoprávněným přístupem a hrozbami.
Efektivní: Plánování efektivního využívání prostředků bez nadměrného zřizování Mějte na paměti optimalizaci nákladů.
Orientovaný na uživatele: Pro toky uživatelů vyrovnejte návrh toku s očekáváními a chováními uživatelů. Nastavte ji intuitivně a zmenšete křivku učení pro nové uživatele.

Vývoj a testování toku

Vyvíjejte tok tak, aby splňoval technické cíle, a otestujte ho, abyste zajistili, že splňuje jeho požadavky. Tento proces ověří, že tok funguje podle očekávání, efektivně zpracovává své úkoly a splňuje technické cíle. Tady jsou pokyny k sestavení a otestování toku:

Výběr technologií: Zvolte technologie, které odpovídají nastaveným cílům z hlediska spolehlivosti, zabezpečení a výkonu.
Vývoj toku: Sestavte tok podle návrhu a mějte nastavené cíle na paměti.
Testovací tok: Proveďte testování, abyste zajistili, že tok splňuje cíle. Iterujte podle potřeby, abyste splnili cíle.
Monitorování: Implementujte monitorovací nástroje pro sledování využití prostředků a nákladů.

Pravidelně kontrolujte tok podle nastavených cílů a oborových standardů. Ke zlepšení toku využijte zpětnou vazbu z monitorování a auditů. Upravte cíle a procesy podle potřeby tak, aby byly v souladu s měnícími se obchodními potřebami nebo technologickým pokrokem.

Optimalizace toků

Opakujte proces definovaný v tomto článku v průběhu životního cyklu toku. Při iteraci návrhu toku použijte dobře navrženou architekturu, která optimalizuje toky z pohledu každého pilíře:

Příklady toků

Tady je několik příkladů toků, které vám pomůžou s návrhem toků. Příklady používají jako základ spolehlivou referenční architekturu vzorů webových aplikací a ukazují dokumentaci, kterou byste měli mít v každém toku.

Tok uživatele 1: Vytvoření nadcházejících koncertů

Popis toku: Zaměstnanci call-center používají aplikaci k vytvoření nadcházejícího koncertu.

Obchodní procesy: Tento tok podporuje proces nákupního lístku , ale je asynchronní a snižuje jeho důležitost.
Vlastník procesu: Ředitel prodeje.
Zúčastněné strany: Prodejní oddělení, plánování koncertů a provoz, tým platformy a aplikační tým.
Eskalační cesty: Aplikační tým, tým platformy a prodejní oddělení.
Obchodní dopad: Tento tok je důležitý pro zpřístupnění nových koncertů na prodejních platformách, které přímo ovlivňují hlavní tok výnosů firmy. Když zaměstnanci call-center nemohou vytvářet koncerty kvůli nedostupnosti tohoto toku, negativně ovlivňuje výnosy i pověst společnosti. Vysoká dostupnost ale pro tento proces není nezbytná, protože koncerty se obvykle plánují předem týdně. Prodejní oddělení určilo požadavek na 95% dostupnost pro tento proces a je souhlasný s výpadky mimo pracovní dobu pro účely údržby.
Hodnocení závažnosti: Nízká.

Tok uživatele 2: Hledání koncertů

Popis toku: Zaměstnanci call-center používají aplikaci k vyhledání nadcházejících koncertů.

Obchodní procesy: Tento tok podporuje proces nákupního lístku , ale zaměstnanci call-center se mohou rozhodnout zobrazit seznam všech koncertů, pokud vyhledávací funkce není dostupná.
Vlastník procesu: Uživatelské prostředí (UX) oddělení.
Zúčastněné strany: Prodejní oddělení, tým platformy a aplikační tým.
Eskalační cesta: Tým aplikací, tým platformy, manažer prodejního oddělení– on-call.
Obchodní dopad: Tento tok umožňuje zaměstnancům call centra rychle najít koncerty a je součástí normálního prodejního procesu. Vysoká dostupnost tohoto toku není důležitá, protože zaměstnanci mají možnost vypsat koncerty i v době, kdy chybí. Snižuje výkon zaměstnanců call-center, může snížit a ovlivnit produktivitu. Zákazníci můžou mít frustraci z důvodu zvýšené doby čekání nebo zpoždění. Prodejní oddělení požádalo o 99% dostupnost tohoto toku během běžné pracovní doby.
Hodnocení závažnosti: Střední.

