Presentazione della gestione dei documenti in SharePoint 2010
Presentazione della gestione dei documenti in SharePoint 2010
Salve a tutti. Sono di nuovo Adam Harmetz e questa volta desidero illustrare un altro aspetto importante della gestione del contenuto: la gestione di documenti. Nei prossimi mesi diversi membri del team di progettazione forniranno informazioni sulle nuove caratteristiche per la gestione di documenti che consentono di sfruttare al massimo le potenzialità del corpo dei documenti. Verrà descritto inoltre come i primi clienti importanti che hanno adottato la tecnologia di SharePoint 2010 abbiano utilizzato le caratteristiche per la gestione di documenti per risolvere problemi impellenti di governance delle informazioni.
Oggi tuttavia desidero concentrarmi su quanto è stato appreso dal team in materia di gestione di documenti dopo il rilascio di SharePoint 2007 e illustrare i principi chiave alla base della funzionalità per la gestione di documenti introdotta in questa versione.
Riepilogo: gestione di documenti in SharePoint 2007
SharePoint 2007 è stata la prima versione che ha esulato dal semplice ruolo di collaborazione e ha consentito ai clienti di applicare elementi di struttura e gestione alle raccolte documenti. Buona parte dell'infrastruttura di base per la gestione di documenti è stata definita in questa versione del prodotto: le funzionalità relative ad archiviazione ed estrazione, versioni principali e secondarie, autorizzazioni per elemento, tipi di contenuto, flussi di lavoro e Cestino sono solo alcuni esempi. Tutte queste caratteristiche naturalmente sono strettamente integrate con le applicazioni client di Office, ad esempio Word, Excel e PowerPoint, in modo da consentire agli utenti finali di interagire senza difficoltà con l'archivio documenti (principio di progettazione di base mantenuto nella versione 2010).
Queste caratteristiche hanno consentito ai clienti di iniziare a creare archivi di informazioni estremamente utili in SharePoint 2007.
Per la versione 2010 è stato utilizzato come punto di partenza il successo gigantesco della versione 2007 basandosi su tre concetti principali:
Principio n. 1: gestire elementi non gestiti
Analizzando il modo in cui i clienti hanno iniziato a utilizzare le caratteristiche per la gestione di documenti disponibili nella versione 2007, è stata riscontrata una tendenza interessante. Queste caratteristiche non sono state utilizzate solo nell'ambito di distribuzioni di archivi di documenti gestiti. Le funzionalità per la gestione di documenti classiche sono state utilizzate in modo diffuso anche in siti di team di collaborazione di media entità. I clienti quindi le hanno utilizzate per applicare criteri e strutture oltre che per raccogliere dati da aree che altrimenti sarebbero risultate non gestite. SharePoint è stato utilizzato quindi per integrare con frequenza sempre maggiore silo non strutturati nella realtà di Gestione contenuto aziendale.
Questo tipo di analisi ha indirizzato gli sforzi investiti in SharePoint 2010. Una delle nuove caratteristiche chiave di SharePoint 2010 ad esempio è il concetto di set di documenti. È possibile considerare un set di documenti come una "cartella ipervitaminizzata" che consente di raggruppare documenti correlati affinché possano condividere i metadati e utilizzare una home page, flussi di lavoro e un processo di archiviazione comuni:
La pagina di benvenuto di un set di documenti è una pagina personalizzabile che consente agli utenti di individuare il contenuto del set, visualizzare e sincronizzare i metadati tra gli elementi del set e gestire il set.
Quando è giunto il momento di progettare questa caratteristica, sapevamo che sarebbe stata utilizzata dagli utenti per gestire processi ufficiali molto rigidi e strutturati, come ad esempio nel caso di una società farmaceutica che invia moduli a un organismo di certificazione. Era anche importante che la caratteristica potesse essere utilizzata in un sito del team semplificato per la gestione della maggior parte dei processi che richiedono la combinazione di più documenti, ad esempio un team che desidera semplicemente raccogliere un prospetto illustrativo e una proposta di vendita con una presentazione di PowerPoint, un foglio di calcolo dei costi e un documento in cui viene descritto il prospetto illustrativo delle vendite.
La possibilità di utilizzare i set di documenti in modo semplice e informale è un modo per aumentare il valore della caratteristica Gestione contenuto aziendale per gli utenti finali SharePoint.
Principio n. 2: social computing e metadati aziendali come approcci rivoluzionari
Nella fase iniziale della progettazione del set di caratteristiche per la gestione di documenti per questa versione sono risultate immediatamente evidenti le potenzialità dei metadati, sia nel caso delle tassonomie strutturate che delle folksonomie semplificate (parole chiave), come forze di trasformazione nell'ambito della gestione di documenti. Un archivio documenti di SharePoint 2010 deve poter sfruttare pienamente entrambi questi concetti.
