Presentazione della gestione dei record in SharePoint 2010

Presentazione della gestione dei record in SharePoint 2010

Salve a tutti. Mi chiamo Adam Harmetz e lavoro con il team di progettazione responsabile dei concetti e delle caratteristiche alla base della gestione di record e documenti di SharePoint. Molti probabilmente si ricorderanno di me per il blog sulla gestione dei record in SharePoint 2007. Il blog sulla gestione dei record si è rivelato un'ottima soluzione per consentire al team di entrare in contatto con responsabili della gestione dei record, professionisti IT e architetti delle informazioni. Questo scambio di opinioni verrà esteso alle caratteristiche di conformità di SharePoint 2010 nel blog del team di Gestione contenuto aziendale.

È opportuno combinare la gestione dei record con altri aspetti di Gestione contenuto aziendale in un unico blog centralizzato. Dopo tutto, come già indicato da Jim Masson, la gestione dei record rappresenta una parte fondamentale della strategia di Gestione contenuto aziendale. Il concetto secondo il quale tutti debbano partecipare ai processi di Gestione contenuto aziendale è stato utilizzato come principio guida per espandere l'ambito della gestione dei record in SharePoint 2010. Tutti i responsabili della gestione dei record potranno sicuramente trarre notevoli vantaggi dalle informazioni sugli altri aspetti di Gestione contenuto aziendale.

Per iniziare, vengono illustrati di seguito i tre concetti di base che è necessario conoscere per la gestione dei record in SharePoint 2010.

Centro record - Gerarchia basata sui metadati 

Il Centro record è stato introdotto nella versione 2007 come sito di SharePoint da utilizzare come archivio di record convenzionale. Il contenuto proveniente dai diversi reparti di un'azienda può essere inviato a un Centro record e quindi instradato nella posizione prevista, dove acquisisce le autorizzazioni e i criteri appropriati, ad esempio per la scadenza e il controllo.
Coscienti dell'importanza di continuare a investire sforzi in questo campo, abbiamo aggiunto in SharePoint 2010 ulteriori caratteristiche di archiviazione "tradizionale". Tra la vasta gamma di caratteristiche a disposizione, abbiamo scelto di offrirne alcune che consentissero di sfruttare al meglio le potenzialità di un archivio e di individuare i dati desiderati. A titolo di esempio, vengono riportate di seguito alcune nuove caratteristiche disponibili in un Centro record di SharePoint 2010:

• ID documento: è possibile assegnare a ogni documento un identificatore univoco, che resta associato al documento anche dopo l'archiviazione. In questo modo è possibile fare riferimento ai record tramite ID, indipendentemente dalla posizione in cui viene spostato il documento.
• Conservazione a più fasi: i criteri di conservazione possono prevedere più fasi, consentendo così di specificare l'intero ciclo di vita di un documento con un criterio (ad esempio rivedere i contratti ogni anno ed eliminarli dopo 7 anni).
• Report di controllo per elemento: è possibile generare un report di controllo personalizzato per un singolo record.
• Piani file gerarchici: è possibile creare vaste strutture di cartelle gerarchiche e gestire le modalità di conservazione a livello di ogni cartella della gerarchia (oppure ereditare tali impostazioni dalle cartelle padre).
• Report piano file: è possibile generare rapporti di stato in cui viene indicato il numero di elementi presenti in ogni fase del piano file, insieme a un riepilogo dei criteri di conservazione definiti per ogni nodo del piano.

 

Questa è la home page del Centro record di SharePoint 2010 per un'agenzia governativa fittizia, Joint Task Force. La home page è il punto in cui i responsabili della gestione dei record possono fornire informazioni sui criteri di conformità e in cui è possibile ricercare un record in base al relativo ID documento.

Oltre ad aggiungere all'archivio queste caratteristiche tradizionali di gestione dei record, in qualità di progettisti del prodotto abbiamo puntato tutto sulle potenzialità dei metadati per garantire una gestione dei record elettronici al passo con le tecnologie del XXI secolo. Questa scelta si manifesta in diversi modi nell'archivio di SharePoint:

• Tassonomia e tipi di contenuto centralizzato: l'archivio sarà un consumer di tassonomie e tipi di contenuto a livello aziendale in grado di garantire il trasferimento di contesto e l'uniformità tra gli spazi di collaborazione e l'archivio. Le novità relative alla tassonomia disponibili nella versione 2010 verranno approfondite nei prossimi post.
• Content Organizer: il router dei record può utilizzare i metadati per instradare i documenti in ingresso nella posizione appropriata nel piano file gerarchico. Consente ad esempio di applicare automaticamente regole al contenuto inviato simili a "Se a un contratto di acquisto è applicato un tag Project Alpha, inviarlo nella sottocartella Alpha Contracts e applicare all'elemento il criterio di conservazione di tale cartella".
• Cartelle virtuali: il piano file consente di gestire in modo ottimale un archivio, ma in molti casi non è la soluzione che si intende utilizzare per spostarsi e per trovare il contenuto desiderato. Nel Centro record di SharePoint 2010 viene utilizzata una nuova caratteristica denominata spostamento basato su metadati, che consente di esporre i metadati chiave come cartelle virtuali:

 

Gli utenti finali trovano il contenuto desiderato in questo Centro record spostandosi nell'ambito di cartelle virtuali basate su proprietà di metadati nei record.

