Zlepšení reputace odesílatele v e-mailu služby Azure Communication Services
Tento článek popisuje osvědčené postupy pro doručování e-mailů při komunikaci mezi podniky (B2C) a o tom, jak používat e-mailové protokoly služeb Azure Communication Services, které vám pomůžou s reputací e-mailu. Tento komplexní průvodce nabízí přehled o optimalizaci správy stížností na e-maily, podpoře zdravotních e-mailových postupů a maximalizaci úspěšnosti doručování e-mailů.
Správa reputace odesílatele a stížností na e-maily za účelem vylepšení doručování e-mailů
Azure Communication Services nabízí možnosti e-mailu, které můžou rozšířit komunikaci vašich zákazníků. Není však zaručeno, že e-maily, které odesíláte prostřednictvím platformy, přijdou do složky Doručená pošta zákazníka. Pokud chcete proaktivně identifikovat a vyhnout se problémům s doručováním, měli byste provést kontroly reputace, například:
- Zajištění konzistentního a dobrého procenta úspěšně doručených e-mailů v průběhu času
- Analýza konkrétních podrobností o selhání doručení e-mailu a nedoručitelnosti
- Monitorování zpráv o spamu a zneužití
- Udržování seznamu kontaktů, který je v pořádku
- Principy zapojení uživatelů a umístění doručené pošty
- Vysvětlení stížností zákazníků a poskytnutí jednoduchého procesu pro odhlášení nebo zrušení odběru
Pokud chcete povolit e-mailové protokoly a monitorovat doručování e-mailů, postupujte podle pokynů v e-mailových protokolech služeb Azure Communication Services.
Bounce e-mailu: Stavy doručení a typy
Bounce e-mailů značí problémy s úspěšným doručením e-mailu. Během procesu doručování e-mailu odpovědi SMTP poskytují následující výsledky:
Úspěch (2xx):Poskytovatel e-mailové služby přijal e-mail. Tento výsledek ale nezaručuje, že se e-mail doručí do doručené pošty zákazníka. Stav Doručeno označuje doručení e-mailu.
Dočasné selhání (4xx): Poskytovatel e-mailových služeb momentálně nemůže přijmout. Adresa příjemce je ale stále platná a umožňuje budoucí pokusy o doručení. Tento výsledek se často označuje jako měkký odraz. Příčinou můžou být různé faktory, jako jsou problémy s omezováním rychlosti nebo infrastrukturou.
Trvalé selhání (5xx):Poskytovatel e-mailové služby odmítl e-mail. Tento výsledek se běžně označuje jako těžké odrazy. Tento typ bounce nastane, když e-mailová adresa neexistuje. Stav doručení e-mailu bounced označuje tento výsledek.
Podle definic RFC:
- Pevný odraz (trvalé selhání) konkrétně odkazuje na případy, kdy e-mailová adresa neexistuje.
- Měkký odraz zahrnuje různé typy selhání.
- K nedoručitelnosti spamu obvykle dochází kvůli konkrétním rozhodnutím o zásadách.
Tyto postupy nejsou vždy jednotné a standardizované u poskytovatelů e-mailových služeb.