Tok uživatele 3: Získání seznamu koncertů

Popis toku: Zaměstnanci call-center používají aplikaci k získání seznamu koncertů.

Obchodní procesy: Tento tok přímo podporuje proces nákupního lístku.
Vlastník procesu: Ředitel platformy.
Zúčastněné strany: Prodejní oddělení, tým platformy, datový tým.
Eskalační cesta: Datový tým, datový tým on-call inženýr, tým platformy on-call inženýr.
Obchodní dopad: Tento tok je nedílnou součástí kritické cesty transakcí generovaných výnosy pro firmu. Vysoká dostupnost je nezbytná, protože zaměstnanci call-center spoléhají na tento tok pro zpracování nákupů lístků. Z hlediska jeho důležitosti podnik vyžaduje pro tento tok 99,9% dobu provozu, která zahrnuje prodlouženou pracovní dobu.
Hodnocení závažnosti: Vysoká.

Tok uživatele 4: Nákup lístku

Popis toku: Zaměstnanci call-center používají aplikaci ( proces ověřování a autorizace ) k nákupu lístků na nadcházející koncert ( seznam nadcházejících koncertů ) jménem zákazníků Relecloudu.

Obchodní procesy: Tento tok je základní funkcí a tokem aplikace.
Vlastník procesu: Ředitel prodeje.
Zúčastněné strany: Prodejní oddělení a všechny technické týmy.
Eskalační cesta: Aplikační tým on-call inženýr, tým on-call týmu platformy, datový tým on-call inženýr, hlavní provozní ředitel.
Obchodní dopad: Vysoká dostupnost tohoto toku je zásadní, protože přímo umožňuje nákupy lístků zákazníků. Jakákoli porucha nebo nedostupnost tohoto toku může výrazně ovlivnit výnosy i pověst společnosti. Firma pro tento zásadní proces nastavila striktní požadavek, který očekává 99,9 % provozuschopnosti, a to i během delší pracovní doby.
Hodnocení závažnosti: Vysoká.

Tok uživatele 5: Ověřování a autorizace

Popis toku: Zaměstnanci call-center se k aplikaci bezpečně přihlašují. Správci jim poskytují správné role pro nákup lístků jménem zákazníků Relecloudu.

Obchodní procesy: Tento tok přímo podporuje proces nákupního lístku. Bez této funkce se zaměstnanci call-center nemůžou přihlásit k aplikaci, aby si koupili lístky.
Vlastník procesu: Tým platformy.
Zúčastněné strany: tým platformy, provozní tým a prodejní oddělení.
Eskalační cesta: Technik on-call týmu platformy, provozní ředitel.
Obchodní dopad: Tento tok vyžaduje vysokou dostupnost, protože zaměstnanci call-center nemůžou koupit lístky, pokud tento tok nefunguje správně. Pokud tento tok není dostupný, má přímý vliv na výnosy a reputaci. Jedná se o klíčový proces, pro který firma očekává 99,9% dobu provozu, a to i během delší pracovní doby.
Hodnocení závažnosti: Vysoká.

Tok systému: Shromažďování telemetrie

Popis toku: Vysvětlení změn stavu v produkčním systému, webových aplikací a instancích rozhraní API shromažďuje a odesílá informace, chyby a upozornění. Tato data pomáhají provoznímu týmu provádět detekci anomálií, řešení potíží a profilaci.

Obchodní procesy: Tento tok nepodporuje žádné obchodní procesy, ale poskytuje důležitá data pro provozní tým.
Vlastník procesu: Ředitel operací.
Zúčastněné strany: Provozní tým, tým platformy a datový tým.
Eskalační cesta: Provozní tým (24/7), datový tým on-call inženýr.
Obchodní dopad: Tento tok je nezbytný pro monitorování a průběžné zlepšování firmy. Musí být co nejvíce redundantní a odolná. Provozní tým zodpovídá za rychlé obnovení tohoto toku po selhání, aby nedocházelo k chybějícím kritickým informacím a upozorněním. Pokud tok nedosáhne očekávané dostupnosti, hrozí riziko přehlédnutí produkčních problémů, což může vést k vážným důsledkům. Za účelem zmírnění tohoto rizika má provozní oddělení 99% dostupnost, 24/7. Musí naplánovat výpadek související s údržbou alespoň 48 hodin předem.
Hodnocení závažnosti: Střední.

Sdílet prostřednictvím