Questa novità relativa ai metadati consiste principalmente nel potenziare le capacità degli utenti finali creando di conseguenza le premesse per una maggiore diffusione del sistema di gestione dei record. Anziché scegliere un nodo complicato in un piano file, gli autori degli invii specificano alcuni metadati utili per poi utilizzarli per trovare il contenuto.

Gestione Record in posizione - Integrazione tra gestione dei record e creazione del contenuto

Praticamente in quasi tutti gli scambi tra il team e i clienti il messaggio è sempre lo stesso: la gestione dei record non inizia (né termina) nell'archivio. Il contenuto non viene creato nell'archivio e sicuramente non trascorre in tale posizione la parte più interessante del ciclo di vita.

Sono stati investiti molti sforzi nella versione 2010 per consentire una gestione efficace dei record in aree di collaborazione. Il controllo, la conservazione, la scadenza, la creazione di report, i flussi di lavoro di record, la tecnologia di eDiscovery, la conservazione a fini giudiziari e la dichiarazione come record sono tutte caratteristiche che possono essere utilizzate in aree di collaborazione per controbilanciare il valore di SharePoint per gli utenti finali con l'esigenza di governance delle informazioni.

Combinando tutti questi aspetti si ottiene una nuova caratteristica di SharePoint 2010 denominata Gestione Record in posizione, che consente di dichiarare alcuni documenti di SharePoint (oppure blog, wiki, pagine Web ed elementi di elenco) come record. Il sistema se necessario può impedire che tali record vengano eliminati o modificati, a seconda della definizione del record da parte dell'organizzazione:

 

Alcuni dei documenti vengono visualizzati con icone lucchetto, che indicano all'utente che si tratta di record. Quando si seleziona un record, l'interfaccia utente per la modifica e l'eliminazione dell'elemento è disabilitata.

Questo processo di dichiarazione come record può essere effettuato manualmente, nell'ambito di un più ampio processo in un flusso di lavoro, o come parte pianificata della conservazione di un documento (ad esempio dopo due anni). Il concetto di base in questo caso è il seguente: quando viene dichiarato come record, il contenuto non viene spostato in un archivio, ma viene mantenuto nella stessa posizione in modo da poter essere ancora individuato e utilizzato dagli utenti finali.

Dopo la dichiarazione come record, il sistema acquisisce lo stato di record di un elemento e consente pertanto di effettuare operazioni come creare criteri di conservazione diversi per i record o utilizzare lo stato dei record per la definizione dei flussi di lavoro in SharePoint Designer. È inoltre disponibile un modello di programmabilità per eseguire processi e criteri personalizzati in caso di dichiarazione come record per soddisfare specifici requisiti di conformità.

Alla domanda se la funzionalità Gestione Record in posizione possa sostituire un archivio tradizionale, la risposta naturalmente è che la funzionalità può essere considerata a volte una sostituzione di un archivio. Alcuni clienti infatti desiderano utilizzare esclusivamente l'approccio della gestione in posizione, altri preferiscono usufruire della centralizzazione e della gerarchia tradizionali implicite in un archivio e molti altri scelgono di utilizzare entrambe le soluzioni. Questo aspetto verrà trattato diffusamente in questo blog, mentre nella documentazione sono stati già illustrati i vantaggi e gli svantaggi di queste due soluzioni.

Per le dimensioni abbiamo pensato in grande

Con le informazioni in formato elettronico in rapida espansione e le aziende che investono ogni anno miliardi nella tecnologia di eDiscovery, i responsabili della gestione dei record sono già molto impegnati. Le dimensioni del sistema di gestione dei record o del contenuto non dovrebbero costituire un altro problema.

Il team di progettazione della gestione dei record ha preso molto seriamente questo compito e buona parte degli sforzi investiti in questa versione è stata dedicata all'aggiunta di caratteristiche che consentissero di passare senza problemi ad archivi di grandi dimensioni. Funzionalità come Archiviazione BLOB remoti, le ottimizzazioni di query su database, i miglioramenti a livello di elaborazione dei processi timer interni, le nuove strategie di indicizzazione dei database e altre iniziative di progettazione rappresentano un grande balzo in avanti in questa versione e consentono ai clienti di disporre delle caratteristiche seguenti:

• Decine di milioni di record in un singolo Centro record.
• Centinaia di milioni di record in un archivio distribuito. Questo aspetto verrà illustrato nei dettagli nei post futuri, ma molte delle caratteristiche sopra citate consentono di combinare più Centri record in un unico archivio logico.

Con i nostri partner nel blog di SharePoint siamo ansiosi di fornire nei prossimi mesi ulteriori dettagli sui nuovi obiettivi relativi alle dimensioni e sui profili delle prestazioni per le relative distribuzioni.

Conclusioni

Il team ha lavorato duramente per dare vita a una tecnologia di gestione dei record al passo con le tecnologie del XXI secolo. In combinazione con le funzionalità integrate di archiviazione, conservazione e individuazione di posta elettronica di Exchange 2010, sarà inevitabile percepire i prodotti 2010 come una versione di rottura nell'ambito della strategia di gestione dei record di Microsoft.

Il team è orgoglioso del lavoro svolto e ansioso di discuterne e di ascoltare le vostre opinioni. Saremo lieti di ricevere i vostri commenti e suggerimenti nei prossimi post di blog.

Grazie per l'attenzione.
Adam Harmetz
Lead Program Manager

P.S. Per ulteriori informazioni sulla gestione dei record in SharePoint 2010, è disponibile una mia intervista nel blog di Don Lueder.

Questo è un post di blog localizzato. L'articolo originale è disponibile in Introducing Records Management in SharePoint 2010.