Due principi chiave consentono agli utenti di SharePoint 2010 di trarre vantaggio dai metadati. Il primo concetto è relativo al tagging: è semplice utilizzare in un sito tipi di contenuto e tassonomie a livello aziendale ed è altrettanto semplice per un utente utilizzarli per il tagging.
In SharePoint 2010 è disponibile una gestione uniforme dei metadati facilmente utilizzabile da qualsiasi sito di SharePoint. In questo modo nell'intera organizzazione verrà parlata la stessa lingua. In pratica, è possibile definire ad esempio l'elenco dei prodotti in vendita una sola volta e rendere questi dati disponibili in tutti i siti di SharePoint.
Si noti in che modo la funzionalità di ricerca incrementale facilita la selezione di un valore da questa folksonomia. Si noti inoltre come il tag Costa occidentale (West Coast) sia stato completato automaticamente per l'utente perché impostato come valore predefinito per tutti i documenti della raccolta.
Il secondo principio chiave è rappresentato dall'utilizzo di questi tag in SharePoint. Una raccolta documenti di SharePoint 2010 ad esempio può essere configurata per l'utilizzo dei metadati come criterio di spostamento principale. È possibile considerare lo spostamento basato su metadati come una struttura di cartelle virtuali che può essere utilizzata per filtrare gli elementi della raccolta:
Anziché spostarsi utilizzando le cartelle tradizionali, un utente ha filtrato la raccolta fino alla cartella virtuale contenente solo le tende Contoso in vendita.
Questo è un circolo virtuoso: una voce di metadati semplice consente il tagging degli elementi su cui basare lo spostamento. Poiché inoltre gli utenti necessitano di metadati per esplorare l'archivio, saranno incentivati ad applicare tag agli elementi.
Principio n. 3: il browser come applicazione avanzata per la gestione di documenti
SharePoint è sempre stato utilizzato in molti scenari, ma probabilmente è conosciuto soprattutto per due aspetti:
· È uno strumento ottimale per la creazione di siti e pagine Web
· È uno spazio per l'archiviazione, la gestione e la collaborazione a documenti
SharePoint 2010 punta tutto sulla fusione di questi due aspetti per la creazione di un archivio di gestione delle informazioni. Il browser si sta diffondendo sempre di più come tecnologia chiave per gli Information Worker, sia dall'interno del firewall aziendale che per gli utenti esterni. È certo che le persone continueranno sempre a scaricare documenti da portare con sé, ma anche che desidereranno utilizzare il browser per interagire con i documenti e visualizzare i numerosi riferimenti di contesto, ad esempio metadati, documenti correlati, pagine wiki sull'argomento di ogni documento e così via.
È giunto il momento di prevedere sistemi di gestione dei documenti in grado anche di creare pagine o wiki per aggiungere contesto al contenuto dei documenti. I sistemi che non offriranno questa funzionalità saranno presto considerati obsoleti.
In SharePoint 2010 questo approccio è riscontrabile in diversi campi. Se innanzitutto sono state installate le applicazioni di Office Web Apps (concesse in licenza con la famiglia di prodotti Office 2010), è possibile configurare per impostazione predefinita la selezione tramite clic di una raccolta documenti in modo da caricare i documenti di Office nel browser:
Senza chiudere mai il browser, gli utenti possono visualizzare rapidamente i documenti di Office archiviati in SharePoint.
In secondo luogo per la progettazione di questa versione è stato dedicato molto tempo a definire le modalità di utilizzo delle caratteristiche per la gestione del contenuto Web negli archivi documenti. È ad esempio possibile utilizzare la popolarissima web part Query contenuto per ottenere un riepilogodi tutti i documenti correlati a uno specifico argomento:
Un amministratore del contenuto può creare una pagina su un argomento specifico, ad esempio un nuovo prodotto. La pagina include testo sul prodotto, immagini di marketing e riepiloghi di tutti i documenti con tag applicati relativi al prodotto.
In questo modo è possibile combinare due aspetti molto importanti di SharePoint fornendo una soluzione al problema di individuazione delle informazioni dell'organizzazione. Si tratta di una fusione di un wiki aziendale e di un tradizionale archivio documenti aziendale.
Conclusioni: Questo non è tutto
Mi auguro di aver fornito con questo post informazioni esaurienti sul futuro della gestione dei documenti in SharePoint 2010 e nelle versioni successive. Sono state descritte solo alcune delle numerose caratteristiche per la gestione di documenti alla base di SharePoint 2010. Verificate sempre la disponibilità di post futuri poiché verranno approfonditi molti altri aspetti. Saremo lieti di ricevere commenti sugli argomenti che desiderate vengano trattati in un blog (soprattutto se avete scaricato la versione beta e vi è stata già fornita una versione di test di SharePoint 2010).
Grazie per l'attenzione.
Adam Harmetz
Lead Program Manager, Document and Records Management
Questo è un post di blog localizzato. L'articolo originale è disponibile in Introducing Document Management in SharePoint 2010.