Těžké odrazy
Následující kódy SMTP mohou popisovat pevné odrazy:
| Kód chyby | Popis | Vysvětlení |
|---|---|---|
| 521 | Server nepřijímá poštu | Server SMTP narazil na problém, který brání přijetí příchozí pošty. |
| 525 | Zakázaný uživatelský účet | E-mailový účet uživatele byl zakázán a nemůže přijímat e-maily. |
| 550 | Poštovní schránka není k dispozici | Poštovní schránka příjemce není k dispozici pro příjem e-mailů. Poštovní schránka může být plná nebo může mít dočasný problém. |
| 553 | Název poštovní schránky není povolený. | E-mailová adresa nebo jméno poštovní schránky příjemce není platné nebo zásady e-mailového systému ji neumožňují. |
| 5.1.1 | Chybná cílová adresa poštovní schránky | Cílová adresa poštovní schránky je neplatná nebo neexistuje. Zkontrolujte překlepy nebo chyby formátování. |
| 5.1.2 | Chybná cílová systémová adresa | Cílová systémová adresa je neplatná nebo neexistuje. Zkontrolujte překlepy nebo chyby v e-mailové doméně nebo systému příjemce. Ujistěte se, že je doména nebo systém správně nakonfigurované. |
| 5.1.3 | Chybná syntaxe adresy cílové poštovní schránky | Syntaxe adresy cílové poštovní schránky je nesprávná. Zkontrolujte, jestli e-mailová adresa příjemce nemá chyby formátování nebo neplatné znaky. Ověřte, že adresa odpovídá správné syntaxi. |
| 5.1.4 | Nejednoznačná cílová adresa poštovní schránky | E-mailová adresa příjemce není jedinečná a odpovídá více příjemcům. Zkontrolujte přesnost e-mailové adresy a zadejte jedinečnou adresu. |
| 5.1.6 | Přesunutá cílová poštovní schránka | Poštovní schránka příjemce byla přesunuta na jiné místo nebo server. Zkontrolujte novou adresu poštovní schránky příjemce pro doručení zprávy. |
| 5.1.9 | Cílový systém nedodržuje předpisy | E-mailový systém příjemce není nakonfigurovaný podle standardních protokolů. Obraťte se na správce systému a problém vyřešte. |
| 5.1.10 | Cílová adresa MX s hodnotou null | E-mailová doména příjemce nemá platný záznam MX (Mail Exchange). Požádejte správce domény o opravu konfigurace DNS (Domain Name System). |
| 5.2.1 | Cílová poštovní schránka zakázaná | Poštovní schránka příjemce je zakázaná, což brání doručení zprávy. Obraťte se na příjemce a povolte poštovní schránku. |
| 5.2.1 | Problém s rozšířením seznamu adresátů | Cílová poštovní schránka je seznam adresátů a rozšíření se nezdařilo. Pokud chcete tento problém vyřešit, obraťte se na správce seznamu adresátů. |
| 5.3.2 | Cílový systém nepřijímá zprávy | E-mailový server příjemce momentálně nepřijímá zprávy. Zkuste e-mail poslat znovu později. |
| 5.4.1 | Odmítnutá adresa příjemce | E-mailový server příjemce zprávu odmítl. Zkontrolujte přesnost a správné formátování e-mailové adresy příjemce. |
| 5.4.4 | Nejde směrovat | Zprávu nelze směrovat na server příjemce. Ověřte nastavení e-mailové domény a serveru příjemce. |
| 5.4.6 | Zjištěná smyčka směrování | Na e-mailovém serveru došlo při pokusu o doručení zprávy ke smyčce směrování. Pokud chcete smyčku vyřešit, obraťte se na správce systému. |
| 5.7.13 | Zakázaný uživatelský účet | E-mailový účet příjemce byl zakázán a e-mailový server nepřijímá zprávy pro tento účet. Poskytovatel poštovní služby mohl deaktivovat nebo pozastavit e-mailovou adresu příjemce a vykreslovat adresu nedostupnou pro příjem e-mailů. Nebo se uživatel nebo organizace rozhodli e-mailový účet zakázat. |
| 5.4.310 | Doména DNS neexistuje | E-mailová doména příjemce neexistuje nebo má nesprávnou konfiguraci DNS. Ověřte nastavení DNS domény. |
Odesílání e-mailů opakovaně na adresy, které neexistují, může výrazně ovlivnit reputaci odesílatele. Je důležité provést akci tak, že tyto adresy z vašeho seznamu kontaktů odeberete a pečlivě spravujete seznam kontaktů, který je v pořádku.
Kódy chyb pro obnovitelné odrazy
Při odesílání e-mailu pečlivě sledujte dočasné chyby (dočasné chyby). Velký objem měkkých odrazů může značit potenciální problém s reputací. Poskytovatelé e-mailových služeb můžou zpomalit doručování pošty.
Následující kódy SMTP mohou popisovat měkké odrazy:
| Kód chyby | Popis | Vysvětlení |
|---|---|---|
| 551 | Uživatel není místní, zkuste alternativní cestu. | E-mailová doména příjemce není v e-mailovém systému místní. Systém by měl vyzkoušet alternativní cestu k doručení e-mailu. |
| 552 | Překročení přidělení úložiště | E-mailový účet příjemce dosáhl limitu úložiště. Požádejte příjemce, aby uvolnil místo pro příjem nových e-mailů. |
| 554 | Transakce se nezdařila. | E-mailová transakce selhala z neurčeného důvodu. Prozkoumejte, abyste zjistili příčinu selhání. |
| 5.2.2 | Úplná cílová poštovní schránka | Poštovní schránka příjemce dosáhla limitu úložiště. Příjemce by měl uvolnit místo pro příjem nových e-mailů. |
| 5.2.3 | Délka zprávy překračuje Správa istrativní limit | Délka zprávy překračuje limit v e-mailovém systému příjemce. Snižte délku zprávy tak, aby byla nižší než limit. |
| 5.2.121 | Překročení limitu příjmu příjemce za hodinu | E-mailový systém příjemce překračuje limit počtu e-mailů, které může přijímat za hodinu. Zkuste e-mail poslat později. |
| 5.2.122 | Překročení limitu příjmu příjemce za hodinu | E-mailový systém příjemce dosáhl svého hodinového limitu příjmu. Zkuste e-mail poslat později. |
| 5.3.1 | Cílový poštovní systém je plný | E-mailový systém příjemce je plný a nemůže přijímat nové e-maily. |
| 5.3.3 | Funkce není podporována v cílovém systému | E-mailový systém příjemce nepodporuje konkrétní funkci, která je nutná k úspěšnému doručení. |
| 5.3.4 | Příliš velká zpráva pro cílový systém | Velikost zprávy překračuje limit v e-mailovém systému příjemce. Zkontrolujte velikost e-mailu a zvažte kompresi nebo rozdělení. |
| 5.5.3 | Příliš mnoho příjemců | E-mail má příliš mnoho příjemců a e-mailový systém příjemce ho nemůže zpracovat. E-mailový systém příjemce může mít limit počtu příjemců na e-mail. Zkuste snížit počet příjemců. |
| 5.6.1 | Média nejsou podporována. | E-mailový systém příjemce nepodporuje mediální formát e-mailu. Převeďte formát média na kompatibilní formát. |
| 5.6.2 | Převod povinný a zakázaný | Formát nebo obsah e-mailu vyžaduje převod, ale e-mailový systém příjemce nemůže převod provést. |
| 5.6.3 | Převod je povinný, ale nepodporuje se. | Formát nebo obsah e-mailu vyžaduje převod, ale e-mailový systém příjemce převod nepodporuje. |
| 5.6.5 | Převod se nezdařil. | E-mailový systém příjemce nemohl převést formát nebo obsah e-mailu. Zkontrolujte obsah e-mailu a zkuste ho poslat znovu. |
| 5.6.6 | Obsah zprávy není k dispozici | E-mailový systém příjemce nemá přístup k obsahu e-mailu. Zkontrolujte obsah a přílohy e-mailu a zkontrolujte poškození nebo kompatibilitu. |
| 5.6.11 | Neplatné znaky | E-mail obsahuje neplatné znaky, které e-mailový systém příjemce nemůže zpracovat. Odeberte z obsahu nebo řádku předmětu neplatné znaky a odešlete e-mail znovu. |
| 5.7.1 | Doručení není autorizované, zpráva odmítnuta | E-mailový systém příjemce odmítl přijmout zprávu, protože nemá oprávnění k přijetí zprávy. Obraťte se na správce systému a problém vyřešte. |
| 5.7.2 | Rozšíření seznamu adresátů zakázáno | E-mailový systém příjemce neumožňuje rozšíření seznamů adresátů. Požádejte o pomoc správce systému. |
| 5.7.12 | Odesílatel není ověřený organizací | Organizace příjemce vyžaduje ověření odesílatele. Ověřte nastavení ověřování. |
| 5.7.15 | Úroveň priority je příliš nízká | Úroveň priority e-mailu je pro e-mailový systém příjemce příliš nízká, aby ji přijal. E-mailový systém příjemce může mít omezení pro přijímání e-mailů s nízkou prioritou. Zvažte zvýšení úrovně priority e-mailu. |
| 5.7.16 | Příliš velká zpráva pro zadanou prioritu | Velikost zprávy překračuje limit, který e-mailový systém příjemce určuje pro úroveň priority. Zkontrolujte velikost e-mailu a nastavení priority. |
| 5.7.17 | Vlastník poštovní schránky se změnil | Vlastník poštovní schránky příjemce se změnil a způsoboval problémy s doručováním zpráv. Ověřte vlastnictví poštovní schránky a obraťte se na vlastníka poštovní schránky. |
| 5.7.18 | Vlastník domény se změnil. | Vlastník e-mailové domény příjemce se změnil a způsoboval problémy s doručováním zpráv. Ověřte vlastnictví domény a obraťte se na vlastníka domény. |
| 5.7.19 | Test Rrvs nelze dokončit. | Test RRVS (Rate Validity System) příjemce nelze dokončit v e-mailovém systému příjemce. Požádejte o pomoc správce systému. |
| 5.7.20 | Nenašlo se žádné předání podpisu Dkim | E-mailový systém příjemce nenašl pro e-mail žádné předávací podpisy DKIM (Domain Keys Identified Mail). Ověřte konfiguraci a podpis DKIM na vaší straně. |
| 5.7.21 | Nebyl nalezen žádný přijatelný podpis Dkim. | E-mailový systém příjemce nenašl pro e-mail žádné přijatelné podpisy DKIM. Ověřte konfiguraci a podpis DKIM na vaší straně. |
| 5.7.22 | Nebyl nalezen žádný platný autor, který by odpovídal podpisu Dkim. | E-mailový systém příjemce nenašl pro e-mail žádné platné podpisy DKIM, které odpovídají autorovi. Ověřte konfiguraci a podpis DKIM na vaší straně. |
| 5.7.23 | Ověření SPF se nezdařilo. | Ověření E-mailu v e-mailovém systému příjemce selhalo. Zkontrolujte záznamy SPF a konfiguraci e-mailového serveru. |
| 5.7.24 | Chyba ověření SPF | E-mailový systém příjemce zjistil chybu ověření SPF. Ověřte záznamy SPF a konfiguraci e-mailového serveru. |
| 5.7.25 | Zpětné ověření DNS se nezdařilo. | E-mail v e-mailovém systému příjemce selhal při zpětném ověření DNS. Ověřte nastavení reverzního DNS. |
| 5.7.26 | Více kontrol ověřování se nezdařilo. | E-mail selhal ve více kontrolách ověření v e-mailovém systému příjemce. Zkontrolujte nastavení a metody ověřování. |
| 5.7.27 | Adresa odesílatele má hodnotu NULL MX | Vaše e-mailová doména nemá platný záznam MX. Požádejte správce domény o opravu konfigurace DNS. |
| 5.7.28 | Zjištěna povodeň pošty | E-mailový systém příjemce zjistil záplavu pošty. Zkontrolujte provoz e-mailu a zjistěte příčinu záplavy. |
| 5.7.29 | Selhání ověření oblouku | Ověření ověřeného přijatého řetězce (ARC) e-mailu v e-mailovém systému příjemce selhalo. Ověřte podpis ARC na vaší straně. |
| 5.7.30 | Vyžadování podpory protokolu TLS | E-mailový systém příjemce vyžaduje podporu protokolu TLS (Transport Layer Security) pro zabezpečený přenos e-mailů. Ujistěte se, že váš systém podporuje protokol TLS. |
| 5.7.51 | Přisuzování příchozích dat tenanta | E-mailový systém příjemce přiřadí příchozí e-mail konkrétnímu tenantovi. Zkontrolujte informace o odesílateli e-mailu a přisuzování tenanta. |
Seznam spravovaných potlačení
Služba Azure Communication Services nabízí funkci označovanou jako seznam spravovaných potlačení, který může hrát zásadní roli při ochraně a zachování reputace odesílatele.
Mezipaměť seznamu potlačení uchovává přehled o e-mailových adresách, u které došlo k těžkému odrazu u všech e-mailů odesílaných prostřednictvím služeb Azure Communication Services. Pokaždé, když doručení e-mailu selže s jedním ze zadaných kódů chyb, přidá se e-mailová adresa do interně spravovaného seznamu potlačení, který zahrnuje platformu Azure a udržuje se globálně.
Tady je životní cyklus e-mailových adres, které jsou potlačené:
Počáteční potlačení: Když služba Azure Communication Services poprvé narazí na těžkou chybu s e-mailovou adresou, přidá adresu do seznamu spravovaných potlačení po dobu 24 hodin.
Progresivní potlačení: Pokud se stejná neplatná e-mailová adresa příjemce znovu zobrazí v dalších e-mailech odeslaných na platformu během počátečního 24hodinového období, automaticky se potlačí z doručení a doba ukládání do mezipaměti se rozšíří na 48 hodin. U následných výskytů se doba mezipaměti postupně zvyšuje na 96 hodin, pak 7 dní a nakonec dosáhne maximální doby trvání 14 dnů.
Automatický proces odebrání: E-mailové adresy se automaticky odeberou ze seznamu spravovaných potlačení, pokud se do určeného časového rámce zapůjčení neprovedou žádné žádosti o odeslání e-mailu stejnému příjemci. Po vypršení doby zapůjčení se e-mailová adresa ze seznamu odebere. Pokud se všem novým e-mailům odešle stejný neplatný příjemce, služba Azure Communication Services zahájí nový cyklus provedením dalšího pokusu o doručení.
Odstranění doručení: Pokud je e-mailová adresa v době zapůjčení, všechny další e-maily odeslané na tuto adresu příjemce se zahodí, dokud nevyprší platnost zapůjčení adresy nebo se odebere ze seznamu spravovaných potlačení. Stav doručení pro tuto e-mailovou žádost je v e-mailových protokolech potlačen .
E-mailové adresy můžou zůstat na spravovaném seznamu potlačení po dobu maximálně 14 dnů. Tato proaktivní míra pomáhá chránit pověst odesílatele a chrání vás před nepříznivými účinky opakovaného odesílání e-mailů na neplatné adresy. Přesto byste měli podniknout kroky týkající se skákaných stavů a pravidelně vyčistit seznam kontaktů, abyste zachovali optimální výkon doručování e-mailů.
Selhání doručování e-mailů souvisejících s reputací a asynchronním doručováním e-mailů
Někteří poskytovatelé e-mailových služeb generují problémy s reputací e-mailů. Tyto odrazy se často klasifikují jako spam a zneužití, a to kvůli konkrétním problémům s reputací nebo obsahem. Zprávy o nedoručitelnosti můžou zahrnovat adresy URL webových stránek, které poskytují další vysvětlení pro nedoručitelnost, abyste lépe pochopili důvod selhání doručení a povolili odpovídající akci.
Kromě odrazů na úrovni SMTP může dojít i po přijetí zprávy na přijímajícím serveru. Na začátku může odpověď poskytovatele e-mailových služeb navrhnout úspěšné doručení e-mailu. Ale později poskytovatel odešle odpověď na nedoručitelnost.
Tyto asynchronní bounce jsou obvykle směrovány na adresu zpáteční cesty uvedenou v datové části e-mailu. Mějte na paměti tyto asynchronní odrazy a odpovídajícím způsobem je zpracovávat, aby se zachoval optimální výkon doručování e-mailů.
Odhlášení nebo odhlášení odběru
Pochopení zájmu vašich zákazníků o e-mailovou komunikaci a monitorování žádostí o odhlášení nebo odhlášení odběru jsou zásadními aspekty zachování dobré pověsti odesílatele. Bez ohledu na to, jestli máte k dispozici ruční nebo automatizovaný proces pro zpracování žádostí o odhlášení odběru, je důležité v e-mailové datové části, kterou odešlete, poskytnout odkaz pro odhlášení odběru . Když se příjemci rozhodnou, že nebudou dostávat další e-maily, můžou vybrat odkaz Odhlásit odběr a odebrat e-mailovou adresu ze seznamu adresátů.
Důležité jsou funkce odkazů a pokynů v e-mailu. Musí správně pracovat a neprodleně upozornit seznam adresátů aplikace, aby kontakt odebral z příslušného seznamu.
Mechanismus odhlášení odběru by měl být explicitní a transparentní z pohledu odběratele. Měli byste zajistit, aby uživatelé přesně věděli, ze kterých zpráv se neodhlašují.
Když se uživatelé přihlásí k odběru více seznamů ve vaší organizaci, je ideální nabídnout uživatelům centrum předvoleb, které jim dává možnost odhlásit odběr z více než jednoho seznamu. Tento proces brání náhodnému odhlášení odběru odběru a umožňuje uživatelům efektivně spravovat předvolby souhlasu a odhlášení odběru prostřednictvím procesu správy odběru odběru.
Další kroky
- Osvědčené postupy pro implementaci DMARC
- Řešení potíží s implementací DMARC
- E-mailové domény a ověřování odesílatele pro Azure Communication Services
- Vytvoření a správa prostředku e-mailové komunikace ve službě Azure Communication Services
- Připojení ověřené e-mailové domény ve službě Azure Communication Services
Pro vás můžou být zajímavá následující témata:
- Seznamte se s e-mailovou klientskou knihovnou.
- Přečtěte si, jak odesílat e-maily s vlastními ověřenými doménami.
- Zjistěte, jak odesílat e-maily s doménami spravovanými Azure.